Перерасход по авансовому отчету возникает‚ когда сотрудник (подотчетное лицо) потратил больше средств‚ чем получил от организации под отчет. В таком случае работодатель обязан возместить излишне потраченную сумму. Ниже подробно рассмотрены все этапы: от возникновения перерасхода до его выплаты через кассу и отражения в бухгалтерии.

Когда возникает перерасход?

• Сотрудник получил подотчетную сумму (например‚ 5 000 руб.) на представительские расходы.
• По факту он израсходовал 6 200 руб. (например‚ на покупку канцелярии‚ такси и т.д.).
• Разница 1 200 руб. – это перерасход‚ который подлежит возмещению.

Важно: перерасход учитывается только после проверки авансового отчета и подтверждения фактических расходов документально (чеки‚ счета‑фактуры‚ акты выполненных работ).

Порядок выплаты перерасхода через кассу

1. Проверка авансового отчета – бухгалтер сверяет заявленные расходы с приложенными первичными документами.
2. Определение суммы перерасхода – разница между фактическими затратами и выданной подотчетной суммой.
3. Оформление расходного кассового ордера (КО‑2) – документ‚ на основании которого кассир выдает деньги из кассы.
4. Выдача средств – кассир производит выплату сотруднику наличными или через электронные средства платежа (если организация использует ККТ с функцией безналичной оплаты).
5. Формирование кассового чека с признаком «расход» – при каждой выплате через кассу необходимо пробить чек ККТ с операцией «расход» (признак расчета – расход).
6. Запись в журнале кассовых операций – отражается как выплата из кассы (дебет 50‚ кредит 71 или иной счет‚ в зависимости от учетной политики).

Оформление документов

Расходный кассовый ордер (КО‑2)

Форма КО‑2 заполняется бухгалтером и содержит:

• Номер и дату ордера;
• Наименование организации;
• ФИО сотрудника (подотчетного лица);
• Сумму перерасхода прописью и цифрами;
• Основание – номер и дата авансового отчета;
• Подписи ответственных лиц (бухгалтер‚ кассир‚ получатель).

Кассовый чек ККТ

При пробитии чека указываются:

• Наименование операции – «Выплата перерасхода по авансовому отчету»;
• Сумма выплаты;
• Признак расчета – расход;
• Дата и время операции;
• Номер смены и кассира.

Бухгалтерский учет перерасхода

Отражение операции зависит от того‚ какие счета используются для учета подотчетных сумм и кассы.

При выдаче подотчетных средств (до выявления перерасхода)

Дебет 71 – Кредит 50
(выданы деньги под отчет)

При подтверждении фактических расходов и выявлении перерасхода

Дебет 71 (или соответствующий счет расходов‚ например 26‚ 44‚ 20) – Кредит 71
(зачет фактических затрат против подотчетной суммы)

Если сумма фактических расходов превышает подотчетную‚ остаток на счете 71 становится дебетовым (перерасход).

При выплате перерасхода из кассы

Дебет 71 – Кредит 50
(выплата перерасхода сотруднику)

После этой проводки saldo по счету 71 возвращается к нулю (или к остатку‚ если был неиспользованный остаток).

Сроки выплаты перерасхода

Трудовое законодательство и внутренние нормативные акты организации не устанавливают жестких сроков выплаты перерасхода. Однако рекомендуется:

• Производить выплату в течение 5 рабочих дней после утверждения авансового отчета;
• Закрепить порядок и сроки в Положении о расчетах с подотчетными лицами (ЛНА).

Задержка выплаты может привести к возникновению задолженности организации перед сотрудником и‚ как следствие‚ к начислению процентов за использование чужих средств (ст. 395 ГК РФ).

Пример оформления выплаты перерасхода

Исходные данные:

• Подотчетная сумма – 3 000 руб. (выдана );
• Фактические расходы – 4 250 руб. (подтверждены чеками);
• Перерасход – 1 250 руб.

Шаг 1. Проверка авансового отчета

Бухгалтер подтверждает‚ что все расходы документально подтверждены.

Шаг 2. Оформление КО‑2

Расходный кассовый ордер № 15 от 
Получатель: Иванов И.И.
Сумма: одна тысяча двести пятьдесят рублей 00 копеек (1 250‚00 руб.)
Основание: Авансовый отчет № 23 от 
Подписи: бухгалтер – С.П. Сидорова; кассир – А.В. Кузнецов; получатель – Иванов И.И.

Шаг 3. Пробитие кассового чека ККТ

Операция: «Выплата перерасхода по авансовому отчету»‚ сумма 1 250‚00 руб.‚ признак расчета – расход.

Шаг 4. Бухгалтерские проводки

Дебет 71 – Кредит 50 3 000‚00 (выдача под отчета)
Дебет 26 (или 44‚ 20) – Кредит 71 4 250‚00 (учет фактических расходов)
Дебет 71 – Кредит 50 1 250‚00 (выплата перерасхода)

После всех проводок saldo по счету 71 = 0.

Возможные сложности и способы их решения

Отсутствие подтверждающих документов

Если сотрудник не предоставил чеки или счета‚ перерасход не может быть признан. В этом случае сумма‚ превышающая выданную подотчетную сумму‚ остается задолженностью сотрудника перед организацией и подлежит удержанию из заработной платы (с согласия сотрудника или в соответствии с ТК РФ).

Использование электронных средств платежа

При выплате через банковскую карту или электронный кошелек необходимо также формировать кассовый чек ККТ с операцией «расход» (если используется онлайн‑касса) и отражать операцию в бухгалтерии как выплату из кассы (дебет 71 – кредит 51 или 52‚ в зависимости от используемого счета).

Наличие лимита на кассовые операции

Если организация установила лимит на выдачу наличных из кассы‚ выплата перерасхода должна укладываться в этот лимит. При превышении лимита можно осуществить выплату через расчетный счет (безналичный способ) с последующим отражением в учете как возмещение подотчетной суммы.

Рекомендации для бухгалтерии и кадровой службы

• Разработать и утвердить внутренний нормативный акт «Положение о расчетах с подотчетными лицами»‚ в котором прописать порядок выдачи‚ возврата и возмещения перерасхода‚ сроки оформления документов и ответственные лица.
• Проводить периодическое обучение сотрудников правилам заполнения авансовых отчетов и предоставлению подтверждающих документов.
• Использовать автоматизированные системы (1С‚ Контур.Бухгалтерия и т.п.) для контроля остатков по счету 71 и автоматического формирования КО‑2 при выявлении перерасхода.
• Вести журнал выплат перерасхода‚ фиксируя дату‚ сумму‚ основание и подписи сторон – это упрощает проверку со стороны налоговых органов и внутреннего аудита.

Выплата перерасхода по кассе – стандартная процедура‚ требующая внимательного отношения к документации‚ соблюдения установленных сроков и корректного отражения в бухгалтерском учете. Следуя представленному алгоритму‚ организация минимизирует риски ошибок‚ обеспечивает прозрачность финансовых операций и поддерживает доверительные отношения с сотрудниками.

Соблюдение всех описанных шагов позволит избежать претензий со стороны налоговой инспекции‚ сократить вероятность возникновения задолженности и обеспечит своевременное возмещение сотруднику фактически понесенных им расходов.