Вопрос оплаты обязательных медицинских осмотров (медкомиссий) при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности является одним из самых обсуждаемых в кадровом и бухгалтерском учете․ Несмотря на кажущуюся простоту правила «работодатель платит», на практике возникают ситуации, когда работник оплачивает осмотр из собственного кармана․ В этой статье подробно разберем правовую базу, процедуру возмещения, налоговое оформление и судебную практику на 10 сентября 2026 года․

Правовая основа: кто и за что платит

Ключевым документом, регулирующим данную сферу, является Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)․

Статья 212 ТК РФ «Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда»

Часть 1 ст․ 212 ТК РФ прямо обязывает работодателя обеспечивать проведение обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров за свой счет․

Статья 213 ТК РФ «Обязательные медицинские осмотры»

Согласно ч․ 1 ст․ 213 ТК РФ, работники, заняченные на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также работники, обязанные проходить медосмотры в соответствии с федеральными законами (водители, пищевые работники, медики, педагоги и др․), проходят осмотры за счет работодателя․

Статья 266 ТК РФ «Особенности регулирования труда женщин»

Запрещается привлечение женщин к работам с вредными/опасными условиями без предварительного медосмотра за счет работодателя․

Важно: Как следует из информации ГАРАНТ․РУ и КонсультантПлюс, оплата предварительных медицинских осмотров работников за счет собственных средств работников с последующим возмещением таких расходов работодателем трудовым законодательством РФ не предусмотрена․ Правильный порядок — прямая оплата работодателем медицинской организации (по договору/счету) или выдача направления (путевки) работнику․

Ситуации, когда требуется возмещение (компенсация)

Несмотря на прямой запрет перекладывать расходы на работника, на практике встречаются случаи, когда возмещение становится необходимым:

• Прием на работу срочно: Медкомиссия не успела пройти по направлению работодателя до даты выхода приказа о приеме, и кандидат прошел её сам в частной клинике, чтобы не терять место․
• Отказ работодателя оформить направление: Нарушение процедуры со стороны компании․
• Работник уже прошел осмотр: Например, при переводе на другую должность в том же году (если срок действия предыдущего осмотра не истек, но работодатель требует новый)․
• Отказ от трудоустройства: Даже если по итогам собеседования или медосмотра трудовой договор не заключен, расходы на обязательный предварительный осмотр подлежат возмещению (позиция Роструда и судебной практики)․

Процедура возмещения расходов работнику

Если работник все же понес расходы на обязательный медосмотр, работодатель обязан их компенсировать․ Алгоритм действий:

1. Заявление работника․ Сотрудник пишет заявление о возмещении расходов с указанием реквизитов банковского счета․
2. Предоставление подтверждающих документов․ Обязательный пакет:
   • Чек/квитанция/БСО (строгой отчетности) об оплате медицинских услуг․
   • Копия направления на медосмотр (если оно было выдано позднее или работодатель отказал в выдаче — объяснительная записка)․
3. Проверка соответствия․ Кадровик/ОТС проверяет: входит ли должность в Перечень вредных факторов (Постановление ГосТруда РФ № 18 / Приказ Минтруда/Минздрав № 29н/202н), требует ли закон медосмотр для данной категории (водители — ФЗ-196, питание — СанПиН и т․д․)․
4. Бухгалтерская справка/Расчетная ведомость․ На основании документов бухгалтерия готовит расчет к выплате․
5. Срок выплаты․ Как указано в справочной информации (СПб), компенсация производится в течение 10 дней после предоставления документов (обычно вместе с ближайшей зарплатой или авансом)․

Налоговое и страховое оформление (НДФЛ, страховые взносы)

Это самый рискованный момент для бухгалтерии․ Позиция Минфина и ФНС (см․ письма Минфина, консультации БУХ․1С) следующая:

НДФЛ (Статья 217 ТК РФ, подп․ 3 п․ 1 ст․ 217 НК РФ)

Суммы, полученные работником в качестве возмещения расходов на обязательные медосмотры, не облагаются НДФЛ, если:

• Медосмотр является обязательным по ТК РФ или иным федеральным законам․
• Расходы подтверждены документами․
• Возмещение производится в пределах фактически понесенных расходов․

Внимание: Если работодатель выплачивает «на руки» сумму, превышающую чек, или компенсирует добровольный осмотр (не обязательный по закону), излишек облагается НДФЛ (13%/30%)․

Страховые взносы (Статья 422 НК РФ, ФЗ-212)

Возмещение расходов на обязательные медосмотры не подлежит облажению страховыми взносами, так как это не доход работника, а возмещение производственных затрат работодателя (п․ 11 ч․ 1 ст․ 422 НК РФ — возмещение расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей)․

Учет в налоге на прибыль (Ст․ 255, 264 НК РФ)

Расходы на медосмотры (в т․ч․ возмещенные работнику) учитываются в составе расходов на оплату труда (п․ 20 ст․ 255 НК РФ) и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль․

Бухгалтерские проводки (СПБУ, ПБУ 10/99, КСБУ)

Типовые проводки при возмещении работнику:

Дебет	Кредит	Описание
20, 23, 25, 26, 44 (в зависимости от подразделения)	70	Начислена сумма возмещения расходов на медосмотр (в составе зарплаты, но без удержания НДФЛ)
70	50 / 51	Выплачено возмещение работнику (через кассу или на карту)
68․01	70	Проводка НЕ делается (НДФЛ не удерживается)
69․01 / 69․02 / 69․03 / 69․04	70	Проводка НЕ делается (Взносы не начисляются)

Примечание: Если используется субконто «Расчеты с персоналом по возмещению расходов» по счету 76․04, проводки будут: Дт 20/26 — Кт 76․04; Дт 76․04 — Кт 51․

Судебная практика и разъяснения Роструда (2023–2026 гг․)

• Письмо Роструда от (БУХ․1С): Официально подтверждено: расходы на обязательный медосмотр возмещают даже при отказе от трудоустройства․ Кандидат, прошедший осмотр по направлению работодателя (или вынужденно самостоятельно), имеет право на компенсацию в полном объеме․
• Обзор судебной практики ВС РФ: Суды последовательно встают на сторону работников․ Если работодатель не организовал осмотр за свой счет до допуска к работе (нарушение ст․ 214 ТК РФ), он обязан возместить расходы работника (Решения АС разных округов 2024-2025 гг․)․
• Штрафы за нарушение: Допуск к работе без медосмотра влечет штрафы по ст․ 5․27․1 КоАП РФ:
  • На должностных лиц: от 15 000 до 25 000 руб․ (повторно — от 20 000 до 30 000 руб․ или дисквалификация)․
  • На юрлиц: от 110 000 до 130 000 руб․ (повторно — от 130 000 до 150 000 руб․ или приостановка деятельности до 90 суток)․

Образец заявления на возмещение

К Генеральному директору ООО «Ромашка»
от менеджера отдела продаж
Иванова Ивана Ивановича

ЗАЯВЛЕНИЕ
о возмещении расходов на прохождение предварительного медицинского осмотра

 г․

В связи с приемом на работу на должность водителя-экспедитора (приказ № 123 от ) и необходимостью прохождения обязательного предварительного медицинского осмотра в соответствии со ст․ 213 ТК РФ и ФЗ от № 196-ФЗ, я г․ самостоятельно оплатил прохождение медкомиссии в ЧУЗ «Медицинский центр «Здоровье» (Чек № 4587 от на сумму 3 500 руб․)․

Направление от работодателя на медосмотр не было выдано в срок до приема на работу․

Прошу возместить понесенные расходы в размере 3 500 (Три тысячи пятьсот) рублей 00 коп․ на банковскую карту № *  * 1234 (Сбербанк ПАО)․

Приложения:
Копия чека № 4587 от г․
Копия заключения врачебной комиссии (свидетельства 086/у) от г․

Подпись: _____________ /Иванов И․И․/

Типичные ошибки работодателей (Чек-лист для аудита)

1. Удержание НДФЛ с возмещения․ Ошибка: бухгалтерия считает это «материальной выгодой»․ Правильно: доход не образуется (п․ 3 п․ 1 ст․ 217 НК РФ)․
2. Начисление страховых взносов․ Ошибка: включение в базу взносов․ Правильно: исключено по п․ 11 ч․ 1 ст․ 422 НК РФ․
3. Отказ в возмещении при отказе в приеме на работу․ Ошибка: «договор не заключен — платить не за что»․ Правильно: обязанность оплатить медосмотр возникает в момент направления на осмотр (ст․ 64 ТК РФ, ст․ 213 ТК РФ)․
4. Возмещение «по чеку» без проверки обязательности․ Если осмотр не был обязателен для данной должности (нет вредных факторов, нет спец․ закона) — это подарок/материальная выгода → НДФЛ + Взносы․
5. Прямая оплата работодателем в кассу клиники без договора/счета․ Риск: налоговая может не признать расход обоснованным (нет первички по ст․ 252 НК РФ)․ Всегда оформляйте договор с медорганизацией․

Особенности 2026 года: электронные направления и ЕМИАС

С развитием цифровизации (ЕМИАС в Москве, ГИС «Здоровье» в регионах, проект «Электронное направление на медосмотр» ФСС/СФР) работодатели все чаще оформляют направления электронно․

• Если направление выдано электронно — работник проходит осмотр бесплатно в поликлинике по ОМС (или по ДМС/договору работодателя)․ Возмещение не требуется․
• Если работник прошел осмотр в частной клинике по электронному направлению (оплатил доп․ услуги «комфорт»/скорость) — возмещается только базовая стоимость по тарифу обязательного осмотра․ Доп․ услуги — за счет работника (НДФЛ + Взносы при выплате)․

Резюме

Возмещение медкомиссии работодателем — это не благожелательность, а прямая обязанность (ст․ 212, 213 ТК РФ)․

• Идеальный сценарий: Работодатель заключает договор с клиникой → Выдает направление → Оплачивает по счету․ Нет рисков НДФЛ/Взносов, нет бумажной волокиты․
• Штрафы за отсутствие медосмотра (ст․ 5․27․1 КоАП РФ) существенно превышают стоимость самого осмотра․

Рекомендуем зафиксировать порядок оплаты и возмещения в Локальном нормативном акте (Положении о медосмотрах / Положении о возмещении расходов), чтобы избежать споров с инспекторами ГИТ и налоговой․

---

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, ФЗ-212, разъяснений Минфина, ФНС, Роструда и судебной практики на ․ Данная информация носит справочный характер․ Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется консультация с трудовским юристом или главным бухгалтером организации․