Акт на списание бензина (или иного ГСМ) – это первичный документ‚ подтверждающий факт расхода топлива и служащий основанием для бухгалтерского учёта и налоговой отчётности. Ниже представлен подробный разбор порядка составления акта‚ обязательные реквизиты и пример заполнения.
Когда требуется оформлять акт на списание бензина
- При эксплуатации служебного транспорта (автомобили‚ спецтехника‚ генераторы и т.п.).
- При использовании бензина для вспомогательного оборудования (газонокосилки‚ бензокосы‚ насосы и др.).
- При проведении инвентаризации материальных запасов.
- При необходимости подтвердить расходы топлива для налоговых целей (НДС‚ налог на прибыль).
Основные реквизиты акта
- Наименование документа – «Акт на списание бензина».
- Дата составления акта (день‚ месяц‚ год).
- Номер акта (по внутренней нумерации организации).
- Наименование организации (полное и сокращённое).
- Подразделение‚ ответственное за списание (например‚ отдел эксплуатации автотранспорта).
- Сведения о комиссии‚ проводившей инвентаризацию/списание (ФИО‚ должности – указываются в обобщённом виде‚ например: Иванов И.И.‚ главный механик; при необходимости можно заменить на ФИО_1‚ должность_1).
- Описание объекта‚ на котором расходовался бензин (марка‚ модель‚ государственный регистрационный номер‚ инвентарный номер).
- Период‚ за который осуществляется списание (с __________ по __________ года).
- Таблица с расчётом расхода топлива:
- Вид ГСМ (бензин АИ‑92‚ АИ‑95 и т.д.).
- Единица измерения (литры).
- Норма расхода (л/ч или л/100 км) – если применяется.
- Фактический расход (по путевым листам‚ талончикам‚ показаниям счётчика).
- Стоимость единицы (руб./л).
- Сумма (количество × стоимость).
- Подписи членов комиссии и ответственного лица (бухгалтера‚ руководителя подразделения).
- Расшифровка подписей (ФИО‚ должность).
Пошаговая инструкция заполнения акта
- Подготовка данных – собрать все путевые листы‚ талоны на заправку‚ показания счётчика топлива за нужный период.
- Определение нормы расхода – если в организации утверждена норма расхода топлива на единицу техники‚ используйте её для проверки фактического расхода.
- Заполнение шапки акта – указать название документа‚ дату‚ номер‚ реквизиты организации и подразделения.
- Внесение сведений о технике – марка‚ модель‚ гос. номер‚ инвентарный номер.
- Указание периода – например‚ «с по ».
- Заполнение таблицы – вносите данные по каждому виду ГСМ:
- В колонке «Вид ГСМ» пишите марку бензина.
- В «Единица измерения» – «л».
- В «Норма расхода» – если применяется‚ иначе оставьте пустым или проставьте «–».
- В «Фактический расход» – суммируйте все показания из путевых листов за период.
- В «Стоимость единицы» – актуальная цена за литр на дату списания (можно взять из средней цены по региону или из бухгалтерского учёта).
- В «Сумма» – произведение количества на стоимость.
- Подписание – комиссия ставит подписи‚ расшифровывает их; ответственное лицо (например‚ главный бухгалтер) также подписывает акт.
- Регистрация – акт передаётся в бухгалтерию для проведения проводки списания материальных запасов (дебет 10‚ кредит 20 или аналогично в зависимости от учётной политики).
Пример заполненного акта на списание бензина (обобщённый)
| АКТ НА СПИСАНИЕ БЕНЗИНА | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Дата составления | 15 мая 2026 г. | ||||
| Номер акта | ГСМ‑2026‑045 | ||||
| Организация | ООО «АвтоСервис» | ||||
| Подразделение | Отдел эксплуатации автотранспорта | ||||
| Сведения о технике | |||||
| Марка‚ модель | Грузовой автомобиль «ГАЗ‑3309» | ||||
| Гос. номер | А123БВ77 | ||||
| Инвентарный номер | ТС‑00123 | ||||
| Период списания | |||||
| С __________ по __________ | по | ||||
| Расчёт расхода бензина | |||||
| Вид ГСМ | Ед. изм. | Норма расхода | Фактический расход | Стоимость‚ руб./л | Сумма‚ руб. |
| Бензин АИ‑95 | л | – | 135 | 49 | 6 615 |
| 135 л | 6 615 руб. | ||||
Примечание: В примере использованы обобщённые данные. При реальном оформлении акта необходимо заменить их на фактические показатели‚ а также указать ФИО и должности членов комиссии (например: Петров П.П. – главный механик‚ Сидорова С.С. – ведущий бухгалтер). Если требуется скрыть персональные данные‚ можно использовать обозначения типа ФИО_1‚ должность_1.
Что делать после подписания акта
- Передать документ в бухгалтерию для проведения записи:
- Дебет 10 «Материалы» – сумма списания;
- Кредит 20 «Основное производство» (или 26 «Общехозяйственные расходы») – в зависимости от того‚ где использовалось топливо.
- Сохранить акт вместе с первичными документами (путевые листы‚ чеки на заправку) в течение установленного срока хранения (обычно 5 лет).
- При необходимости предоставить акт в налоговый орган при проверке расходов на ГСМ.
Полезные советы
- Регулярно сверяйте фактический расход с утверждёнными нормами – это поможет выявить возможные хищения или неэффективное использование техники.
- При наличии нескольких единиц техники удобно вести отдельный журнал учёта ГСМ‚ а акт составлять по итогам месяца на основе сводных данных из журнала.
- Если в организации используется электронный документооборот‚ шаблон акта можно сохранить в виде электронной формы с автоматическим подсчётом итогов.
- Не забывайте указывать единицу измерения и курс валюты‚ если топливо приобретается в иностранной валюте.
Соблюдая представленный порядок и используя приведённый образец‚ вы сможете корректно оформить акт на списание бензина‚ обеспечить прозрачность учёта ГСМ и избежать претензий со стороны контролирующих органов.