Заявление об отсутствии – это официальный документ, которым сотрудник, студент или родитель информирует руководителя учебного заведения, организации или учреждения о том, что в определённый период он (или его ребёнок) не будет присутствовать на занятиях/работе. Правильное оформление заявления помогает избежать недоразумений, гарантирует учёт отсутствия как уважительной причины и защищает права заявителя.

Кому следует адресовать заявление

Выбор адресата зависит от типа учреждения и уровня ответственности за учёбу/работу. Ниже перечислены типичные варианты:

• Директор школы / заведующий детским садом – если речь идёт о пропуске занятий школьника или дошкольника. Заявление направляется непосредственно руководителю образовательного учреждения.
• Классный руководитель / куратор группы – в некоторых школах допускается сначала передать документ классному руководителю, который затем передаёт его директору. Однако официальный адрес всё равно – директор.
• Руководитель отделения / факультета в вузе – для студентов высшего учебного заведения заявление обычно подаётся декану факультета или руководителю соответствующего отделения.
• Служба кадров / отдел кадров организации – если отсутствие связано с работником (например, отпуск по семейным обстоятельствам, болезнь). Заявление направляется непосредственно в отдел кадров или непосредственному руководителю с копией в кадровую службу.
• Начальник отдела / прямой руководитель – в небольших компаниях, где нет выделенного HR‑отдела, заявление подаётся непосредственно руководителю подразделения.
• Уполномоченный по работе с обучающимися (в колледжах, техникумах) – в некоторых профессиональных учебных заведениях существует отдельная должность, отвечающая за учёт посещаемости.

Важно: если в учреждении существует внутренний регламент, указывающий конкретного должностного лица, которому следует подавать заявление, его необходимо соблюдать. В противном случае заявление может быть рассмотрено как неполученное.

Структура заявления об отсутствии

Несмотря на то, что документ оформляется в свободной форме, рекомендуется придерживаться следующей схемы:

1. Шапка – указываются реквизиты получателя и отправителя:
   • Наименование организации (школа, вуз, компания);
   • ФИО получателя (директор, декан, руководитель отдела);
   • ФИО отправителя (сотрудник, студент, родитель);
   • Контактный телефон и, при необходимости, электронная почта.
2. Заголовок – например, «Заявление об отсутствии» или «Заявление на отпуск по семейным обстоятельствам».
3. Тело заявления:
   • ФИО обучающегося/сотрудника (или ребёнка, если заявление подаёт родитель);
   • Класс, курс, группа, должность;
   • Период отсутствия (начальная и конечная дата);
   • Причина отсутствия (болезнь, семейные обстоятельства, участие в соревнованиях, медицинская процедура и т.д.);
   • При необходимости – ссылка на прилагающиеся документы (медицинская справка, вызов из соревнований, билет и т.п.).
4. Просьба – формулировка вида «Прошу рассмотреть данное заявление и засчитать указанный период как уважительную причину отсутствия».
5. Подпись – собственноручная подпись отправителя, расшифровка (ФИО), дата составления заявления.

Пример оформления (без личных данных)

МБОУ «Средняя школа № 12»
Директору школы
Иванову И.И.

От: родитель ученика 5‑Б класса
Петрова А.С.
тел.: +7 (XXX) XXX‑XX‑XX


Заявление об отсутствии

Прошу разрешить моему сыну, Петрову Дмитрию Александровичу,
учащемуся 5‑Б класса, пропустить занятия с «10» сентября 2026 г. по «12» сентября 2026 г.
в связи с семейными обстоятельствами (поездка в другой город для участия в соревнованиях
по плаванию, подтверждение прилагается).

Прошу засчитать указанный период как уважительную причину отсутствия.

Подпись _____________ / Петрова А.С. /
«10» сентября 2026 г.

В примере все персональные данные заменены на обозначения типа «Иванову И.И.» и «Петрова А.С.», что соответствует требованию скрыть реальные ФИО, телефоны и адреса.

Особенности подачи заявления в разных ситуациях

Школьник / дошкольник

Заявление подаёт один из родителей (или законный представитель). Если ребёнок старше 14 лет и может самостоятельно подписать документ, допускается подпись ученика, но всё равно требуется согласие родителя.

Студент вуза

Заявление обычно направляется декану факультета или руководителю кафедры. В некоторых вузах существует электронная система подачи заявлений через личный кабинет студента.

Работник организации

Если отсутствие связано с отпуском по семейным обстоятельствам, больничным листом или командировкой, заявление может дополняться соответствующими справками. В случае краткосрочного отсутствия (1‑2 дня) достаточно уведомления непосредственного руководителя, но для официального учёта лучше оформить письменное заявление.

Экстренные ситуации

При внезапной болезни или семейной трагедии допустимо сначала уведомить руководителя по телефону или мессенджеру, а затем в течение следующего рабочего дня подать письменное заявление с указанием фактической даты начала отсутствия.

Что делать, если заявление не принято

Если руководитель отказывается принять заявление ссылаясь на внутренние регламенты, рекомендуется:

• Запросить письменный отказ с указанием нормы, на которой основано решение;
• Обратиться к вышестоящему руководству (например, к проректору по учебной работе в вузе или к управлению образования в случае школы);
• При необходимости воспользоваться правом на обращение в трудовую инспекцию или в органы защиты прав потребителей (для студентов и школьников).

Правильное определение адресата заявления об отсутствии – ключевой момент, который обеспечивает своевременное рассмотрение документа и признание причины отсутствия уважительной. Следуя предложенной структуре и учитывая специфику своего образовательного или рабочего учреждения, вы сможете оформить заявление корректно и избежать недоразумений.