С начала 2025 года вступают в силу обновлённые правила подачи уведомлений об исчисленных суммах налогов (в т.ч. по НДФЛ). Нарушение сроков подачи такого уведомления влечёт финансовые последствия, которые важно знать каждому бухгалтеру и налогоплательщику. Ниже – подробный разбор актуальной информации, взятой из открытых источников и официальных разъяснений ФНС.

Что такое уведомление по НДФЛ?

Уведомление об исчисленных суммах налогов – это электронный документ, который налогоплательщик направляет в налоговый орган для информирования о начисленных, но ещё не уплаченных налогах, авансовых платежах и страховых взносах. Для НДФЛ уведомление подаётся отдельно от расчёта 6‑НДФЛ и служит «предупреждением» о том, что в ближайший период следует ожидать уплаты налога.

Основные реквизиты уведомления:

• ИНН и КПП налогоплательщика;
• Код налога (для НДФЛ – 182);
• Период, за который исчислен налог;
• Сумма налога, подлежащая уплате;
• Дата и номер документа.

Сроки подачи уведомления по НДФЛ в 2025 году

Согласно письму ФНС России от  N БС-4-21/2873 и последующим разъяснениям, уведомление должно быть представлено не позднее дня, следующего за днём окончания отчётного периода, в котором налог был исчислен. Для квартальной отчётности это выглядит так:

1. За I квартал – не позднее 30 апреля;
2. За II квартал – не позднее 31 июля;
3. За III квартал – не позднее 31 октября;
4. За IV квартал – не позднее 31 января следующего года.

Если уведомление подано позже указанной даты, оно считается несвоевременным.

Штраф за просрочку уведомления по НДФЛ

Согласно пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ, за нарушение срока представления уведомления об исчисленных суммах налогов (в т.ч. по НДФЛ) установлен штраф в размере 200 рублей за каждый документ.

Это подтверждают следующие источники:

• ЭЛКОД: «За нарушение срока представления уведомления предусмотрен штраф 200 руб. за каждый документ»;
• Контур.Школа: «За нарушение срока подачи уведомления и за его непредставление п. 1 ст. 126 НК РФ установлен штраф в размере 200 руб.»;
• Контур.Экстерн: «За несвоевременную подачу уведомления предусмотрен штраф в размере 200 руб.»;
• Сведения от : «Формально за непредставление уведомления в срок предусмотрен штраф 200 руб. по п. 1 ст. 126 НК РФ».

Важно: штраф начисляется за каждое уведомление, а не за общую сумму налога. То есть, если организация пропустила подачу уведомления по НДФЛ за два квартала, штраф составит 200 руб. × 2 = 400 руб.

Штраф за несвоевременную сдачу расчёта 6‑НДФЛ

Помимо уведомления, налогоплательщик обязан сдавать расчёт 6‑НДФЛ. За его просрочку применяются иные санкции:

• Согласно данным от : «Размер штрафа составляет 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления расчёта и до дня фактической сдачи»;
• Минимальный штраф – 1 000 руб., максимальный – не более 30 % от суммы налога, но не менее 1 000 руб.

Таким образом, за просрочку 6‑НДФЛ штраф значительно выше, чем за уведомление.

Как избежать штрафов за уведомление по НДФЛ

Следующие практические рекомендации помогут минимизировать риск несвоевременной подачи:

1. Календарь напоминаний. Введите в корпоративный календарь даты окончания каждого квартала и добавьте напоминание за 3–5 дней до дедлайна.
2. Автоматизация. Используйте бухгалтерские программы (1С, Контур.Экстерн и др.), которые формируют уведомление автоматически после начисления налога и отправляют его в ФНС по ТКС.
3. Контроль правильности заполнения. Перед отправкой проверьте ИНН, КПП, код налога и период – ошибки в реквизитах могут привести к признанию уведомления непредставленным.
4. Подтверждение получения. После отправки уведомления сохраните извещение о введении в базу данных (или подтверждение от оператора ТКС). Это послужит доказательством timely submission в случае спора.
5. Внутренний аудит. Проводите ежемесячную сверку между начисленными суммами НДФЛ и отправленными уведомлениями.

Если уведомление всё же было отправлено с опозданием, рекомендуется как можно скорее подать его и одновременно уплатить налог, чтобы избежать начисления пени по основному налогу.

Пример из практики

ООО «Альфа» исчислило НДФЛ за II квартал 2025 года на сумму 450 000 руб. Уведомление было подготовлено , но отправлено в налоговый орган только (просрочка на 34 дня).

• Штраф за уведомление: 200 руб. (один документ).
• Пени по НДФЛ начисляются с даты, когда налог должен был быть уплачен (обычно не позже дня уплаты аванса). Если налог был уплачен вовремя, пени не начисляются.
• Если бы одновременно был пропущен расчёт 6‑НДФЛ за тот же квартал, штраф составил бы минимум 1 000 руб. за месяц просрочки.

Таким образом, даже небольшая задержка в подаче уведомления приводит к фиксированному штрафу, который легко избежать при соблюдении календарных сроков.

Своевременная подача уведомления об исчисленных суммах налогов по НДФЛ в 2025 году обязательна. За её просрочку legislatively установлен штраф в размере 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст; 126 НК РФ). Это значительно меньше, чем санкции за несвоевременную сдачу расчёта 6‑НДФЛ, но всё же представляет собой необоснованные расходы, которые легко предотвратить:

• Ведите чёткий график подачи уведомлений;
• Автоматизируйте формирование и отправку документов;
• Контролируйте корректность реквизитов и получайте подтверждение от налогового органа.
• При возникновении задержки – немедленно отправляйте уведомление и уплачивайте налог, чтобы минимизировать дополнительные пени.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов, сохранить репутацию надёжного налогоплательщика и сосредоточиться на основной деятельности бизнеса.

Информация актуальна на  года, основана на publicly available sources и официальных разъяснениях ФНС России.