В деловой практике часто возникает необходимость передать полномочия по представлению интересов организации или физического лица другому лицу. Для фиксации такой передачи составляеться акт сдачи доверенности – документ, подтверждающий факт передачи доверенности и принятия её получателем. Ниже представлен подробный разбор того, как правильно оформить акт, какие элементы обязательны и примерный шаблон, в котором персональные данные скрыты маской.
Когда требуется акт сдачи доверенности
- При смене ответственного лица за ведение бухгалтерской и налоговой отчётности;
- При передаче полномочий по подписанию договоров, актов приёма‑передачи и иных документов;
- При сдаче доверенности в архив или в другую структуру организации;
- При необходимости подтвердить факт передачи полномочий перед налоговыми органами, судом или контрагентами.
Основные элементы акта сдачи доверенности
Несмотря на то, что единого утверждённого бланка нет, в акте должны присутствовать следующие реквизиты:
- Наименование документа – «Акт сдачи доверенности»;
- Дата и место составления акта;
- Сведения о сторонах:
- Доверитель (организация или ФИО) – указываются только наименование организации и её реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН);
- Получатель доверенности (доверенное лицо) – указываются должность и ФИО, но персональные данные маскируются (см. пример ниже);
- Описание передаваемой доверенности:
- Номер доверенности;
- Дата её выдачи;
- Срок действия;
- Перечень полномочий (например, право подписи документов, представление интересов в налоговой инспекции, получение выписок из ЕГРЮЛ и т.д.);
- Подписи сторон с расшифровкой (должность, ФИО – маскированные);
- Печать организации (если предусмотрена уставом).
Образец акта сдачи доверенности (персональные данные скрыты)
Ниже представлен шаблон, который можно адаптировать под свои нужды. Все персональные данные заменены маской [].
АКТ СДАЧИ ДОВЕРЕННОСТИ г. [Наименование города] «___» __________ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся: Доверитель: [Наименование организации] ИНН: [] КПП: [] ОГРН: [] Юридический адрес: [] В лице [Должность] _______________________ [ФИО] (далее – Доверитель), Получатель: [ФИО] (данные скрыты: []) Должность: [] Паспорт: серия [] № [] Выдан: [] «___» __________ 20__ г., Код подразделения: [] СОГЛАСИЛИСЬ о следующем: Доверитель передаёт Получателю доверенность № [] от «___» __________ 20__ г., выданную на имя [ФИО] (данные скрыты: [*]), срок действия которой составляет [срок действия, например: 12 месяцев] с правом передоверия [отсутствует/присутствует]. Переданные полномочия включают: ⸺ право подписи бухгалтерской и налоговой отчётности; ⎻ представление интересов организации в налоговых органах; ⸺ получение и сдача документов в регистрирующие органы; ⎻ иные действия, предусмотренные доверенностью № [*]. Получатель подтверждает получение доверенности и обязуется использовать её исключительно в соответствии с указанными полномочиями и действующим законодательством РФ. Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и имеет равную юридическую силу. Доверитель: _____________________ /[]/ Получатель: _____________________ /[]/ М.П. (при наличии печати)
Как правильно оформить акт
- Используйте официальный бланк организации (если он есть) или обычный лист формата А4.
- Убедитесь, что все реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН) указаны верно.
- Персональные данные получателя (ФИО, паспортные данные) можно заменить на маску
[*]в черновике, а при окончательном оформлении вставить реальные данные, если документ остаётся внутри организации и не подлежит публичному распространению. - Подписи должны быть сделаны ручкой синего цвета; расшифровка подписи включает должность и ФИО (маскированные при необходимости).
- При наличии печати организации поставьте её напротив подписи доверителя.
- Храните один экземпляр акта в деле доверителя, второй – у получателя.
Частые ошибки при составлении акта
- Отсутствие указания номера и даты выдачи доверенности – затрудняет идентификацию документа.
- Неполный перечень полномочий – может привести к спорам о пределах authority.
- Не указана дата составления акта – делает документ недостоверным.
- Подпись без расшифровки или с нечитаемым ФИО – снижает юридическую силу.
- Использование неофициальных бланков без реквизитов организации – может быть признано недействительным.
Акт сдачи доверенности – важный внутренний документ, фиксирующий передачу полномочий и защищающий интересы обеих сторон. Соблюдение установленной структуры, корректное указание реквизитов и маскирование персональных данных там, где это необходимо, обеспечит юридическую значимость акта и упростит взаимодействие с налоговыми органами, контрагентами и внутренними службами организации.
При необходимости вы можете скачать готовый шаблон в формате DOCX или PDF из правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) и адаптировать его под свои нужды, не забывая заменить маскированные данные на реальные перед подписанием.