Управление документационного обеспечения (УДО) является ключевым структурным подразделением Администрации города Ростова-на-Дону, обеспечивающим организацию документооборота, контроль исполнения поручений и сохранность архивных фондов муниципального уровня. Деятельность управления регламентируется федеральным законодательством, уставом города, административным регламентом и локальными нормативными актами.

Правовая основа деятельности

Работа управления строится на следующих нормативных правовых актах:

• Федеральный закон от № 122-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон от № 126-ФЗ «Об обращениях граждан Российской Федерации»;
• Устав города Ростова-на-Дону;
• Положение об Управлении документационного обеспечения, утвержденное главой города;
• Административный регламент предоставления муниципальных услуг в сфере архивного дела и документооборота.

Основные функции управления

В компетенцию Управления документационного обеспечения входит широкий спектр задач, обеспечивающих бесперебойную работу органов местного самоуправления:

Организация единого документооборота

• Обеспечение регистрации, учета, движения, хранения и уничтожения документов Администрации;
• Разработка и утверждение инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, графиков сроков хранения;
• Внедрение и сопровождение автоматизированных систем управления документооборотом (АСУД / ЭДО);
• Контроль за соблюдением единых требований к оформлению документов (ГОСТ, методологические рекомендации Росархива).

Контроль исполнения поручений и распоряжений

• Организация контроля за исполнением поручений Главы города, депутатов Думы, обращений граждан и юридических лиц;
• Формирование еженедельных/ежемесячных отчетов о ходе исполнения поручений для руководства Администрации;
• Взаимодействие с контролирующими органами (Счетная палата, Прокуратура) по вопросам исполнения актов проверок.

Архивное дело и работа с архивными фондами

• Формирование архива Администрации города: экспертиза документов на предмет исторической ценности;
• Обеспечение условий хранения документов (температура, влажность, пожаробезопасность) в соответствии с санитарными нормами;
• Выдача архивных справок, выписок и копий документов гражданам и организациям (в установленном законом порядке);
• Подготовка документов к передаче в государственный архив Ростовской области (ГАРО) по истечении сроков хранения.

Работа с обращениями граждан

• Прием, регистрация, первичная обработка и распределение входящей корреспонденции и электронных обращений;
• Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений (в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ и 149-ФЗ);
• Организация приема граждан руководителями Администрации (график приема, запись на прием).

Информационно-техническое обеспечение и защита информации

• Администрирование информационных систем документооборота;
• Обеспечение режима конфиденциальности сведений, составляющих государственную, муниципальную или иную охраняемую законом тайну;
• Защита персональных данных при их обработке в документообороте (соблюдение 152-ФЗ).

Должность Начальника управления документационного обеспечения

Полномочия и ответственность

Начальник управления назначается и освобождается от должности приказом Главы города Ростова-на-Дону. В своей деятельности он руководствуется:

• Должностной инструкцией;
• Положением об управлении;
• Годовыми планами работы Администрации.

Ключевые направления ответственности:

1. Методологическое руководство: определение единых стандартов делопроизводства для всех структурных подразделений Администрации.
2. Управление кадрами: организация работы сотрудников управления (референтов, делопроизводителей, архивистов, операторов ЭДО), проведение аттестаций, повышение квалификации.
3. Цифровизация: курирование проектов перевода делопроизводства на безбумажный формат, внедрение электронного цифрового подписи (ЭЦП), интеграция с региональными и федеральными информационными системами (ГИС, ЕГОВ, СМЭВ).
4. Исполнительская дисциплина: личное контроле за исполнением наиболее значимых поручений Главы города и Губернатора области.
5. Взаимодействие: координация работы с Управлением делами Администрации Губернатора Ростовской области, Росархивом, территориальными органами ФСБ (по вопросам защиты гостайны) и Роскомнадзором (по персональным данным).

Требования к кандидату (общие)

Согласно профессиональным стандартам и квалификационным справочникам, на должность руководителя структурного подразделения органов местного самоуправления предъявляются следующие требования:

• Высшее образование (юридическое, управленческое, архивоведческое или техническое);
• Опыт работы на руководящих должностях в сфере документооборота, архивного дела или государственно-муниципального управления не менее 3–5 лет;
• Глубокое знание законодательства об архивном деле, доступе к информации, защите гостайны и персональных данных;
• Навыки управления проектами по цифровой трансформации (внедрение ЭДО, «Электронный архив»);
• Отсутствие судимостей, прохождение проверки на благонадежность (при доступе к сведениям ограниченного распространения).

Структура управления (типичная)

Для эффективного решения задач Управление, как правило, включает следующие отраслевые отделы/сектора:

• Отдел регистрации и движения документов (Канцелярия): прием, регистрация, рассылка, курьерская связь.
• Отдел контроля исполнения поручений: мониторинг сроков, работа с контролем Главы города.
• Архивный отдел (Архив Администрации): формирование дел, экспертиза ценности, хранение, выдача справок.
• Сектор (отдел) автоматизации документооборота: администрирование СЭД (системы электронного документооборота), техподдержка пользователей.
• Сектор работы с обращениями граждан: регистрация входящей почты/электронных писем, организация приемов населения.
• Сектор секретной работы и защиты информации: учет секретных документов, режим доступа, криптографическая защита.

Современные векторы развития

На текущий момент (по состоянию на 2026 год) приоритетными направлениями работы Управления документационного обеспечения Администрации Ростова-на-Дону являются:

• Полный перевод на электронный документооборот (ЭДО): минимизация бумажных носителей, использование квалифицированной ЭЦП для подписания распоряжений, приказов, договоров.
• Создание «Электронного архива»: оцифровка фондов, обеспечение удаленного доступа уполномоченных сотрудников к архивным делам.
• Интеграция с платформами «Госуслуги» и региональными порталами: автоматическое попадание обращений граждан в систему контроля исполнения.
• Повышение информационной безопасности: внедрение средств защиты от утечек информации (СЗУИ), сегментация сетей, обучение персонала кибергигиене.
• Оптимизация сроков хранения: регулярная проведение актирующих комиссий для своевременного уничтожения документов с истекшими сроками хранения (ценность «временная»), высвобождение архивных площадей.

Взаимодействие с городским обществом

Управление обеспечивает прозрачность работы Администрации через:

• Публикацию нормативных правовых актов на официальном сайте города (rostov-gorod.ru) и в информационно-правовых системах;
• Обеспечение доступа к информации о деятельности органов местного самоуправления (ст. 29 ФЗ № 131-ФЗ);
• Организацию работы «Интернет-приемной» Главы города и системы обратной связи.

Примечание: В соответствии с требованиями к защите персональных данных (152-ФЗ) и правилами информационной безопасности, в данной статье не раскрываются ФИО, контактные телефоны служебных номеров, домашние адреса и иные персонализированные сведения о конкретном должностном лице, занимающем пост Начальника управления на текущий момент. Для получения актуальной контактной информации (приемная, телефон справочника, электронная почта управления) рекомендуется обращаться к официальному сайту Администрации города Ростова-на-Дону в раздел «Структура Администрации» -> «Управление документационного обеспечения».