Акт приема‑передачи документов – обязательный внутренний документ, который оформляется при изменении лица, ответственного за ведение архива организации. Он фиксирует состояние делопроизводства, наличие архивных фондов и материальных ценностей, а также передаёт ответственность за их сохранность новому руководителю.
Зачем нужен акт при смене руководителя архива?
- Юридически фиксирует факт передачи дел и документов;
- Позволяет избежать споров о недостачах или повреждениях архивных материалов;
- Служит основанием для бухгалтерского и налогового учёта;
- Обеспечивает непрерывность работы архивного подразделения.
Основные разделы акта
- Шапка документа – наименование организации, дата и место составления акта.
- Преамбула – ссылка на нормативный акт, регламентирующий порядок приема‑передачи (например, Приказ Минюста России № 110 от ).
- Описание передаваемого имущества – перечень архивных дел, фондов, справочно‑поискового аппарата, материальных ценностей (мебель, оборудование, оргтехника).
- Состояние документов – указание на наличие недостатков, повреждений, необходимость реставрации или дооформления.
- Подписи сторон – подпись передающего руководителя (или лица, ответственного за архив) и принимающего руководителя с расшифровкой и датой.
- Приложения – описи дел, инвентарные списки, акты проверки состояния фондов.
Как правильно заполнять акт?
Следуйте пошаговой инструкции:
- Подготовьте все необходимые описи и инвентарные карточки архивных дел.
- Совместно с передающей и принимающей сторонами проведите ревизию фондов: проверьте наличие, целостность, соответствие описям.
- Заполните шапку акта: укажите полное наименование организации, номер акта (по внутренней нумерации), дату и город составления.
- В разделе «Описание передаваемого имущества» перечислите наименования фондов, их индексы, количество единиц хранения.
- Отметьте состояние каждого фонда: «в хорошем состоянии», «требует реставрации», «недостаёт X единиц» и т.п.
- Подпишите акт обеими сторонами. Подпись сопровождается расшифровкой (ФИО, должность) и датой.
- Приложите к акту описи дел, инвентарные списки и, при необходимости, акты проверки состояния материальных ценностей.
- Один экземпляр акта остаётся в архиве организации, второй – передаётся новому руководителю, третий – направляется в отдел кадров или юридическую службу для хранения.
Пример заполненного акта (без личных данных)
Ниже представлен типовой заполненный акт. Все персональные данные заменены обозначениями [ФИО], [Должность] и т.п., чтобы исключить раскрытие конфиденциальной информации.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ: ______________________________________ НОМЕР АКТА: __________ ДАТА СОСТАВЛЕНИЯ: "__;__.2026 г." МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ: _____________________________________________ АКТ приема‑передачи архивных документов и материальных ценностей при смене руководителя архива УТВЕРЖДАЮ _________________________ _________________________ (руководитель организации) (должность) ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА: Наименование организации: ______________________________________ ФИО руководителя архива: [ФИО] Должность: [Должность] Подпись: ___________________ Расшифровка: [ФИО] ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА: ФИО нового руководителя архива: [ФИО] Должность: [Должность] Подпись: ___________________ Расшифровка: [ФИО] ОПИСАНИЕ ПЕРЕДАВАЕМОГО ИМУЩЕСТВА: № Наименование фонда/дела Индекс Кол-во ед. хр. Состояние 1 Фонд приказов за 2000‑2005 гг. А-12 150 ед. хорошее 2 Личные дела сотрудников (2010‑2020) Б-05 320 ед. требует реставрации (повреждены обложки) 3 Справочно‑поисковый аппарат (картотека) В-01 1 комплект хорошее 4 Офисная мебель (столы, шкафы) Г-07 10 ед. хорошее 5 Оргтехника (сканеры, принтеры) Д-03 5 ед. хорошее ПРИМЕЧАНИЯ: , При передаче выявлено недостающее дело № 45 из фонда А-12 (отсутствует в описи, требуется розыск). — Все материальные ценности находятся на балансе организации, амортизация учтена в бухгалтерии. ПОДПИСИ СТОРОН: Передающая сторона: ___________________ [ФИО] "__.__.2026" Принимающая сторона: ___________________ [ФИО] "__.__.2026" Приложения: 1. Инвентарная опись фонда А-12 (лист 1‑3). 2. Акт проверки состояния мебели и оргтехники. 3. Список недостающих документов (фонд А-12, дело № 45).
Что делать после подписания акта?
- Обеспечьте хранение одного экземпляра акта в архиве организации (в дело «Приказы по personnel» или аналогичное).
- Передайте второй экземпляр новому руководителю архива для дальнейшего ведения делопроизводства.
- При необходимости направьте копию в юридический отдел или службу внутреннего контроля для подтверждения передачи ответственности.
- Если в акте отмечены недостатки или недостающие документы, инициируйте работу по их розыску или восстановлению в соответствии с внутренними регламентами организации.
Правильно оформленный акт приема‑передачи при смене руководителя архива – гарантия законности и прозрачности управления документальным фондом организации. Следуя представленному образцу и рекомендациям, вы минимизируете риски утраты или повреждения архивных материалов и обеспечите непрерывность работы архивного подразделения.