В данной статье рассмотрен порядок оформления заявления работника о смене фамилии‚ приведён примерный шаблон документа и даны рекомендации по его заполнению и последующим действиям кадровой службы.

Когда требуется подать заявление

Заявление о смене фамилии подаётся в случае:

• вступления в брак и взятия фамилии супруга;
• расторжения брака и возврата к прежней фамилии;
• смены фамилии по иным личным мотивам (например‚ восстановление девичьей фамилии‚ изменение по решению суда и т.п.).

Основанием для внесения изменений в кадровые документы служит документ‚ подтверждающий факт смены фамилии (новый паспорт‚ свидетельство о браке‚ решение суда и др.).

Содержание заявления

Заявление составляется в свободной форме‚ но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка документа – наименование организации‚ её адрес (указать только город и индекс‚ без подробного адреса офиса)‚ ФИО руководителя (можно указать только должность и фамилию инициалами‚ например: Генеральный директор Иванов И.И.).
2. Дата и номер заявления (например: «Заявление № 12 от »).
3. Информация о заявителе – ФИО (можно указать как [ФИО])‚ должность‚ структурное подразделение.
4. Сущность просьбы – чёткое указание‚ какие именно персональные данные изменяются (например: «Прошу внести изменения в фамилию с «Сидорова» на «Петренко»»).
5. Основание для изменения – реквизиты документа‚ подтверждающего смену фамилии (серия и номер‚ дата выдачи‚ орган‚ выдавший документ). Пример: «Свидетельство о заключении брака серии VI‑М № 345611099‚ выданное отделом ЗАГС г. Москвы ».
6. Перечень документов‚ требующих корректировки – трудовой договор‚ личная карточка (форма Т‑2 или аналогичная)‚ бумажная трудовая книжка‚ учётные данные в СФР‚ налоговая и военкомат (при необходимости).
7. Просьба о выдаче копии приказа (опционально).
8. Подпись заявителя и расшифровка.

Образец заявления

ООО «Пример»
г. Москва‚ 123456
Генеральный директор Иванов И.И.

Заявление № 12 от 

Я‚ [ФИО]‚ работаю в должности [Должность] в подразделении [Подразделение].
Прошу внести изменения в мои персональные данные в связи с изменением фамилии:


 
Текущая фамилия: Сидорова
 
Новая фамилия: Петренко


Основание для изменения: Свидетельство о заключении брака серии VI‑М № 345611099‚ выданное отделом ЗАГС г. Москвы .

Прошу внести указанные изменения в следующие документы:

 
Трудовой договор;
 
Личную карточку (форма Т‑2);
 
Бумажную трудовую книжку;
 
Сведения‚ передаваемые в СФР;
 
При необходимости – уведомление налоговой и военкомата.


Прилагаю копию указанного выше документа.

Подпись _____________________ /[ФИО]/ 
Дата «___» __________ 2026 г.

Дальнейшие действия кадровой службы

1. Приём заявления – зарегистрировать в журнале incoming documents‚ присвоить incoming номер.
2. Проверка приложенных документов – убедиться‚ что копия подтверждающего документа читаема и содержит необходимые реквизиты.
3. Подготовка приказа о смене фамилии – оформить приказ в свободной форме или по типовому образцу‚ указав основание и реквизиты подтверждающего документа.
4. Ознакомление сотрудника с приказом – получить подпись сотрудника о familiarization.
5. Внесение изменений в кадровые документы:
   • В трудовом договоре – сделать пометку о изменении фамилии (например‚ «Считать фамилию работника‚ указанную в трудовом договоре‚ изменённой с «Сидорова» на «Петренко»»).
   • В личной карточке (форма Т‑2) – зачеркнуть старую фамилию одной горизонтальной чертой и написать новую сверху или снизу‚ поставить подпись ответственного и дату изменения.
   • В бумажной трудовой книжке – аналогично внести изменения в разделе «Сведения о работнике».
6. Обновление данных в государственных системах – передать обновленные сведения в СФР‚ при необходимости уведомить налоговую инспекцию и военкомат.
7. Хранение документов – оригинал заявления и копия подтверждающего документа поместить в личное дело сотрудника.

Полезные советы

• Заявление можно подать в электронном виде (например‚ через корпоративный портал) – в этом случае подпись может быть электронной.
• Сохраняйте копию всех изменённых документов в личном деле на весь период хранения трудовых записей (как минимум 75 лет).
• Если изменение фамилии связано с расторжением брака‚ помимо свидетельства о расторжении брака может потребоваться справка о восстановлении девичьей фамилии.
• При наличии коллективного договора уточните‚ не требуется ли дополнительное согласование с профсоюзом.

Соблюдение указанного порядка позволит избежать ошибок в кадровом учёте‚ обеспечит своевременное обновление всех обязательных реестров и сохранит права работника на корректное отображение его персональных данных.