Возмещение расходов на электроэнергию часто возникает в отношениях арендодатель‑арендатор, а также в случаях, когда организация оплачивает коммунальные услуги за третье лицо (например, за спортивную школу, подключённую к уличному освещению). Ниже представлен пошаговый алгоритм оформления такого возмещения, основанный на действующем законодательстве и типовых бухгалтерских проводках.
Нормативная база
- Постановление Минжилкомхоза от № 1 «О порядке возмещения расходов на электроэнергию, потребляемую на освещение вспомогательных помещений и работу оборудования, в т.ч. лифтов».
- Инструкция о порядке возмещения расходов на электроэнергию, потребляемую на освещение вспомогательных помещений и работу оборудования, в т.ч. лифтов (далее – Инструкция № 1).
- Налоговый кодекс РФ, ст. 251 (возмещение коммунальных платежей не относится к доходам, облагаемым налогом на прибыль).
- Положения бухгалтерского учёта (ПБУ 9/99 «Доходы организации», ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Кто может выступать в роли возмещателя?
Возмещение расходов на электроэнергию возможно, когда организация не является энергоснабжающей (не имеет лицензии на отпуск электроэнергии). В таком случае она:
- оплачивает потреблённую электроэнергию ресурсоснабжающей организации (РСО);
- получает от арендатора (или другого потребителя) компенсацию за фактически использованную энергию;
- не выставляет счёт‑фактуру с НДС, так как операция не считается реализацией товара.
Этапы оформления возмещения
Сбор первичных данных
- Снимаем показания счётчиков электроэнергии в конце отчётного периода (месяц).
- Делаем фотофиксацию показаний и составляем акт снятия показаний (в двух экземплярах: один остаётся у организации, второй передаётся арендатору).
- Определяем объём потреблённой электроэнергии (кВт·ч) и стоимость по тарифу РСО (без НДС).
Формирование первичного документа – счёт на возмещение
Счёт выставляется арендодателем в адрес арендатора и содержит:
- Наименование документа: «Счёт на возмещение расходов на электроэнергию».
- Номер и дата счёта.
- Реквизиты сторон (наименование, ИНН/КПП, юридический адрес).
- Предмет оплаты: возмещение расходов на электроэнергию за период MM.YYYY.
- Объём потреблённой электроэнергии (кВт·ч) и цена за 1 кВт·ч (по тарифу РСО).
- Назначение платежа: «Возмещение расходов по электроэнергии за сторону 1 по договору № 5 (договор между Организацией 1 и Энергосбытом)».
Пример записи в счёте:
Наименование: Счёт на возмещение расходов на электроэнергию № СЧ‑2026/09/001 от Получатель: ООО «Арендатор», ИНН ###, КПП ### Плательщик: ООО «Арендодатель», ИНН ###, КПП ### Наименование услуги: Возмещение расходов на электроэнергию за сентябрь 2026 г. Объём: 1 250 кВт·ч Цена за 1 кВт·ч: 4,85 руб. Назначение платежа: Возмещение расходов по электроэнергии за сторону 1 по договору № 5
Бухгалтерские проводки
Отражение операций в бухгалтерском учёте организации‑возмещателя:
| Операция | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Оплата электроэнергии РСО | 20‑60 «Основное производство» | 51 «Расчётные счета» | Приобретение энергии для собственных нужд (или для перепродажи арендатору) |
| Начисление возмещения от арендатора | 62‑90 «Расчёты с покупателями и заказчиками» | 90‑20 «Продажа» | Отчёт о доходе от возмещения (без НДС) |
| Получение денег от арендатора | 51 «Расчётные счета» | 62‑90 «Расчёты с покупателями и заказчиками» | Зачисление средств на расчётный счёт |
Если организация не относит электроэнергию к себестоимости (например, она просто возмещает затраты арендатора), проводка может выглядеть так:
- Дебет 20‑60 – Кредит 51 (оплата РСО);
- Дебет 62‑90 – Кредит 90‑20 (начисление возмещения);
- Дебет 51 – Кредит 62‑90 (получение оплаты).
Формирование акта о возмещении расходов
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. В акте указываются:
- Наименование документа: «Акт о возмещении расходов на электроэнергию».
- Номер и дата акта.
- Ссылка на договор (№ 5 между Организацией 1 и Энергосбытом).
- Период, за который производится возмещение.
- Объём потреблённой электроэнергии (кВт·ч) и стоимость по тарифу РСО.
- Подписи уполномоченных представителей и печати организаций.
Отчётность и налогообложение
Поскольку возмещение коммунальных платежей не относится к доходам, облагаемым налогом на прибыль (ст. 251 НК РФ), организация:
- не включает полученную сумму в базу по налогу на прибыль;
- может учесть свои фактические расходы на оплату электроэнергии РСО в составе расходов (ст. 252 НК РФ).
НДС не начисляется, так как операция не считается реализацией товара, работы или услуги в рамках энергоснабжения.
Полезные рекомендации
- Всегда фиксируйте показания счётчиков в присутствии представителя арендатора (или делайте фото/видеозапись) – это снижает риск споров.
- Храните первичные документы (акт снятия показаний, счёт, акт о возмещении, платёжные поручения) не менее четырёх лет.
- При изменении тарифа РСО своевременно корректируйте стоимость в счёте и акте.
- Если арендатор отказывается оплачивать возмещение, ссылайтесь на пункт договора о распределении коммунальных расходов и на Инструкцию № 1 Минжилкомхоза.
- В бухгалтерской политике организации закрепите порядок учёта возмещения коммунальных расходов, чтобы избежать разночтений при проверках.
Возмещение расходов на электроэнергию оформляется через:
- счёт на возмещение (без НДС);
- акт о возмещении расходов;
- соответствующие бухгалтерские проводки (20‑60/51, 62‑90/90‑20, 51/62‑90).
Соблюдение требований Постановления Минжилкомхоза от № 1 и Инструкции № 1 обеспечивает законность операции, минимизирует налоговые риски и упрощает взаимодействие с арендаторами или другими потребителями энергии.