Акт об утрате трудовой книжки – это внутренний документ работодателя, фиксирующий факт отсутствия трудовой книжки у сотрудника и служащий основанием для выдачи дубликата или оформления новой книжки. Ниже представлена подробная информация о правовой базе, порядке составления и примерной форме акта.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 65 – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 1250 «Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками…» (п. 2, п. 3).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (п. 24, п. 27, п. 30, п. 31).
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (ч. 4 ст. 2).

Согласно указанным нормативным актам, при утрате трудовой книжки работник имеет право подать письменное заявление о её восстановлении, а работодатель обязан оформить акт об утрате и выдать дубликат (или новую книжку) на основании имеющихся у него документов.

Когда составляется акт

• Трудовая книжка утеряна, повреждена или отсутствует по иной причине (например, уничтожена при пожаре, наводнении).
• Сотрудник подал письменное заявление о выдаче дубликата.
• Внутренняя проверка подтвердила отсутствие оригинала.

Акт составляется в двух экземплярах: один остаётся в личном деле сотрудника, второй – в бухгалтерии/кадровой службе.

Содержание акта

1. Наименование организации и её реквизиты (ИНН, КПП, юридический адрес).
2. Дата и место составления акта.
3. Основание для составления (заявление сотрудника, результаты внутренней проверки).
4. ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение.
5. Описание обстоятельств утраты трудовой книжки (когда, как, при каких условиях обнаружена absence).
6. Ссылка на прилагаемые документы (заявление сотрудника, копии приказов о приёме, переводе, повышении, выписки из трудовой книжки, если они имеются).
7. Подписи ответственных лиц (руководитель, специалист отдела кадров, бухгалтер) и расшифровка подписей.
8. Печать организации (при наличии).

Пример формы акта об утрате трудовой книжки

АКТ
об утрате трудовой книжки

г. ______ «___» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

• _____________________ – директор ООО «Пример», действующий на основании Устава;
• _____________________ – специалист отдела кадров;
• _____________________ – главный бухгалтер;

сформировали настоящий акт о том, что:

1. Сотрудник Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженер‑конструктор отдела проектирования, представил г. письменное заявление № 2026‑09‑10‑01 о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с её утратой.
2. Согласно внутренней проверке, проведённой службой безопасности г;, оригинал трудовой книжки сотрудника не обнаружен ни в личном деле, ни в архиве кадровой службы, ни в сейфе организации.
3. Причина утраты: трудовая книжка была утеряна сотрудником при переезде в новую квартиру (подтверждается справкой от управляющей компании № 45/2026 от г.).
4. Имеющиеся у организации документы (приказы о приёме на работу № 2020‑01‑15, о переводе № 2022‑06‑01, о повышении квалификации № 2023‑11‑20, выписки из ранее ведённой трудовой книжки, копии трудовых договоров) позволяют восстановить сведения о трудовой деятельности сотрудника за период с по настоящее время.
5. На основании пункта 2 Постановления Правительства РФ № 1250 от и пункта 24 Приказа Минтруда России № 320н от подтверждаем факт отсутствия трудовой книжки у сотрудника и необходимость выдачи ему дубликата.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых передаётся сотруднику для получения дубликата трудовой книжки, второй остаётся в личном деле сотрудника.

Подписи:

• Директор _____________________ / ______________________
• Специалист отдела кадров _____________________ / ______________________
• Главный бухгалтер _____________________ / ______________________

(М.П.)

Практический совет

• Перед составлением акта убедитесь, что у сотрудника есть письменное заявление (можно взять копию в личном деле).
• Сохраните все подтверждающие документы (справки о утрате, копии приказов, выписки) – они понадобятся при оформлении дубликата.
• Если утрата произошла в результате чрезвычайной ситуации (пожар, наводнение и т.д.), оформляйте акт совместно с комиссией по установлению стажа, как указано в п. 31 Приказа Минтруда России № 320н.
• Выдача дубликата осуществляется бесплатно, если иное не предусмотрено локальным нормативным актом организации (например, внутренним положением о компенсации за утерю документов).

Соблюдая указанный порядок и используя представленный образец, работодатель сможет корректно оформить факт утраты трудовой книжки и обеспечить сотрудника необходимым документом для продолжения трудовой деятельности.