Вопросы материального обеспечения и возмещения расходов сотрудникам Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН России) регулируются сложной системой нормативных правовых актов. Статья посвящена подробному разбору порядка возмещения затрат на перевозку, суточных, проживания и сопутствующих расходов при командировках и исполнении служебных обязанностей (в т.ч. при конвоировании осужденных).

Нормативная правовая база

Основным документом, регламентирующим данные отношения, является Приказ ФСИН России от № 389 «Об утверждении Положения о порядке возмещения расходов, связанных с перевозкой сотрудников Федеральной службы исполнения наказаний, и оплаты суточных им в связи с направлением в служебные командировки».

Также необходимо руководствоваться:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 167, 168) — гарантии возмещения расходов при командировках.
• Федеральным законом от № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (для гражданских сотрудников).
• Федеральным законом от № 489-ФЗ «О службе в органах внутренних дел РФ и о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» (применяется к сотрудникам ФСИН по специальным званиям по аналогии).
• Постановлением Правительства РФ от № 174 (в ред. от 2023 г.) «О возмещении расходов, связанных с командировками…» — базовые нормы для госслужащих.
• Внутренними приказами территориальных органов ФСИН и исправительных учреждений/колоний.

Виды возмещаемых расходов

Согласно Приказу № 389, за счет средств федерального бюджета возмещаются следующие расходы сотрудника:

1. Расходы на перевозку: стоимость проездных документов (билетов) на все виды транспорта (Ж/Д, авиа, водный, автобусный).
2. Суточные: денежные суммы на покрытие расходов на питание и иные бытовые нужды.
3. Расходы на проживание: оплата размещения в гостиницах, отелях и иных средствах размещения.
4. Расходы на передвижение внутри пункта назначения: проезд на городском транспорте, такси (по основаниям), аренда авто.
5. Сопутствующие расходы: плата за оформление документов, страховку, багаж и т.д.

Порядок определения и оплаты расходов на перевозку

Выбор вида транспорта и класса обслуживания

Сотрудники направляются в командировки преимущественно на транспортных средствах ФСИН России (автотранспорт, авиация ФСИН). Если это невозможно, используются общедоступные виды транспорта.

Класс обслуживания при использовании общедоступного транспорта:

• Железная дорога: купе (СВ — только руководителям территориальных органов и вышестоящим должностным лицам).
• Авиация: эконом-класс (бизнес-класс — руководителям территориальных органов, их замам, начальникам учреждений при полете более 4 часов).
• Водный транспорт: двухместные каюты 1-го класса.
• Автобусный транспорт: комфортабельные автобусы.

Примечание: При отсутствии мест установленного класса допускается приобретение билетов в вышестоящем классе с письменного разрешения руководителя.

Порядок приобретения проездных документов

Закупка билетов осуществляется:

• Через специализированные организации (подрядчиков) по заключенным договорам (безналичный расчет).
• Самстоятельно сотрудником (наличный расчет / корпоративные карты), только в исключительных случаях (срочная командировка, отсутствие договора) с последующим возмещением по авансовому отчету.

В билет должна быть включена стоимость перевозки ручной клади и багажа в установленных нормах.

Суточные: нормы и порядок выплаты

Размеры суточных

Размеры суточных устанавливаются Приказом ФСИН № 389 (Приложение № 2) и дифференцируются в зависимости от:

• Категории пункта назначения (столицы субъектов РФ, иные города, сельские населенные пункты).
• Должности сотрудника (руководители высшего звена / остальные сотрудники).

Примерная структура норм (актуальные цифры уточняйте в действующем Приложении к Приказу № 389):

* Точные суммы устанавливаются Приказом ФСИН и индексируются. Обязательно проверяйте последнюю редакцию Приказа № 389.

Расчет количества суток

• День отправления и день прибытия считаются одними сутками.
• Если продолжительность командировки менее суток, выплачиваются суточные за одни сутки.
• При перелете через часовые пояса расчет ведется по местному времени пункта назначения.

Случаи невыплаты или сокращения суточных

Суточные не выплачиваются (или удерживаются при авансе) за время:

• Нахождения в стационаре (больничном листе).
• Нахождения в /под стражей (если не связано с исполнением служебных обязанностей).
• Предоставления бесплатного питания (например, в столовой учреждения ФСИН по месту командировки) — в этом случае суточные уменьшаются на процент стоимости питания (обычно 30-50% в зависимости от нормативного акта).

Расходы на проживание

Нормы оплаты

Оплата производится в пределах нормативов, установленных Постановлением Правительства РФ № 174 (для госслужащих) и уточненных Приказом ФСИН № 389. Нормы зависят от региона (субъекта РФ) и категории номера.

Допускается размещение в гостиницах, отелях, мини-отелях, т-отелях, имеющих классификацию («звездность») или соответствующих санитарным нормам.

Порядок оплаты

1. Безналичный расчет: по договору с гостиницей (приоритетный способ).
2. Возмещение по авансовому отчету: если сотрудник оплатил проживание самостоятельно (чек, квитанция, счет-фактура, акт приема-передачи услуг).

Важно: Если фактическая стоимость выше норматива — разница возмещается за счет сотрудника (или иных источников, не запрещенных законом). Если ниже — экономия остается за сотрудником (в пределах налогового учета).

Особенности возмещения расходов при конвоировании (эскорте)

Это специфический вид служебной деятельности, регулируемый дополнительно Приказом ФСИН России от № 236 «Об организации конвоирования осужденных…» и Приказом № 389.

Расходы на перевозку конвоя и осужденных

• Перевозка осуществляется преимущественно специальными транспортными средствами ФСИН (автобусы «Кунгур», «Стрела», вагоны спецпостроения).
• При отсутствии спецтранспорта — закупка билетов на общий вагон/самолет для конвоя и осужденных (в отдельных вагонах/каютах) за счет бюджета.
• Билеты для осужденных оформляются конвойным старшиным безналичным расчетом.

Суточные и питание конвойного состава

• Сотникам конвоя выплачиваются суточные по общим правилам (Приказ № 389).
• Питание в пути: Осуществляется за счет средств ФСИН. Допускается выдача сухих пайков (ИРП) или оплата питания в вагонах-ресторанах/станционных столовых по чекам (в пределах нормы суточных на питание).
• При конвоировании авиацией — питание на борту (если предусмотрено тарифом) или выдача сухих пайков;

Проживание при транзите

При необходимости ночевки в транзитных пунктах (СИЗО, ПТУ, спецприемники) размещение конвойного состава производится в служебных жилых помещениях или гостиницах за счет бюджета. Суточные за дни транзита сохраняются.

Порядок расчетов: Аванс и Отчет

Выдача суточных и аванса на расходы

• Суточные выдаются заранее (не позднее дня отправления) на расчетный счет сотрудника или через кассу.
• Аванс на проезд/проживание выдается при невозможности безналичной оплаты.

Сдача авансового отчета (Форма № 0504833)

Срок сдачи отчета — 3 рабочих дня со дня возвращения с командировки (в исключительных случаях — до 10 дней по решению руководителя).

Обязательный пакет документов к отчету:

1. Служебная записка/Приказ о командировке (копия).
2. Проездные документы (билеты, посадочные талоны, квитанции о возврате/обмене). Оригиналы билетных квитанций (бординг-пасов) обязательны.
3. Документы на проживание: чек/квитанция (фискальный признак), счет-фактура/УПД, акт приема-передачи услуг, справка о проживании (формы 3-Гостиница или произвольная с указанием стоимости за сутки).
4. Документы на внутригородское передвижение: чеки такси (с указанием маршрута, времени, стоимости), билеты общественного транспорта, договор аренды авто + АКТ/ЧЕК.
5. Справка о выданных суточных (если выдавались наличными).

Удержание НДФЛ

• Суточные: Не облагаются НДФЛ в пределах норм: 700 руб./сутки — внутри РФ, 2500 руб./сутки, за рубежом (п. 3 ст. 217 НК РФ). Сверхнормативная часть — облагается (13%/30%).
• Проезд/Проживание: Не облагаются НДФЛ, если оформлены по нормам и подтверждены документами (п. 2 ст. 217 НК РФ).
• Внутригородское передвижение: Не облагается НДФЛ в пределах установленных нормативов (если есть для региона) или фактических расходов, подтвержденных чеками.

Контроль и ответственность

• Внутренний аудит/ревизия: Проверка целевого расходования средств, соответствия классов перевозки должностным положениям, обоснованности суточных.
• Ответственность сотрудника: Дисциплинарная (заявление, выговор, увольнение) за необоснованные расходы, подделку документов, несвоевременную сдачу отчета (ст. 192 ТК РФ, ст. 52 ФЗ-79 / ст. 47 ФЗ-489).
• Материальная ответственность: Возврат неузаконно полученных сумм (ч. 1 ст. 235 ТК РФ).
• Ответственность руководителя: За незаконное подписание приказов, превышение норм без оснований.

Частые ошибки и риски при оформлении

• Отсутствие посадочных талонов (бординг-пасов): Билет без посадочного талона не подтверждает факт перелета — расходы могут быть признаны неэкономически обоснованными (проверяющими органами).
• Нарушение класса обслуживания: Покупка билетов в СВ/Бизнес без письменного разрешения руководителя.
• Проживание сверх норматива без оснований: Размещение в отеле «люкс» при нормативе на «стандарт» без служебной необходимости.
• Такси без обоснования: Использование такси вместо общественного транспорта без справки о неработающем транспорте, ночной времени, перевозке грузов/документов.
• Просрочка авансового отчета: Автоматическое удержание НДФЛ со всей суммы аванса + дисциплинарное взыскание.

Резюме

Порядок возмещения расходов сотрудникам УИС строго регламентирован Приказом ФСИН № 389 и базовыми актами (Постановление № 174, НК РФ, ТК РФ). Ключевыми принципами являются:

1. Приоритет безналичного расчета (проезд, проживание).
2. Строгое соблюдение классов перевозки и нормативов суточных/проживания по должностям и регионам.
3. Обязательное документальное подтверждение каждого расхода (оригиналы билетов, фискальные чеки, акты).
4. Своевременная сдача авансового отчета (3 рабочих дня).
5. Учет налоговых рисков (НДФЛ с сверхнормативных суточных).

Рекомендуется каждому сотруднику и ответственному за финансовое обеспечение подразделения иметь под рукой актуальную редакцию Приказа ФСИН № 389 с Приложениями (нормы суточных, перечень пунктов назначения) и Постановление Правительства РФ № 174 (нормы проживания).

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов необходимо обращаться к действующим редакциям нормативных правовых актов и консультироваться с юридическими отделами/бухгалтериями структурных подразделений ФСИН России.