Записка‑расчёт о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма Т‑60) является первичным учётным документом, без которого невозможно оформить оплачиваемый отпуск и начислить отпускные. В статье рассмотрены назначение формы, её структура, порядок заполнения, пример расчёта и практические рекомендации для бухгалтеров и кадровых специалистов.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 114‑128) – право на ежегодный оплачиваемый отпуск;
• Постановление Госкомстата России № 1 от «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации» – форма Т‑60;
• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (ст. 9) – требования к первичным документам;
• Приказы Минтруда России и Минфина России, регламентирующие порядок начисления отпускных.

Зачем нужна записка‑расчёт Т‑60?

Форма Т‑60 выполняет несколько функций:

1. Подтверждает факт предоставления отпуска – указывает период, за который отпуск предоставлен, его вид и продолжительность;
2. Служит основанием для начисления отпускных – в ней фиксируются средний заработок, количество дней и сумма выплаты;
3. Является первичным документом для бухгалтерского и налогового учёта (ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте»);
4. Обеспечивает прозрачность кадровых процессов – позволяет контролировать соблюдение графиков отпусков и своевременность выплат.

Структура формы Т‑60

Унифицированная форма состоит из следующих реквизитов (расположены на лицевой стороне бланка):

• Шапка документа – наименование организации, её ИНН/КПП, код по ОКУД (0301051), номер формы (Т‑60);
• Данные о работнике – ФИО, должность, структурное подразделение, табельный номер;
• Период, за который предоставляется отпуск – дата начала и окончания расчётного периода (обычно 12 календарных месяцев preceding the отпуск);
• Вид отпуска – ежегодный основной, дополнительный, учебный, за свой счёт и т.д.;
• Количество календарных дней отпуска;
• Даты начала и окончания отпуска;
• Средний заработок – рассчитывается согласно ст. 139 ТК РФ;
• Сумма отпускных – произведение среднего дневного заработка на количество дней отпуска;
• Удержания (если есть) – например, алименты, исполнительные листы;
• К выплате – итоговая сумма к выдаче работнику;
• Подписи – ответственного за расчёт (бухгалтер), руководителя подразделения и работника (подтверждение получения);

Порядок заполнения записки‑расчёта

1. Определить расчётный период – обычно 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск. Если работник отработал меньше года, период берётся фактически отработанный.
2. Рассчитать средний заработок:
   • Суммировать все выплаты, подлежащие учёту в среднем заработке (оклад, премии, надбавки, компенсации и т.п.) за расчётный период;
   • Поделить полученную сумму на количество фактически отработанных дней в этом периоде (в соответствии с производственным календарём);
   • Полученное значение – средний дневной заработок.
3. Определить количество дней отпуска – согласно трудовому договору, коллективному договору или внутренним локальным актам (как правило, 28 календарных дней за год работы).
4. Вычислить сумму отпускных:
   • Средний дневной заработок × количество дней отпуска = сумма начисления;
   • При необходимости округлить до копеек в соответствии с внутренней политикой организации.
5. Учесть удержания (алименты, исполнительные листы, налоги и т.д.) – вычитаются из начисленной суммы.
6. Заполнить бланк Т‑60 – внести все рассчитанные показатели в соответствующие поля, поставить даты и подписи.
7. Сформировать приказ об отпуске – на основании записки‑расчёта издаётся приказ (форма Т‑6 или иная утверждённая форма).
8. Произвести выплату – отпускные выплачиваются не позднее трёх календарных дней перед началом отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Пример заполнения (условные данные)

Организация: ООО «Альфа» (ИНН ###, КПП ###).

Работник: Иванов Иван Иванович, бухгалтер, табельный № 125.

Расчётный период:  – .

Сумма начислений за период: 600 000 руб.

Количество отработанных дней: 248 (с учётом выходных и праздников).

Средний дневной заработок: 600 000 / 248 ≈ 2 419,35 руб.

Отпуск: 28 календарных дней (ежегодный основной).

Сумма отпускных: 2 419,35 × 28 = 67 741,80 руб.

Удержаний нет.

К выплате: 67 741,80 руб.

Заполненная форма Т‑60 будет выглядеть примерно так (упрощённый вид):

ООО «Альфа» Форма Т‑60
ИНН ### КПП ### ОКУД 0301051
_______________________________
Работник: Иванов Иван Иванович
Должность: бухгалтер
Табельный №: 125
Период, за который предоставляется отпуск: – 
Вид отпуска: ежегодный основной
Количество дней отпуска: 28 календарных
Начало отпуска: 
Окончание отпуска: 
Средний дневной заработок: 2 419,35 руб.
Сумма отпускных: 67 741,80 руб.
Удержания: –
К выплате: 67 741,80 руб.
_______________________________
Бухгалтер: __________/ Петрова С.В.
Руководитель: __________/ Смирнов А.Н.
Работник получил: __________/ Иванов И.И.

Частые ошибки при заполнении Т‑60 и как их избежать

• Неправильный расчётный период – использовать календарный год вместо фактически отработанного периода. Решение: всегда ориентироваться на дату начала отпуска и отсчитывать 12 месяцев назад, учитывая отпуска, больничные и прогулы.
• Ошибка в среднем заработке – включение в сумму выплат, не подлежащих учёту (например, компенсации за вредные условия, если они не входят в средний заработок по локальному акту). Решение: пользоваться перечнем выплат, утверждённым в учётной политике организации.
• Неучёт праздничных и выходных дней при расчёте среднего дневного заработка. Решение: делить на количество фактически отработанных дней, а не на календарные.
• Отсутствие подписи работника – подтверждение получения отпускных обязательно. Решение: после выплаты получить подпись в графе «Получил».
• Своевременность выплаты – задержка более трёх дней перед отпуском приводит к нарушению ст. 136 ТК РФ. Решение: планировать расчёт и выплату заранее, используя график отпусков.

Электронный документооборот и форма Т‑60

Современные учётные системы (1С:Бухгалтерия, SAP, «Контур.Бухгалтерия» и др.) позволяют:

• Автоматически формировать записку‑расчёт Т‑60 на основе данных о начислениях и отработанном времени;
• Сохранять бланк в электронном виде (PDF, XLSX) с электронной подписью;
• Интегрировать форму с модулем кадрового учёта для автоматического создания приказа об отпуске;
• Обеспечивать хранение первичных документов в соответствии с требованиями архивного законодательства (не менее 5 лет).

При использовании электронного формата важно сохранить все обязательные реквизиты и обеспечить возможность распечатки бланка в виде, соответствующем утверждённому образцу.

Записка‑расчёт о предоставлении отпуска (форма Т‑60) – не просто бланк, а ключевой документ, связывающий кадровые, бухгалтерские и налоговые процессы организации. Правильное заполнение формы гарантирует:

• Соблюдение трудового законодательства;
• Точное начисление и своевременную выплату отпускных;
• Отсутствие претензий со стороны контролирующих органов;
• Прозрачность и контролируемость кадрового планирования.

Следуя представленному алгоритму, используя актуальные нормативные акты и автоматизированные инструменты, бухгалтер и кадровый специалист смогут безошибочно оформлять отпуска и избегать типичных ошибок.

---

Статья подготовлена . Информация актуальна на дату публикации.