Акт установки образца товарно‑материальных ценностей (ТМЦ) – это внутренний документ, фиксирующий факт приемки, передачи или использования образца материального значения в рамках бухгалтерского учёта и контроля за движением ТМЦ. Он применяется при:

• приёмке новых партий товаров от поставщиков;
• передаче образцов между подразделениями компании;
• внутренней инвентаризации, когда необходимо зафиксировать наличие конкретного образца;
• оформлении возврата бракованного или повреждённого материала поставщику.

Когда требуется составление акта

Акт оформляется в следующих ситуациях:

1. Приёмка ТМЦ – после проверки количества, качества и соответствия документам (накладные, сертификаты).
2. Перемещение внутри организации – при передаче образца со склада в производство, в торговый зал или между филиалами.
3. Инвентаризация – для подтверждения фактического наличия образца по карточке учёта.
4. Списание или утилизация – когда образец пришёл в негодность и подлежит списанию.

Особенности оформления акта установки образца ТМЦ

Основные требования к документу:

• Документ составляется в двух экземплярах (один остаётся у бухгалтерии, второй – у материально‑ответственного лица).
• В акте указываются реквизиты организации, дата и место составления.
• Обязательно прописываются наименование ТМЦ, его артикул/номер партии, единица измерения, количество.
• Фиксируются результаты внешнего осмотра (состояние упаковки, наличие повреждений, соответствие техническим условиям).
• Подписи ставят лица, участвовавшие в приёмке/передаче: материально‑ответственный сотрудник, представитель бухгалтерии, а при необходимости – представитель контроля качества.
• Если акт связан с повреждением или недостачей, к нему прилагается акт формы ТОРГ‑15 (см. ниже).

Как составить приказ о проведении инвентаризации/установки образца

Перед самим актом обычно издаётся внутренний приказ, который определяет:

• Цель мероприятия (приёмка, перемещение, инвентаризация).
• Сроки проведения.
• Ответственных лиц (председатель комиссии, члены комиссии, материально‑ответственный).
• Перечень ТМЦ, подлежащих проверке (можно приложить спецификацию).
• Требования к оформлению результатов (акт, ведомость недостач и излишков, акт ТОРГ‑15 при выявлении повреждений).

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и регистрируется в журнале приказов.

Пошаговая инструкция по составлению акта установки образца ТМЦ

1. Подготовка – собрать необходимые документы: накладную, сертификат качества, карточку учёта ТМЦ, предыдущие акты (если есть).
2. Физическая проверка – осмотреть упаковку, проверить маркировку, взвесить/измерить при необходимости, сравнить с данными в сопроводительных документах.
3. Заполнение шаблона акта – внести все реквизиты (см. пример ниже).
4. Подписание – все участники процесса ставят свои подписи и расшифровку.
5. Регистрация – акт вносится в журнал учёта primary документов, копия передаётся в бухгалтерию, оригинал хранится у материально‑ответственного лица.
6. При необходимости – оформление ТОРГ‑15 – если выявлены недостатки, повреждения или недостача, составляется акт формы ТОРГ‑15 и прилагается к основному акту.

Пример формы акта установки образца ТМЦ

Ниже представлен типовой шаблон. Вы можете адаптировать его под свои нужды, добавив или убрав поля.

• Наименование организации: ______________________________
• Дата составления: «__» __________ 20__ г.
• Место составления: ______________________________
• Основание: Приказ № __ от «__» __________ 20__ г. «О проведении инвентаризации ТМЦ»
• Наименование ТМЦ: ______________________________
• Артикул / номер партии: ______________________________
• Единица измерения: ______________________________
• Количество (по документам): ______________________________
• Фактическое количество: ______________________________
• Состояние упаковки: ______________________________ (целые, повреждены, отсутствуют)
• Соответствие качеству: ______________________________ (соответствует / не соответствует)
• Примечания: _______________________________________________
• Материально‑ответственный: ______________________ (подпись, расшифровка)
• Представитель бухгалтерии: ______________________ (подпись, расшифровка)
• Представитель контроля качества (при необходимости): ______________________ (подпись, расшифровка)

После подписания акта образуется следующий пакет документов:

• Приказ о проведении инвентаризации/установки образца.
• Акт установки образца ТМЦ (основной документ).
• Ведомость недостач и излишков (если выявлены расхождения).
• Акт формы ТОРГ‑15 (при повреждении, браке или утрате ТМЦ).
• Сопроводительные документы (накладные, сертификаты, спецификации).

Все документы хранятся в соответствии с внутренней политикой организации и законодательством РФ о бухгалтерском учёте (как правило, не менее 5 лет).

Связь с формой ТОРГ‑15

ТОРГ‑15 – это унифицированный акт, используемый для оформления случаев порчи, боя, лома или недостачи товарно‑материальных ценностей. Если при установке образца выявлены:

• механические повреждения (вмятины, трещины, разрывы упаковки);
• несоответствие качества (просрочка, изменение свойств);
• недостача количества;

то к основному акту установки образца прилагается акт ТОРГ‑15, в котором детально описываются характер иExtent повреждений, причина (если известна), сумма ущерба и решения о дальнейшем disposition (списание, возврат поставщику, ремонт).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли оформить акт в электронном виде? Да, при условии использования утверждённой электронной системы документооборота и наличия электронной подписи у всех участников.
2. Нужно ли проводить инвентаризацию перед каждой приёмкой? Не обязательно, но рекомендуется при первом поступлении новой номенклатуры или при изменении условий хранения.
3. Кто отвечает за хранение оригиналов актов? Оригиналы хранятся у материально‑ответственного лица (кладовщик, заведующий складом), копии – в бухгалтерии и архиве организации.
4. Что делать, если выявлена недостача, но виновного не удаётся установить? Недостача отражается в ведомости недостач и излишков, далее следует внутреннее расследование и, при необходимости, наложение дисциплинарного взыскания в соответствии с ТК РФ.
5. Как часто обновлять шаблон акта? Шаблон рекомендуется пересматривать при изменении нормативных актов (например, обновление форм первичной бухгалтерии) или внутренних регламентов компании;

Акт установки образца ТМЦ – важный элемент системы внутреннего контроля за движением материальных ценностей. Правильное его оформление обеспечивает прозрачность учёта, минимизирует риски хищений и порчи, а также упрощает взаимодействие с поставщиками и контролирующими органами. Соблюдение пошаговой инструкции, использование типовых форм и своевременное оформление связанных документов (приказ, ведомость недостач, акт ТОРГ‑15) позволяют поддерживать актуальность и достоверность бухгалтерской информации в организации.