Оформление пособий по временной нетрудоспособности (ВН) и их отражение в налоговой отчетности — одна из самых частых задач бухгалтеров и кадровиков. Несмотря на то, что выплату производит Фонд социального страхования (СФР, ранее ФСС), налоговым агентом по НДФЛ выступает работодатель. В статье подробно разберем, как правильно заполнить справку 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ по больничным листам в 2024–2026 годах, какие коды доходов использовать и как избежать типичных ошибок.

Облагается ли больничный НДФЛ?

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ, государственные пособия не подлежат налогообложению НДФЛ, за исключением пособий по временной нетрудоспособности. Это означает, что:

• Пособие по ВН (больничный, уход за больным ребенком, карантин) — облагается НДФЛ по ставке 13% (для резидентов) или 30% (для нерезидентов).
• Пособие по беременности и родам (БиР) — также облагается НДФЛ (код дохода отличается, см. ниже).
• Доплата работодателя до среднего заработка — облагается НДФЛ как обычный заработок.

Основание: ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России.

Коды доходов в справке 2-НДФЛ (Приложение к Приказу ФНС от № ЕД-7-11/753@)

Выбор кода дохода — критически важный момент. Ошибка приведет к расхождениям с данными 6-НДФЛ и претензиям ФНС.

Основные коды для больничных:

> Важно: Если организация выплачивает пособие за счет средств СФР — ставим код 2300
. Если доплачивает разницу до среднего заработка за свой счет — отдельной строкой код 4800.

Дата получения дохода: момент налогообложения

Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ, датой получения дохода физическим лицом является день фактической выплаты денежных средств (на руки или на банковскую карту).

• Правило: В справке 2-НДФЛ больничный указывается в привязке к месяцу выплаты денег, а не к месяцу болезни.
• Пример: Болельничный за декабрь 2025 года, но выплачен 10 января 2026 года. В 2-НДФЛ за 2026 год он попадет в январь (код 2300). В 6-НДФЛ за 2026 год — в Раздел 2 за январь.

Это правило актуально для 1С:ЗУП 3;1 и других программ, дата получения определяется в общем порядке (день выплаты).

Особенности заполнения 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ (раз в год, до 28 февраля/марта)

1. В разделе «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» заполняются строки для месяцев, в которые производилась выплата.
2. Указывается код дохода 2300 (или 4800 для доплаты).
3. Сумма дохода — полная сумма выплаченного пособия/доплаты (до удержания НДФЛ).
4. Сумма удержанного налога — рассчитанный и удержанный НДФЛ.
5. Стандартные/социальные вычеты по больничным не предоставляются (вычеты даются на заработок, а не на пособия).

Расчет 6-НДФЛ (квартально)

Здесь есть нюанс разделения сумм по разделам (актуально для формата 2024–2026 гг.):

• Раздел 1 (Налог, подлежащий уплате в бюджет): НДФЛ указывается в периоде (квартале), в который выпадает срок уплаты налога (обычно это месяц, следующий за месяцем выплаты).
• Раздел 2 (Сведения о доходах): Сумма дохода (пособия) указывается в периоде (квартале) фактической выплаты.

Пример из практики (Контур.Экстерн): В строке 140 Раздела 1 отражается НДФЛ, исчисленный с выплат за период с 1 января по последнее число отчетного периода. В Разделе 2 — сумма выплаты за месяц выплаты.

Сложные ситуации и нюансы 2024–2026 гг.

Больничный, переходящий с года на год

Если лист нетрудоспособности открыт в старом году, а закрыт/оплачен в новом:

• Расчетный период для определения среднего заработка, 2 предыдущих календарных года (для 2026 года: 2024 и 2025 гг.).
• Пособие рассчитывается единым документом, но выплачивается (и облагается налогом) в том году, когда произошла выплата.
• В 2-НДФЛ за год выплаты отражается вся сумма пособия (код 2300). В отчете за прошлый год — ничего не указывается, так как выплаты не было.

Прямые выплаты СФР (с 2023 года)

С переходом на прямые выплаты СФР работодатель лишь передает сведения о заработке (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) и регистрирует больничный в ЭЛН. Деньги перечисляет СФР.

• Тем не менее, налоговым агентом остается работодатель (п. 4 ст. 226 НК РФ — лицо, выплачивающее доход). Но так как выплату делает СФР, работодатель уведомляет СФР о сумме налога к удержанию.
• В 2-НДФЛ и 6-НДФЛ работодатель отражает эти доходы и удержанный налог так, будто выплатил сам (код 2300), на основании сведений от СФР о перечисленных суммах и удержанном налоге.

Доплата работодателя до среднего заработка

Если коллективный договор или локальный нормативный акт предусматривает доплату до 100% среднего заработка (разницу между пособием СФР и средним заработком):

• Эта сумма — доход по трудовым отношениям.
• Код в 2-НДФЛ: 4800» (Прочие доходы).
• Отражается в месяце выплаты доплаты.

Почему больничный может не попасть в 2-НДФЛ (частая ошибка в 1С)

На форумах (Инфо-Предприятие) часто обсуждают ситуацию: «Начисления проведены, выплаты сделаны, коды верные, но в справке пусто».

Причины:

• Неверно настроен вид расчета в 1С (не стоит галочка «Включать в 2-НДФЛ» или неверный код дохода в настройках НУ).
• Дата выплаты попадает в другой налоговый период, чем период регистрации документа.
• Вид дохода в регистре «Налоги, взносы, учет НДФЛ» не сформирован или сформирован с нулевой базой.
• Проверьте отчет «Анализ НДФЛ» по сотруднику — там видно, в какой месяц и с каким кодом ушел доход.

Алгоритм действий бухгалтера (чек-лист)

1. Получить данные от СФР о выплаченном пособии (сумма, дата выплаты, удержанный НДФЛ), через ЛК СФР или ЭДО.
2. Отразить в учете: Дт 70 / Кт 69.01 (НДФЛ), Дт 69.01 / Кт 51/50 (перечисление налога в бюджет).
3. Заполнить 6-НДФЛ за квартал выплаты: Раздел 2 — сумма пособия (код 2300), Раздел 1, НДФЛ за квартал уплаты.
4. Сформировать 2-НДФЛ по итогам года: по месяцам выплат, код 2300, сумма дохода и удержанный налог.
5. Выдать справку сотруднику (по требованию) и сдать в ФНС в электронном виде.

Резюме: ключевые цифры и коды на 2025–2026 годы

• Код дохода пособия по ВН (СФР): 2300.
• Код доплаты работодателя: 4800.
• Ставка НДФЛ: 13% (резиденты), 30% (нерезиденты).
• Расчетный период для пособия 2026 г.: 2024 и 2025 годы.
• Дата получения дохода: День фактической выплаты (перечисления на карту).
• Срок сдачи 2-НДФЛ в ФНС: до 28 февраля (29 в високосный) года, следующего за отчетным (в 2026 г. сдача за 2025 г. — до ).
• Срок выдачи сотруднику: до 28 февраля (по требованию — в течение 3 дней).

Статья подготовлена на основе нормативных актов (НК РФ, Приказы ФНС), разъяснений Минфина, материалов КонсультантПлюс, Контур.Экстерн, nalog-nalog.ru и судебной практики на . Информация носит справочный характер. Для принятия решений по конкретным ситуациям рекомендуется обратиться к актуальной версии НК РФ и консультироваться с профильным специалистом.