Дата актуализации: .

Содержание

1. Нормативная база
2. Когда можно заменить дополнительный отпуск компенсацией?
3. Настройка 1С:ЗУП для замены отпуска компенсацией
4. Пошаговая инструкция оформления в документе «Отпуск»
5. Пример расчёта компенсации
6. Особенности учёта и налогообложения
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативная база

В соответствии с Трудовым кодексом РФ:

• ст. 126 – право работника на ежегодный оплачиваемый отпуск;
• ст. 128 – возможность замены части отпуска (в т.ч. дополнительного) денежной компенсацией по соглашению сторон;
• ст. 115 – дополнительные отпуска за ненормированный рабочий день, вредные условия труда, северные районы и др.;
• ФЗ‑№ 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» и ПБУ 18/02 – порядок отражения компенсации в бухгалтерском и налоговом учёте.

Важно: основной ежегодный отпуск заменить компенсацией нельзя, а дополнительный – можно, если это предусмотрено трудовым договором, коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Когда можно заменить дополнительный отпуск компенсацией?

Замена возможна в следующих случаях:

• Сотрудник имеет право на дополнительный отпуск (ненормированный рабочий день, вредность, северные условия и т.п.).
• Стороны подписали письменное соглашение о замене части (или всего) дополнительного отпуска денежной компенсацией.
• Замена не противоречит коллективному договору и локальным нормативным актам.
• Сумма компенсации рассчитывается исходя из среднего заработка за расчётный период, как и при обычном отпуске.

Примечание: если дополнительный отпуск предоставляется за работу в условиях Крайнего Севера, его замена также допустима, но требует отдельного согласия работника.

Настройка 1С:ЗУП для замены отпуска компенсацией

Прежде чем оформлять документ, необходимо проверить, что в справочниках настроены нужные виды отпусков и начисления.

Виды отпусков

• Перейдите в Зарплата → Справочники → Виды отпусков.
• Убедитесь, что у дополнительного отпуска (например, «Доп. отпуск за ненормированный рабочий день») установлен флаг «Можно заменить компенсацией».
• Если флага нет – отредактируйте вид отпуска и установите его.

Виды начислений

• Перейдите в Зарплата → Справочники → Виды начислений.
• Нужно иметь вид начисления «Компенсация за отпуск» (или создать свой).
• В карточке вида начисления установите:
  • Тип начисления – Компенсация;
  • Бухгалтерский счёт – обычно 70.01 (Расчёты с персоналом по оплате труда);
  • Налог на прибыль – не учитывается (компенсация не включается в базу налога на прибыль);
  • Взносы в ФСС, ФОМС, ПФР – начисляются, как и при обычной выплате.

Учёт резервов (опционально)

Если организация формирует резерв на оплату отпусков, помните, что резерв не может использоваться для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск (п. 2 ПБУ 18/02). Компенсация начисляется непосредственно в текущем периоде.

Пошаговая инструкция оформления в документе «Отпуск»

1. Создайте заявление сотрудника (опционально, но рекомендуется):
   • Перейдите в Кадры → Заявления сотрудников → Создать.
   • Выберите тип заявления «Замена отпуска денежной компенсацией».
   • Укажите период, за который запрашивается компенсация, и количество дней.
   • Сохраните и получите подпись сотрудника (электронную или скан).
2. Оформите документ «Отпуск»:
   • Перейдите в Зарплата → Отпуска → Отпуск → Создать.
   • Выберите сотрудника.
   • В поле Вид отпуска укажите дополнительный отпуск, подлежащий замене.
   • В разделе Оплата переключите переключатель на «Денежная компенсация».
   • Укажите количество дней, которые будут компенсированы (можно или часть).
   • Система автоматически рассчитает средний заработок и сумму компенсации.
   • При необходимости скорректируйте сумму вручную (например, если применяются надбавки, не включённые в средний заработок).
   • Заполните остальные реквизиты (дата начала, дата окончания, основание – заявление сотрудника).
   • Нажмите Провести и закрыть.
3. Проверьте начисления:
   • Откройте ведомость начислений за текущий месяц (Зарплата → Начисления → Ведомость начислений).
   • Убедитесь, что появилось начисление вида «Компенсация за отпуск» с правильной суммой.
   • Проверьте корректность отчислений во внебюджетные фонды.
4. Отразите в бухгалтерском учёте:
   • При проведении документа 1С автоматически создаёт проводку:
   • Дт 70.01 Кт 68.02 – начисление компенсации (удержание НДФЛ).
   • Дт 68.02 Кт 51 – удержание и перечисление НДФЛ в бюджет.
   • Дт 69.01 Кт 51 – отчисления в ПФР, ФСС, ФОМС.

Все шаги можно выполнять как в обычном интерфейсе 1С:ЗУП 8.3, так и через веб‑клиент.

Пример расчёта компенсации

Сотрудник Иванов И.И. имеет право на 10 дней дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день. По заявлению он хочет заменить 5 дней компенсацией.

• Средний дневной заработок за расчётный период (12 месяцев) = 1 200 руб.
• Количество дней компенсации = 5.
• Сумма компенсации = 1 200 × 5 = 6 000 руб.
• НДФЛ (13 %) = 6 000 × 0,13 = 780 руб.
• Сумма к выплате = 6 000 − 780 = 5 220 руб.
• Отчисления во внебюджетные фонды рассчитываются от полной суммы 6 000 руб.

В 1С:ЗУП эти цифры появятся автоматически после заполнения документа «Отпуск» с указанием вида компенсации;

Особенности учёта и налогообложения

• НДФЛ: компенсация подлежит обложению НДФЛ по общей ставке 13 % (или 15 % для доходов выше 5 млн руб.).
• Взносы во внебюджетные фонды: начисляются на полную сумму компенсации, как и на обычную заработную плату;
• Налог на прибыль: компенсация не включается в базу налога на прибыль (п. 2 ст. 255 НК РФ).
• Бухгалтерский учёт: сумма компенсации отражается на счёте 70.01 (Расчёты с персоналом по оплате труда) в кредите, а соответствующее начисление – в дебете;
• Отчётность: в форме 2‑НДФЛ и в расчёте по страховым взносам компенсация отражается как часть дохода сотрудника.
• Резервы: как уже отмечалось, резерв на оплату отпусков не может быть использован для выплаты такой компенсации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заменить весь дополнительный отпуск компенсацией?

Да, если трудовой договор, коллективный договор или локальный нормативный акт это позволяют и сотрудник даёт своё письменное согласие.

Нужно ли оформлять отдельное соглашение о замене?

Рекомендуется оформить письменное соглашение (или заявление сотрудника) – это подтверждает voluntariness и упрощает проверку со стороны трудовой инспекции.

Как быть, если сотрудник уже использовал часть основного отпуска?

Замена дополнительного отпуска компенсацией не зависит от использования основного отпуска. Право на компенсацию сохраняется независимо от того, был ли основной отпуск взят в текущем рабочем году.

Можно ли компенсировать отпуск, предоставленный за работу в условиях Крайнего Севера?

Да, замена допустима, но требует отдельного согласия работника и, как правило, дополнительных выплат (северные надбавки) уже включены в средний заработок, поэтому компенсация рассчитывается исходя из него.

Какие документы нужны для проверки трудовой инспекции?

Трудовой договор (или доп. соглашение), заявление сотрудника о замене отпуска компенсацией, локальный нормативный акт (если требуется), документ «Отпуск» с пометкой о денежной компенсации, расчётный лист и ведомость начислений.

Замена дополнительного отпуска денежной компенсацией в 1С:ЗУП – полностью легальная и удобная процедура, при условии соблюдения требований ТК РФ и внутренних нормативных актов организации. Основные шаги:

1. Проверить, что вид дополнительного отпуска имеет флаг «Можно заменить компенсацией».
2. Получить письменное согласие сотрудника (заявление или соглашение).
3. Оформить документ «Отпуск», указав вид компенсации и количество дней.
4. Убедиться, что система корректно рассчитала средний заработок, НДФЛ и отчисления во внебюджетные фонды.
5. Проверить отражение в бухгалтерском и налоговом учёте.

Следуя данной инструкции, бухгалтер и кадровый специалист смогут оформить замену дополнительного отпуска компенсацией быстро, без ошибок и в полном соответствии с законодательством.

Статья подготовлена на основе publicly available источников и актуальна на .