Архивация, это лучший способ навести порядок во «Входящих»‚ не удаляя важные письма навсегда. В Яндекс Почте есть два принципиально разных механизма архива: личный архив (доступен каждому пользователю бесплатно) и корпоративный архив Яндекс 360 для бизнеса (инструмент для администраторов компаний). В этой статье подробно разберем оба варианта.

Личный архив в Яндекс Почте (для обычных пользователей)

Это стандартная функция любого почтового ящика @yandex.ru‚ @ya.ru и др. Архивированные письма исчезают из папки «Входящие»‚ но остаются доступными в отдельной папке «Архив». Они участвуют в поиске и не удаляются автоматически.

Как отправить письмо в архив (веб-версия)

1. Откройте Яндекс Почту в браузере.
2. Выделите одно или несколько писем (галочками слева).
3. Нажмите кнопку «В архив» (иконка коробки со стрелкой вниз) на верхней панели инструментов.
   • Горячая клавиша: нажмите E (латинская) или Y (на некоторых раскладках) при выделенном письме.
4. Письма мгновенно исчезнут из «Входящих» и попадут в папку «Архив».

Как найти и просмотреть архивные письма

• В левом меню папок нажмите «Архив» (обычно находится под «Входящими» и «Отправленными»).
• Если папка скрыта‚ нажмите на три точки (…) внизу списка папок или пункт «Ещё».
• Также можно использовать поиск: введите запрос и добавьте оператор folder:archive (например: счет folder:archive).

Как вернуть письмо из архива во «Входящие»

1. Зайдите в папку «Архив».
2. Выделите нужные письма.
3. Нажмите кнопку «В входящие» (иконка папки со стрелкой вверх) или нажмите Shift + E.

Настройка свайпов и быстрых действий (Веб и Мобильное приложение)

Чтобы архивировать за секунду‚ настройте жесты или кнопки:

• Веб-версия: Настройки (шестеренка) → Интерфейс → Действия с письмами → настройте «Свайп вправо/влево» или кнопки на панели на «Архивировать».
• Мобильное приложение (Android/iOS): Меню (три полоски) → Настройки → Свайпы → назначьте «Архив» на свайп влево или вправо.

Автоархивация (Правила обработки писем)

Можно настроить автоматический перенос старых или определенных писем в архив:

1. Настройки → Правила обработки писем → Создать правило.
2. Условие: например‚ «Старше 30 дней» или «От адреса newsletter@site.com».
3. Действие: «Переместить в папку» → выберите «Архив».

Работа с архивом в мобильном приложении Яндекс Почты

Интерфейс приложения максимально приближен к веб-версии:

• Архивировать: откройте письмо → меню (три точки вверху справа) → «В архив». Или сделайте настроенный свайп по письму в списке.
• Найти архив: меню (три полоски слева) → папка «Архив».
• Вернуть: откройте письмо в Архиве → меню → «В входящие».

Корпоративный «Архив писем» в Яндекс 360 для бизнеса (Для администраторов)

Важно: Это не то же самое‚ что личная папка «Архив». Это инструмент безопасности и комплаенса‚ доступный на тарифах «Оптимальный» и «Расширенный». Он позволяет владельцу компании или администраторам просматривать рабочую переписку всех сотрудников организации (даже удаленную)‚ если их ящики привязаны к корпоративному домену.

Для чего нужен корпоративный архив

• Сохранность истории общения с клиентами при увольнении менеджера.
• Контроль утечек коммерческой тайны (пересылка писем наружу).
• Поиск писем по всем ящикам компании сразу (даже если сотрудник удалил письмо у себя).
• Импорт истории из других почтовых сервисов (Mail.ru‚ Gmail) при миграции.

Как подключить корпоративный архив (Инструкция для админа)

1. Зайдите в Профиль компании (admin.yandex360.ru или через меню Яндекс 360).
2. Перейдите в раздел «Архив писем».
3. Нажмите «Подключить».
4. Убедитесь‚ что к профилю привязан домен и добавлены аккаунты сотрудников.

Безопасность: Вход в архив и любые действия администратора требуют подтверждения по SMS на привязанный номер телефона.

Как искать письма в корпоративном архиве

1. Откройте раздел «Архив писем» в профиле компании.
2. Введите поисковый запрос (ФИО клиента‚ тема‚ название товара).
3. Используйте фильтры:
   • Выбор конкретных сотрудников или «Все».
   • Период времени.
   • Поля: «От кого»‚ «Кому»‚ «Копия»‚ «Скрытая копия».
   • Только с вложениями.
   • Исключение отдельных сотрудников из выборки.
4. Сохраните поиск с названием — он попадет в Журнал событий (видно‚ кто‚ когда и что искал).

Почему письма могут не находиться в корпоративном архиве

Согласно справке Яндекс 360‚ есть две основные причины:

1. Почта сотрудника удалена из профиля Яндекс 360. Если ящик отвязали от домена компании до поиска — его данные в архиве корпорации не сохраняются.
2. Письма удалены ДО включения архива. Архив не работает ретроактивно на прошлое до момента его активации. Пример: Архив включили 12 апреля. Письмо‚ отправленное и удаленное сотрудником в марте — в результатах поиска не появится.

Нюанс импорта: Если вы переносили письма из Gmail/Mail.ru в Яндекс 360‚ они будут в архиве‚ но датой считается не дата импорта‚ а дата получения оригинального письма.

Как отключить корпоративный архив

1. В профиле компании откройте «Архив писем».
2. Нажмите на три точки рядом с заголовком → «Отключить Архив писем».
3. Подтвердите действие.

История поисковых запросов хранится еще 30 дней после отключения. При повторном включении настройки и журнал восстановятся.

Главные отличия: Личный архив vs Корпоративный архив

Полезные советы и лайфхаки

• Поиск по архиву: В строке поиска Яндекс Почты пишите folder:archive ваш_запрос‚ чтобы искать только в архиве‚ а не во всех папках.
• Не путать с «Корзиной»: В «Корзину» письма попадают при удалении и хранятся 30 дней (потом удаляются навсегда). В «Архив», бессрочно и только по вашему действию.
• Ярлыки вместо папок: В Яндексе удобно использовать Ярлыки (цветные теги) для тематической сортировки‚ а Архив — для скрытия обработанных писем из вида.
• Очистка «Входящих» за раз: Выделите все письма на странице (галочка сверху) → нажмите «Выделить все письма в папке» → «В архив». За секунды «Входящие» станут пустыми (Inbox Zero).
• IMAP/Сторонние клиенты: Если вы используете Outlook‚ Thunderbird или Apple Mail — папка «Архив» синхронизируется как обычная папка [Gmail]/All Mail или Archive в зависимости от настроек клиента.

Для личного использования: просто нажимайте кнопку «В архив» (или клавишу E)‚ чтобы убрать лишнее из виду‚ но сохранить историю. Настройте свайпы в приложении — это ускоряет работу в разы.

Для бизнеса: Обязательно подключите «Архив писем» в профиле Яндекс 360 сразу после привязки домена. Это ваша страховка от потери клиентской базы и утечек данных. Помните: архив не вернет то‚ что было удалено до его включения‚ поэтому не откладывайте настройку на потом.

Теперь ваша почта будет в идеальном порядке‚ а важные данные, в безопасности.