Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Вопрос выдачи трудовой книжки на руки строго регламентируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Согласно актуальной законодательной базе на 2026 год, работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки работнику только в строго определенных случаях. В остальных ситуациях предоставляется заверенная копия. В данной статье подробно разберем правовые основания, правила составления заявления, предоставим актуальные образцы и разберем типичные ошибки.

Правовые основания выдачи оригинала трудовой книжки

Ключевым нормативным актом является статья 62 ТК РФ («Обеспечение права работника на трудовое устройство»). Часть 3 данной статьи устанавливает единственный случай выдачи оригинала трудовой книжки действующему работнику:

«В целях обязательного пенсионного страхования (для обращения в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, СФР) работник может по письменному заявлению получить на руки оригинал трудовой книжки».

Во всех остальных случаях (для банка, визы, нового работодателя и т.д.) работодатель выдает надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки (ч. 2 ст. 62 ТК РФ).

Исключение — увольнение (ст. 84.1 ТК РФ): В день прекращения трудового договора (последний рабочий день) работодатель обязан выдать трудовую книжку в руки уволенному сотруднику (или отправить по почте с его согласия). Здесь заявление на выдачу не требуется — это прямая обязанность работодателя, однако на практике часто пишут заявление для учета в журнале движения ТК.

Когда требуется заявление, а когда — нет

Ситуация	Что выдается	Нужно ли заявление?	Основание
Увольнение (последний рабочий день)	Оригинал ТК	Не обязательно (по закону), но желательно для журнала учета	Ст. 84.1 ТК РФ
Действующий работник: обращение в СФР (пенсионное страхование)	Оригинал ТК	Обязательно (письменное)	Ч. 3 ст. 62 ТК РФ
Действующий работник: банк, виза, новый работодатель, архив и т.д.	Заверенная копия ТК / Выписка	Обязательно	Ч. 2 ст. 62 ТК РФ
Работник в отпуске/на больничном (нужна ТК срочно)	Оригинал (только для СФР) или копия	Обязательно	Ч. 2-3 ст. 62 ТК РФ

Требования к форме и содержанию заявления

Закон не устанавливает единой обязательной формы (бланка) заявления. Оно составляется в произвольной письменной форме. Однако судебная практика и рекомендации Роструда (в т.ч. Письмо Роструда от № 528-6-1) выделяют обязательные реквизиты:

Шапка: Наименование организации (полное/сокращенное), ФИО руководителя (в дательном падеже: «Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.»), ФИО работника, его табельный номер/должность/подразделение.
Заголовок: «Заявление на выдачу оригинала трудовой книжки» или «Заявление на выдачу копии трудовой книжки».
Суть просьбы: Четкое требование: «Прошу выдать мне на руки оригинал трудовой книжки…» или «Прошу предоставить заверенную копию…».
Причина (КРИТИЧЕСКИ ВАЖНО для оригинала): Указание конкретной цели — «для представления в СФР г. [Город] по вопросу назначения пенсии / уточнения страхового стажа». Без указания цели «для целей обязательного пенсионного страхования» работодатель право не имеет выдать оригинал действующему сотруднику.
Место представления: Название органа СФР (территориального органа), куда будет представлен документ.
Обязательство по возврату: Фраза: «Обязуюсь вернуть оригинал трудовой книжки в срок не позднее 3 рабочих дней со дня получения ответа/справки от СФР» (согласно ч. 3 ст. 62 ТК РФ).
Способ получения: «На руки» или «Через уполномоченное лицо по доверенности» (указать данные доверенности).
Дата и подпись: Текущая дата, личная подпись работника с расшифровкой.

Образцы заявлений (для копирования и адаптации)

Ниже приведены типовые образцы. Персональные данные в примерах замаскированы в соответствии с требованиями безопасности (ФЗ-152). Замените данные в квадратных скобках на свои реальные.

Образец 1: Заявление действующего работника на выдачу ОРИГИНАЛА для СФР (пensiónный случай)

Используется только при обращении в Социальный фонд России.

Кому: Генеральному директору
ООО «[Название организации]»
[ФИО руководителя в дательном падеже]
От: [ФИО работника полностью]
Должность: [Должность работника]
Подразделение: [Название отдела/цеха]
Табельный номер: [Номер]

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу оригинала трудовой книжки

Прошу выдать мне на руки оригинал моей трудовой книжки (серия [Серия], номер [Номер]) для представления в территориальный орган Социального фонда России по [Название региона/города] по вопросу [уточнения страхового стажа / назначения страховой пенсии / иная цель обязательного пенсионного страхования].

Обязуюсь вернуть оригинал трудовой книжки в кадровую службу ООО «[Название организации]» в течение 3 (трех) рабочих дней со дня получения мною ответа/справки от органа СФР;

Согласен получить трудовую книжку лично / через уполномоченное лицо [ФИО лица] по доверенности № [Номер] от [Дата].

[Дата составления] г. Подпись: _____________ / [ФИО работника]

Образец 2: Заявление на выдачу ЗАВЕРЕННОЙ КОПИИ (универсальный: банк, виза, новый работодатель)

Для действующих сотрудников. Оригинал в этом случае НЕ выдается.

Кому: Генеральному директору
ООО «[Название организации]»
[ФИО руководителя в дательном падеже]
От: [ФИО работника полностью]
Должность: [Должность]
Табельный номер: [Номер]

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу заверенной копии трудовой книжки

Прошу предоставить мне заверенную копию всех заполненных страниц моей трудовой книжки (серия [Серия], номер [Номер]) для представления в [Название банка / Консульство / Новый работодатель: ИП/ООО «Название» / иное].

Копию прошу подготовить в срок, установленный законом (не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления).

Прошу выдать копию на руки / направить по почте по адресу: [Почтовый адрес] / передать уполномоченному лицу [ФИО] по доверенности № [Номер].

[Дата составления] г. Подпись: _____________ / [ФИО работника]

Образец 3: Заявление при увольнении (для журнала учета движения ТК)

Закон не требует заявления при увольнении (ТК выдается в последний день работы по ст. 84.1 ТК РФ), но кадровые службы часто просят написать его для оформления росписи в журнале выдачи (ф. Т-53).

Кому: Генеральному директору
ООО «[Название организации]»
[ФИО руководителя в дательном падеже]
От: [ФИО работника полностью]
Должность: [Должность]

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с прекращением трудового договора [Дата увольнения] г. по пункту [пункт] ч. [часть] ст. [статья] ТК РФ (по собственному желанию / по соглашению сторон / иное основание), прошу выдать мне трудовую книжку (серия [Серия], номер [Номер]) в день прекращения трудового договора — [Дата последнего рабочего дня] г.
Прошу произвести полный расчет и выдать трудовую книжку на руки лично мне / отправить почтовым отправлением заказным письмом по адресу: [Почтовый адрес регистрации/пребывания] (подписать уведомление о вручении).

[Дата составления] г; Подпись: _____________ / [ФИО работника]

Порядок оформления и сроки выдачи

Подача заявления: Работник подает заявление в кадровую службу (или руководителю, если кадровика нет) в 2-х экземплярах. На втором экземпляре ставится отметка о принятии (дата, подпись принявшего, печать организации — если есть). Один экземпляр остается у работника.
Сроки исполнения:
- Копия ТК / Выписка: Не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (ч. 2 ст. 62 ТК РФ).
- Оригинал ТК (для СФР): Закон не устанавливает жесткий срок выдачи оригинала для СФР, но общее правило — в разумный срок (обычно 1-3 рабочих дня). При увольнении — в день прекращения договора (ст. 84.1 ТК РФ).
Оформление выдачи: Кадровик делает запись в Журнале учета движения трудовых книжек (ф. Т-53):
- Колонка «Основание»: «Заявление работника от [Дата] № [Номер]».
- Колонка «Кому выдана»: «На руки работнику [ФИО]» или «Уполномоченному лицу [ФИО]».
- Колонка «Подпись получателя»: Личная подпись работника (или уполномоченного) с расшифровкой.
Заверение копии (если выдается копия): На последней заполненной странице копии ставится печать организации (есть), подпись ответственного лица (кадровика/руководителя), дата, надпись «Копия верна».

Обязательства работника при получении ОРИГИНАЛА (для СФР)

Получение оригинала трудовой книжки на руки во время действия трудового договора — это исключение из правила хранения ТК у работодателя. Поэтому ч. 3 ст. 62 ТК РФ налагает строгие обязанности на работника:

Срок возврата: Не позднее 3 рабочих дней со дня получения ответа/справки от органа СФР.
Последствия не возврата: Работодатель имеет право потребовать возврата в судебном порядке. До возврата оригинала работодатель не может вносить в него новые записи (о наградах, переводах, увольнении), что создает риски для обеих сторон.
Утеря оригинала на руках у работника: Если работник потерял ТК, выданную ему для СФР, восстановление производится по общему порядку (ст. 66 ТК РФ) за счет работника, но вина работодателя за выдачу может быть обсуждаема в суде.

Типичные ошибки и риски

❌ Ошибка 1: Запрос оригинала «просто так» или для банка

Риск: Отказ работодателя (законный). Банки и консульства принимают заверенные копии. Выдача оригинала для этих целей — грубое нарушение ст. 62 ТК РФ со стороны работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ: для юрлиц 30-50 тыс. руб.).

⚠️ Ошибка 2: Отсутствие в заявлении цели «пенсионное страхование / СФР»

Риск: Кадровик не имеет права выдать оригинал. Формулировка «для личных нужд», «для нового работодателя», «чтобы посмотреть», недопустима для оригинала.

❌ Ошибка 3: Несвоевременный возврат оригинала

Риск: Невозможность работодателю внести запись об увольнении или переводе. Административная ответственность работодателя за несвоевременную выдачу ТК при увольнении (ст. 234 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ) может быть наложена, если ТК не возвращена вовремя.

ℹ️ Важный нюанс 2026 года: Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года ведется параллельный учет (бумажная + электронная). Работник мог отказаться от бумажной ТК в пользу ЭТК (до или при первом трудоустройстве).

Если у работника только ЭТК (бумажной нет или он от нее отказался): Оригинала на руках нет и не может быть. В СФР предоставляется Справка СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) — запрашивается через Госуслуги или работодателя. Заявление на «выдачу оригинала» в этом случае пишется на Справку СТД-Р.
Если у работника есть бумажная ТК (он не отказался): Действуют правила, описанные выше.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли получить оригинал ТК, чтобы перейти к другому работодателю?: Нет. Новый работодатель не имеет права требовать оригинал ТК для оформления (ст. 65 ТК РФ требует представление ТК при приеме на работу, но если это не первое трудоустройство, работник представляет ТК, а новый работодатель хранит её. Однако действующий работодатель не может выдать оригинал для этого — только копию. Оригинал передается новому работодателю только при увольнении).
Что делать, если работодатель отказывает в выдаче оригинала для СФР?: Отказ незаконен (ч. 3 ст. 62 ТК РФ). Напишите претензию с ссылкой на закон. Жалобу можно подать в ГИТ (Государственную инспекцию труда) или в суд. Судебная практика встает на сторону работника.
Нужно ли нотариально заверять копию ТК, если работодатель отказывается заверять?: Работодатель обязан заверять копию (ч. 2 ст. 62 ТК РФ). Нотариальное заверение требуется только если работодатель ликвидирован/нет доступа к архиву. Расходы на нотариуса в таком случае несет работник, но можно взыскать с работодателя через суд.
Можно ли передать ТК курьеру/родственнику без доверенности?: Нет. Только по нотариальной доверенности или доверенности, заверенной организацией, выдающей доверенность (если позволяет закон/устав). В журнале Т-53 фиксируются данные доверенности и паспорта уполномоченного.
Сколько дней хранится ТК у работодателя после увольнения, если работник не пришел за ней?: Работодатель в течение 3 дней уведомляет работника (заказным письмом) о необходимости получить ТК. Если работник не явился — ТК хранится бессрочно до требования (п. 44 Постановления Минтруда № 69).

Грамотное составление заявления на выдачу трудовой книжки, залог быстрого получения документа и отсутствия конфликтов с работодателем. Главное правило 2026 года: оригинал на руки действующему сотруднику — только для СФР (пенсионные цели) с обязательным возвратом за 3 дня. Во всех остальных случаях — заверенная копия. При увольнении — оригинал выдается в последний рабочий день безусловно.

Используйте приведенные выше образцы как основу, вставляя свои реальные данные вместо масок [Данные]. Храните свой экземпляр заявления с отметкой о принятии — это ваше главное доказательство в случае спора.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое законодательство может меняться. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или в Государственную инспекцию труда.