В бухгалтерском учёте возмещение расходов – это операция‚ при которой организация получает компенсацию за ранее произведённые затраты. В зависимости от характера расходов и источника возмещения (подотчётное лицо‚ контрагент‚ бюджет‚ страховая компания и т.д.) бухгалтеру необходимо выбрать правильный счёт учёта. Ниже рассмотрены типичные ситуации и соответствующие проводки.
Возмещение расходов подотчётным лицом
Когда сотрудник получает аванс на командировочные или представительские расходы‚ а затем отчитывается и получает возмещение фактически понесенных затрат‚ бухгалтер отражает:
- Получение аванса: Дт 71 – Кт 50 (или 51) – выдача денег под отчёт.
- Принятие к учёту фактических расходов: Дт соответствующих счёт затрат (например‚ 26‚ 44‚ 91) – Кт 71.
- Возмещение излишне выданных средств (если аванс превысил фактические затраты): Дт 71 – Кт 50/51 – возврат излишка сотруднику.
- Доплата недостающей суммы (если фактические затраты превысили аванс): Дт 71 – Кт 70 (или 69) – выплата дополнительного возмещения из заработной платы или иных источников.
Таким образом‚ основной счёт для учёта расчётов с подотчётными лицами – счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Возмещение фактически понесённых расходов отражается как уменьшение дебета этого счёта (Кт 71) и увеличение соответствующих счёт затрат.
Возмещение расходов от контрагента (по договору)
Если организация понесёт расходы‚ которые впоследствии должны быть возмещены контрагентом (например‚ по договору подряда‚ оказания услуг‚ поставки)‚ то:
- При первоначальном возникновении затрат: Дт соответствующих счёт затрат (20‚ 23‚ 25‚ 26‚ 44‚ 91 и т.п.) – Кт 60 (или 62) – отражение обязательства перед поставщиком/подрядчиком.
- При получении возмещения от контрагента: Дт 60 (или 62) – Кт 91.1 (прочие доходы) – если возмещение относится к обычной деятельности‚ либо Дт 60 – Кт 91.2 (внереализационные доходы) – если возмещение носит внереализационный характер.
В данном случае основной счёт – счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (или 62 при расчётах с покупателями/заказчиками). Возмещение отражается как погашение задолженности перед контрагентом и одновременное Recognition дохода.
Возмещение расходов из бюджета (субсидии‚ гранты‚ компенсации от СФР)
При получении бюджетных средств‚ направленных на возмещение уже произведённых затрат‚ бухгалтер должен определить‚ были ли эти затраты уже признаны в учёте на момент получения субсидии.
- Если затраты уже учтены (например‚ основные средства приобретены и амортизируются):
- Дт 86 (целевое финансирование) – Кт 91.1 (прочие доходы) – отражение субсидии как дохода.
- Или‚ если субсидия направлена на покрытие конкретных расходов текущего периода: Дт 86 – Кт соответствующих счёт затрат (20‚ 23‚ 26 и т.д.) – уменьшение затрат.
- Если затраты ещё не признаны (например‚ планируется закупка в будущем):
- Дт 86 – Кт 98 (доходы будущих периодов) – отражение полученной субсидии как дохода будущих периодов.
- При последующем осуществлении затрат: Дт соответствующих счёт затрат – Кт 98 – признание дохода в период‚ когда затраты фактически понесены.
Основной счёт для учёта целевого финансирования – счёт 86 «Целевое финансирование». В зависимости от момента признания затрат субсидия может отражаться либо как доход текущего периода (счёт 91)‚ либо как доход будущих периодов (счёт 98).
Возмещение расходов от страховой компании
Страховое возмещение по ущербу (например‚ по КАСКО‚ ОСАГО‚ имущественному страхованию) учитывается аналогично бюджетным субсидиям:
- Дт 76 (расчёты с прочими дебиторами и кредиторами) – Кт 91.1 (прочие доходы) – если возмещение относится к обычной деятельности.
- Дт 76 – Кт 91.2 (внереализационные доходы) – если возмещение носит внереализационный характер (например‚ компенсация ущерба от стихийного бедствия).
Счёт 76 «Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами» используется для учёта расчётов со страховщиками‚ а также с иными контрагентами‚ не попадающими под счета 60 и 62.
Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчёта (выплата «за счёт собственных средств»)
Иногда организация компенсирует сотруднику расходы‚ которые тот понёс за свои средства‚ без оформления аванса. В этом случае:
- Дт соответствующих счёт затрат (например‚ 26‚ 44‚ 91) – Кт 70 (или 69) – начисление компенсации в составе оплаты труда.
- При выплате: Дт 70 – Кт 50/51 – выдача денежных средств сотруднику.
Таким образом‚ компенсация отражается как часть расходов на оплату труда (счёт 70) и одновременно увеличивает соответствующие счёт затрат‚ уменьшая чистую прибыль.
| Ситуация возмещения | Основной счёт учёта | Корреспондирующий счёт (при получении) |
|---|---|---|
| Возмещение подотчётным лицом (аванс/отчёт) | 71 «Расчёты с подотчётными лицами» | 50/51 (денежные средства) – при выдаче/возврате аванса; счёт затрат (20‚26‚44‚91 и др.) – при принятии к учёту фактических расходов |
| Возмещение от контрагента по договору | 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (или 62) | 91.1/91.2 (прочие доходы) – при получении возмещения |
| Бюджетное возмещение (субсидия‚ грант‚ компенсация от СФР) | 86 «Целевое финансирование» | 91.1/91.2 (доходы текущего периода) – если затраты уже учтены; 98 (доходы будущих периодов) – если затраты ещё не признаны |
| Страховое возмещение | 76 «Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами» | 91.1/91.2 (прочие доходы) |
| Выплата компенсации сотруднику без подотчёта | 70 «Расчёты по оплате труда» (или 69) | Счёт затрат (20‚26‚44‚91 и др.) – при начислении компенсации |
Рекомендации по практическому применению
- Документируйте основание возмещения. Договор‚ акт приёма‑передачи‚ счёт‑фактура‚ платёжное поручение‚ авансовый отчёт – всё это должно быть приложено к бухгалтерской проводке.
- Определите характер дохода. Если возмещение связано с обычной деятельностью организации (например‚ возмещение затрат по основному виду деятельности)‚ используйте счёт 91.1. Если же оно носит внереализационный характер (компенсация ущерба‚ штрафы‚ пени)‚ отражайте на счёте 91;2.
- Следите за timing‑ом. При получении целевого финансирования важно правильно определить момент признания дохода: текущий период или будущие периоды‚ в зависимости от того‚ когда были фактически понесены затраты.
- Проверяйте корреспонденцию счетов. Ошибка в корреспондирующем счёте приводит к искажению финансовой отчётности (например‚ завышению или занижению прибыли).
- Используйте аналитический учёт. Для счётов 71‚ 60‚ 62‚ 76 рекомендуется вести аналитику по контрагентам‚ договорам‚ видам расходов – это упрощает сверку и подготовку отчётности.
Выбор счёта для отражения возмещения расходов зависит от источника компенсации и момента признания связанных с ней затрат. Основные счета‚ используемые в практике:
- 71 – расчёты с подотчётными лицами;
- 60/62 – расчёты с поставщиками/покупателями;
- 86 – целевое финансирование (бюджетные субсидии‚ гранты);
- 76 – расчёты с прочими дебиторами и кредиторами (страховые компании и др.);
- 70/69 – расчёты по оплате труда (компенсации сотрудникам без подотчёта).
Правильное применение этих счетов обеспечивает достоверное отражение финансового результата организации и соответствует требованиям ПБУ и Федерального закона «О бухгалтерском учёте».