Дата актуализации: ․
В бухгалтерском учёте организации возмещение сотрудникам расходов, произведённых за собственные средства, не относится к расчётам с подотчётными лицами․ Поэтому традиционный счёт 71 «Расчёты с подотчетными лицами» для таких операций не применяется․ Ниже рассмотрены правильные варианты отражения возмещения в зависимости от характера выплаты и внутренней политики компании․
Что такое возмещение расходов сотрудника?
Возмещение – это выплата organisation сотруднику средств, которые он ранее потратил из собственных средств на нужды организации (командировочные, представительские, транспортные, закупку материалов и т․п․)․ Выплата осуществляется после представления сотрудником подтверждающих документов (чеки, счета, акты выполненных работ)․
Важно: если деньги сотрудник получал под отчёт (аванс), то операция учитывается на счёте 71․ Если же аванс не выдавался, а возмещение происходит постфактум, то счёт 71 не используется․
Нормативная база
- План счетов бухгалтерского учёта (утверждённый Приказом Минфина России от № 94н)․
- Методические рекомендации по учёту расчётов с персоналом (Методические указания Минфина РФ)․
- Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о компенсации расходов, приказ о возмещении)․
Какой счёт использовать?
В зависимости от того, как организация классифицирует такие выплаты, возмещение может учитываться на следующих счетах:
- Счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» – субсчёт 70․2 «Выплаты сотрудникам, не связанные с оплатой труда»․
Это наиболее распространённый вариант․ Выплата компенсации расходов считается иной выплатой сотруднику, не связанной с оплатой труда, и поэтому отражается в кредит счёта 70․2, дебет – счёт учёта расходов (например, 26, 44, 91, 10 и т․д․)․ - Счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» – используется, если организация ведёт отдельный аналитический учёт выплат, не связанных с оплатой труда, но хочет выделить их в отдельный субсчёт (например, 73․1 «Возмещение расходов»)․
В этом случае проводка:
Дебет 26 (или другой счёт расходов) – Кредит 73․ - Счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» –, если возмещение оформляется как оплата услуг, оказанных сотрудником в качестве физического лица (например, выполнение разовых работ по договору ГПХ)․
Проводка:
Дебет 20/23/26/44 – Кредит 60․ - Счёт 91 «Прочие доходы и расходы» – применяется, когда возмещение носит непроизводственный характер (например, компенсация за представительские расходы, не связанные с основной деятельностью)․
Проводка:
Дебет 91 – Кредит 70․2 (или 73)․
Выбор конкретного счёта зависит от:
- внутренней учётной политики организации;
- классификации расходов (производственные, коммерческие, управленческие, прочие);
- наличия аналитических субсчетов для детализации выплат сотрудникам․
Примеры проводок
Ниже приведены типовые проводки для наиболее типичных ситуаций․
Возмещение командировочных расходов (производственные)
- Сотрудник потратил 15 000 руб․ на проезд и проживание в командировке․
- После предоставления авансового отчёта организация возмещает сумму․
Дебет 20 «Основное производство» – 15 000 Кредит 70․2 «Выплаты сотрудникам, не связанные с оплатой труда» – 15 000
Возмещение представительских расходов (коммерческие)
- Сотрудник оплатил обед с клиентом на сумму 8 000 руб․
- Возмещение производится после представления чека․
Дебет 44 «Расходы на продажу» – 8 000 Кредит 70․2 – 8 000
Возмещение закупки материалов (материальные расходы)
- Сотрудник купил канцелярские товары за 3 200 руб․ для офиса․
Дебет 10 «Материалы» – 3 200 Кредит 70․2 – 3 200
Возмещение оформленное как оплата по договору ГПХ (внесено в счёт 60)
- Сотрудник выполнил разовые услуги по настройке оборудования, сумма 12 000 руб․
- Организация заключила с ним договор ГПХ и оплатила услугу․
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» – 12 000 Кредит 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» – 12 000
Оформление внутренних документов
Для корректного учёта и минимизации споров с налоговыми органами рекомендуется:
- Утвердить положение о компенсации расходов сотрудников (или инструкцию), в котором прописать:
- какие виды расходов подлежат возмещению;
- порядок предоставления подтверждающих документов;
- счёт учёта выплат (например, 70․2)․
- Издать приказ о возмещении расходов с указанием:
- ФИО сотрудника (данные скрываются в соответствии с требованиями конфиденциальности);
- суммы возмещения;
- основания (авансовый отчёт, чеки, договор)․
- Обеспечить хранение первичных документов (чеки, счета, акты) в течение установленного срока (не менее 5 лет)․
Ответы на часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать счёт 71 для возмещения без аванса?
- Нет․ Счёт 71 предназначен исключительно для расчётов с подотчётными лицами, то есть когда сотруднику выдан аванс под отчёт․ Если аванс не выдавался, возмещение не относится к таким расчётам и счёт 71 применять нельзя․
- Нужно ли отражать НДС при возмещении?
- Если возмещение связано с возмещением расходов, по которым организация уже приняла к вычету НДС (например, покупка материалов), то НДС не начисляется ponownie․ В случае, когда возмещение выплачивается за услуги, оказанные сотрудником как физическое лицо, НДС не удерживается, так как выплата не является объектом обложения НДС․
- Можно ли объединить несколько видов возмещения в одной проводке?
- Да, если все выплаты относятся к одному субсчёту (например, 70․2) и имеют одинаковый счёт расходов․ Однако для большей прозрачности рекомендуется вести отдельные аналитические записи по видам расходов (командировочные, представительские, материальные и т․п․)․
Возмещение расходов сотрудникам, произведённых за собственные средства без предварительного выдачи аванса, отражается не на счёте 71, а на счетах, связанных с расчётами с персоналом за выплатами, не связанными с оплатой труда (основной вариант – счёт 70․2)․ Альтернативные варианты – счёт 73 или счёт 60, в зависимости от оформления операции и внутренней учётной политики․
Правильный выбор счёта и документальное оформление позволяют избежать претензий со стороны налоговых органов, обеспечить достоверность финансовой отчётности и сохранить прозрачность отношений между организацией и её сотрудниками․
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства РФ на дату ․