При увольнении сотрудника организация обязана выплатить компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Для оформления данной выплаты составляется внутренний документ – записка‑расчёт. В статье рассмотрены нормативные основания, порядок расчёта, пример расчёта и образец оформления записки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 127 – право на компенсацию за неиспользованный отпуск при расторжении трудового договора.
• Постановление Правительства РФ от № 591 «Об утверждении Правил предоставления отпусков» (в ред. от ).
• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (в части отражения выплат в учёте).
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение об оплате труда, порядок расчёта отпускных).

Порядок расчёта компенсации

1. Определить среднедневной заработок.
   Среднедневной заработок рассчитывается как отношение суммы выплат, подлежащих включению в средний заработок (заработная плата, надбавки, премии и т.д., выплаченные за расчётный период) к количеству календарных дней в этом периоде.
   Формула:
   СДЗ = Σ выплат за расчётный период / количество календарных дней в периоде.
2. Установить количество неиспользованных дней отпуска.
   Считается разница между положенным отпуском за отработанный период и фактически использованными днями.
   Положенный отпуск = (отработанные месяцы × 2,33) дней (если отпуск 28 календарных дней в год).
   Неиспользованные дни = Положенный отпуск – Использованные дни.
3. Рассчитать сумму компенсации.
   Компенсация = Среднедневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска.
4. Удержать обязательные налоги и взносы.
   Из полученной суммы удерживаются НДФЛ (13 % для резидентов) и страховые взносы в соответствии с действующими ставками.
5. Оформить записку‑расчёт.
   Документ подписывается ответственным лицом (бухгалтером, кадровиком) и утверждается руководителем подразделения.

Пример расчёта

Сотрудник Иванов И.И. уволен . Отработано 1 год 4 месяца (16 месяцев). За этот период он использовал 10 дней отпуска. Среднедневной заработок за последние 12 месяцев составил 1 200 руб.

• Положенный отпуск за 16 месяцев: 16 мес. × 2,33 = 37,28 ≈ 37 дней (округляем до целых в пользу работника).
• Неиспользованные дни: 37 – 10 = 27 дней.
• Компенсация до удержаний: 1 200 руб. × 27 = 32 400 руб.
• НДФЛ (13 %): 32 400 × 0,13 = 4 212 руб.
• Сумма к выплате: 32 400 – 4 212 = 28 188 руб.

Образец записки‑расчёт

Записка‑расчёт № 2025‑08‑15

Основание: Трудовой договор № 456 от , приказ об увольнении № 12 от .

Сотрудник: Иванов И.И., табельный № 7890, должность – инженер‑конструктор.

Расчётный период для среднедневного заработка:  – .

Сумма выплат, включённых в средний заработок: 438 000 руб.

Количество календарных дней в периоде: 365 дней.

Среднедневной заработок (СДЗ): 438 000 / 365 = 1 200 руб;

Положенный отпуск за отработанный период (16 месяцев): 16 × 2,33 = 37 дней.

Использованные дни отпуска: 10 дней.

Неиспользованные дни отпуска: 37 – 10 = 27 дней.

Компенсация до удержаний: 1 200 руб. × 27 = 32 400 руб.

Удержания: НДФЛ 13 % = 4 212 руб.

Сумма к выплате: 32 400 – 4 212 = 28 188 руб.

Ответственный за расчёт: бухгалтер Петрова С.В.

Утверждаю: руководитель отдела кадров Сидоров А.Н.

Дата составления:

Записка‑расчёт при компенсации отпуска при увольнении является обязательным внутренним документом, который подтверждает правомерность выплаты и служит основанием для бухгалтерского учёта. Соблюдение установленного порядка расчёта и оформления помогает избежать споров с сотрудниками и штрафов со стороны контролирующих органов.