Заявление на отпуск – один из самых распространённых кадровых документов. Оно оформляется работником и направляется непосредственному руководителю (или исполнительному органу организации) для согласования периода отдыха. Ниже представлен подробный разбор структуры заявления, рекомендации по заполнению и готовый шаблон, который можно адаптировать под свои нужды.

Основные элементы заявления

• Шапка документа – располагается в правом верхнем углу листа формата А4. Содержит:
  • должность руководителя (например, Генеральный директор);
  • наименование организации;
  • адрес организации (можно указать только город и индекс, чтобы не раскрывать полные персональные данные);
• Дата составления – указывается слева под шапкой в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Получатель – должность и ФИО лица, которому адресовано заявление (например, Исполнительному директору ООО «Пример»). ФИО можно заменить на placeholder [ФИО получателя].
• Заголовок – centred, например: ЗАЯВЛЕНИЕ или ЗАЯВЛЕНИЕ НА ОТПУСК.
• Текст заявления – краткое и вежливое изложение просьбы, включающее:
  • вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, за свой счёт и т.д.);
  • продолжительность в календарных днях;
  • желаемые даты начала и окончания отпуска;
  • при необходимости – причину (например, «в связи с семейными обстоятельствами»).
• Подпись заявителя – ставится слева, под текстом заявления. Рядом указывается расшифровка (ФИО) и должность.
• Виза руководителя – после подписи сотрудника оставляется место для визы непосредственного руководителя (должность, ФИО, подпись, дата). При необходимости добавляется второй уровень согласования (например, директор по кадрам или генеральный директор).

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Откройте пустой документ в текстовом редакторе (Word, Google Docs или любой другой).
2. В правом верхнем углу заполните шапку: должность руководителя организации, её наименование и адрес (указать только город и индекс).
3. Слева под шапкой напишите дату составления заявления.
4. Укажите получателя: должность и placeholder [ФИО получателя].
5. По центру напишите заголовок ЗАЯВЛЕНИЕ НА ОТПУСК.
6. Составьте основной текст. Пример формулировки:
   

   Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с по в связи с планируемым семейным отдыхом.

7. Оставьте место для своей подписи, под ней напишите Расшифровка подписи и свою должность.
8. Ниже оставьте блоки для виз руководителей:
   • Непосредственный руководитель: должность, [ФИО], подпись, дата;
   • При необходимости – второй уровень согласования (например, директор по кадрам).
9. Проверьте документ на наличие ошибок, распечатайте и подпишите от руки, либо подпишите электронной подписью, если это допустимо в вашей организации.

<div style="text-align:right; margin-bottom:20px;">
 Генеральный директор<br>
 ООО «Пример»<br>
 г. Москва, 101000</div>
<p>«__» __________ 20__ г.</p>
<p>Исполнительному директору<br>
 ООО «Пример»<br>
 [ФИО получателя]</p>
<h2 style="text-align:center;">ЗАЯВЛЕНИЕ НА ОТПУСК</h2>
<p>
 Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью
 <b>28 календарных дней</b> с <b></b> по <b></b> в связи с планируемым семейным отдыхом.
</p>
<p>Подпись _____________________ /[ФИО заявителя]/</p>
<p>Должность: _____________________</p>
<hr>
<p>Виза непосредственного руководителя:</p>
<p>Должность: _____________________<br>
 [ФИО руководителя]: _____________________<br>
 Подпись: _____________________<br>
<hr>
<p>Виза директора по кадрам (при необходимости):</p>
<p>Должность: _____________________<br>
 [ФИО]: _____________________<br>
 Подпись: _____________________<br>

Полезные советы

• Соблюдайте сроки подачи заявления: согласно ст. 123 ТК РФ, заявление на ежегодный отпуск подаётся не позднее двух недель до начала желаемого периода (в некоторых компаниях установлены внутренние сроки – уточните у отдела кадров).
• Если отпуск планируется в разные части года, укажите каждую часть отдельно (например, «14 календарных дней с по и 14 календарных дней с по »).
• При отпуске за свой счёт или учебном отпуске приложите соответствующие подтверждающие документы (справку из учебного учреждения, заявление на отпуск без сохранения заработной платы и т.д.).
• Сохраните копию подписанного заявления в личном деле и в электронном архиве отдела кадров.

Правильно оформленное заявление на отпуск с подписями руководителей обеспечивает прозрачность процесса согласования и минимизирует риски недоразумений. Используя представленный выше шаблон и следуя пошаговой инструкции, вы сможете быстро подготовить документ, соответствующий требованиям Трудового кодекса РФ и внутренним регламентам вашей организации.

Желаем продуктивной работы и приятного отдыха!