Дата публикации:

В практике арендных отношений часто возникает вопрос о том, как правильно оформить возмещение арендодателем расходов на коммунальные услуги (электричество, вода, отопление, газ и т.д.) и как это влияет на налогообложение прибыли арендатора и арендодателя. Ниже рассмотрены основные правовые положения, способы оформления, бухгалтерский и налоговый учет, а также примеры проводок.

Правовое регулирование

Возмещение коммунальных платежей регулируется:

• Гражданским кодексом РФ (ст. 606‑625 – договор аренды);
• Налоговым кодексом РФ (гл. 25 – налог на прибыль организаций);
• Законом «О бухгалтерском учёте» (ФЗ‑402) и соответствующими ПБУ/ФСБУ;
• Налоговым кодексом в части НДС (гл. 21) и особенностями применения УСН.

Согласно ст. 611 ГК РФ арендодатель обязан предоставлять арендатору помещение в состоянии, пригодном для использования по назначению. Если в договоре аренды предусмотрено, что арендатор оплачивает коммунальные услуги самостоятельно, а арендодатель лишь возмещает ему фактически понесенные расходы, такие выплаты рассматриваются как возмещение расходов, а не как часть арендной платы.

Способы оформления возмещения коммунальных услуг

На практике применяются два основных подхода:

1. Включение коммунальных платежей в арендную плату. В договоре указывается единая сумма аренды, которая уже учитывает расходы на коммунальные услуги. В этом случае арендодатель не производит отдельных выплат, а арендатор учитывает всю сумму арендной платы как расход по налогу на прибыль (при условии, что она относится к деятельности, приносящей доход).
2. Отдельное возмещение расходов арендодателя. В договоре прописывается, что арендатор оплачивает коммунальные услуги напрямую поставщикам, а арендодатель возмещает ему фактически понесенные затраты на основании предоставленных платежных документов (счетов, квитанций, актов сверки).

Выбор способа влияет на порядок налогообложения:

• При включении в арендную плату – весь платеж считается доходом арендодателя и расходом арендатора;
• При отдельном возмещении – арендодатель получает доход только в виде арендной платы (без коммунальных), а возмещение не является доходом, а арендатор может учесть фактически понесенные расходы в составе прочих расходов.

Налог на прибыль: учет расходов арендатора

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, расходы, связанные с получением дохода, могут быть учтены в составе расходов по налогу на прибыль, если они:

• экономически обоснованы;
• документально подтверждены;
• не относятся к запрещенным статьям (п. 2 ст. 270 НК РФ).

Коммунальные платежи, оплаченные арендатором напрямую ресурсоснабжающим организациям, относятся к прочим расходам (подпункт 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ) и могут быть учтены в налоговом учете при условии:

• наличие договора аренды, в котором предусмотрено возмещение таких расходов;
• предоставление арендодателю первичных документов (счетов, актов, платежных поручений) подтверждающих факт оплаты;
• отсутствие двойного учета (т.е. арендатор не включает те же суммы в состав арендной платы).

Если арендатор получает возмещение от арендодателя, то полученная сумма не является доходом по налогу на прибыль, так как представляет собой возмещение ранее понесённых расходов (п. 1 ст. 251 НК РФ). Однако арендодатель, выплачивая такое возмещение, не может учесть его в составе расходов по налогу на прибыль, поскольку это не связано с получением дохода от своей деятельности (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДС и особенности применения УСН

С организация, находящаяся на УСН, стала плательщиком НДС по ставке 5 % (ст. 145 НК РФ). Это влияет на оформление возмещения коммунальных услуг следующим образом:

• Если арендодатель выставляет арендатору счет за коммунальные услуги с выделением НДС (5 %), то арендатор имеет право принять к вычету данный НДС при условии, что он использует приобретенные услуги для деятельности, облагаемой НДС (п. 3 ст. 171 НК РФ).
• При возмещении без выделения НДС (например, арендодатель просто возвращает фактически потраченную сумму) НДС не возникает, так как операция не считается реализацией товаров, работ, услуг.
• Важно правильно оформить первичные документы: счет-фактура должна содержать реквизиты обеих сторон, наименование услуги, сумму без НДС, ставку НДС и сумму налога.

Для организаций на УСН «доходы минус расходы» (объект налогообложения – доходы уменьшенные на расходы) возмещение коммунальных услуг, оформленное как отдельная выплата, увеличивает расходы арендатора и, соответственно, уменьшает базу по налогу на прибыль. При УСН «доходы» (объект – только доходы) такие выплаты не влияют на налог, поскольку расходы не учитываются.

Примеры бухгалтерских проводок

Сценарий А: Арендатор оплачивает коммунальные услуги напрямую, арендодатель возмещает.

• Оплата арендатором услуг ресурсоснабжающей организации:
• Дт 60 Кт 51 – оплата поставщику (без НДС).
• Дт 19 Кт 60 – принятие к вычету НДС (если счет содержит НДС).
• Получение возмещения от арендодателя:
• Дт 51 Кт 76 – получение денежных средств от арендодателя (взаиморасчеты по возмещению).
• Дт 76 Кт 91.1 – признание прочих доходов (возмещение не является доходом по налогу на прибыль, поэтому отражается в прочих доходах/расходах бухгалтерского учета, но не в налоговом учете).

Сценарий B: Коммунальные услуги включены в арендную плату.

• Начисление арендной платы (включая коммунальные):
• Дт 76 Кт 90.1 – начисление арендного дохода (включая коммунальные).
• Дт 90.3 Кт 68 – начисление НДС (5 %) с суммы арендной платы.
• Оплата арендатором:
• Дт 51 Кт 76 – поступление оплаты от арендатора.

В бухгалтерском учете арендатор в сценарии B отражает всю сумму арендной платы (включая коммунальные) в составе расходов по обычной деятельности (Дт 91.2 Кт 76), а при налогообложении прибыли учитывает только ту часть, которая относится к его экономически обоснованным расходам (коммунальные услуги, если они подтверждены документально).

Рекомендации по оформлению документооборота

1. Четко прописать в договоре аренды порядок возмещения коммунальных услуг: указывать, что возмещение производится на основании первичных документов (счетов, актов, платежных поручений) и в размере фактически понесенных расходов.
2. Сохранять все первичные документы минимум четыре года (срок хранения налоговой документации).
3. Ежеквартально сверять расходы арендатора с полученными возмещениями арендодателя, чтобы избежать двойного учета.
4. При выделении НДС в счете-фактуре использовать ставку 5 % (для плательщиков УСН с ) и правильно отражать его в книге покупок и книге продаж.
5. В бухгалтерской политике организации зафиксировать выбранный метод учета возмещения коммунальных услуг (в составе арендной платы или как отдельное возмещение) и последовательно ему следовать.

Возмещение коммунальных услуг по договору аренды может быть оформлено двумя основными способами, каждый из которых имеет свои последствия для налогообложения прибыли и НДС. Правильное документирование, четкое прописывание условий в договоре и соблюдение требований Налогового кодекса позволяют избежать налоговых рисков и обеспечить прозрачность взаимоотношений между арендодателем и арендатором. При применении УСН с НДС по ставке 5 % особое внимание следует уделять правильному выделению налога в счетах-фактурах и своевременному принятию к вычету НДС арендатором, если он использует полученные услуги для деятельности, облагаемой НДС.