Управление архивной службы Санкт-Петербурга является ключевым органом исполнительной власти субъекта РФ, осуществляющим правовое регулирование, организацию и контроль в сфере архивного дела и делопроизводства на территории города. Деятельность управления направлена на сохранение документального наследия, обеспечение доступности архивной информации для граждан и организаций, а также внедрение современных цифровых технологий в архивную практику.

Основные направления деятельности

В соответствии с действующим законодательством и уставом, Управление решает следующие стратегические задачи:

• Государственное управление архивным делом: реализация государственной политики в сфере сохранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах города.
• Методологическое руководство: координация работы архивных учреждений Санкт-Петербурга, разработка и утверждение нормативных методических документов по вопросам делопроизводства, экспертизы документов, сроков хранения и порядка их уничтожения.
• Обеспечение прав граждан: организация работы по предоставлению архивных справок, выписок и копий документов, подтверждающих правовые интересы физических и юридических лиц (стаж, зарплата, награждения, репрессии и др.).
• Контроль и надзор: проведение проверок состояния делопроизводства и сохранности документов в органах местного самоуправления, государственных учреждениях и организациях города.
• Цифровизация и внедрение ИТ: развитие электронных информационных ресурсов, создание единых баз данных, перевод фондов на электронные носители для дистанционного доступа.

Структура архивной сети города

Архивная сеть Санкт-Петербурга представляет собой разветвленную систему, подведомственную или координируемую Управлением. Ключевые звенья включают:

1. Государственные архивы: Центральный государственный архив Санкт-Петербурга (ЦГА СПб), Государственный архив Санкт-Петербурга (ГА СПб), специализированные архивы (литературно-мемориальные, кинофотодокументов, звукозаписей и др.).
2. Муниципальные архивы: архивы администраций районов и муниципальных образований, обеспечивающие сохранность документов местного значения.
3. Ведомственные архивы: архивы министерств, комитетов и учреждений города, формируемые в процессе их деятельности.

Цифровая трансформация: сервис «Архип»

Важным этапом модернизации взаимодействия с пользователями стал запуск цифровых сервисов. В мае 2026 года для жителей Петербурга был представлен чат-бот архивной службы — «Архип». Данный инструмент реализован на платформе популярных мессенджеров и официального портала Управления.

Функционал чат-бота «Архип»

• Навигация по фондам: помощь в определении необходимого архива и фонда для поиска документа.
• Подача запросов: возможность оформить электронный запрос на архивную справку или выписку без личного визита.
• Отслеживание статуса: информирование о стадии готовности справки (принят, в работе, готов, отправлен).
• Справочная информация: режим работы читальных залов, контакты архивов, перечень необходимых документов для обращения, тарифы на платные услуги.
• Запись в читальный зал: онлайн-бронирование рабочего места для работы с оригиналами документов.

Внедрение «Архипа» значительно снизило нагрузку на телефонные линии и окна приема посетителей, ускорило процесс консультирования и сделало архивные услуги более доступными для людей с ограниченными возможностями здоровья, пожилых граждан и жителей удаленных районов города.

Порядок обращения за архивной помощью

Гражданам и организациям доступно несколько способов обращения в Управление и подведомственные архивы:

1. Электронный приемная (Госуслуги / Портал администрации СПб): подача заявления на предоставление государственной услуги в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или учетной записи ЕСИА.
2. Чат-бот «Архип»: для первичной консультации и подачи упрощенных запросов.
3. Почтовое обращение: направление письменного запроса на юридический адрес Управления или конкретного архива (персональные данные отправителя в переписке защищены в соответствии с законодательством).
4. Личный визит: работа в читальных залах по предварительной записи. При посещении необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность.

Защита персональных данных и режим доступа

Управление архивной службы обеспечивает строгое соблюдение законодательства о персональных данных при обработке архивных документов. Доступ к документам, содержащим сведения, составляющие тайну частной жизни, личную и семейную тайну, предоставляется в порядке, установленном Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22). Обычно это требует представления документов, подтверждающих родственные отношения или законные интересы запрашивающего лица, либо истечения установленных законом сроков ограничения доступа (75 лет со дня создания документа).

Перспективы развития

Стратегия развития архивной службы Санкт-Петербурга на ближайшие годы включает:

• Массовую оцифровку фондов с приоритетом наиболее востребованных и изнашиваемых документов.
• Создание единого городского архивного информационно-справочного ресурса с полнотекстовым поиском.
• Развитие компетенций архивистов в области цифрового курирования и кибербезопасности.
• Расширение перечня государственных услуг, предоставляемых в электронном виде в режиме «жизненных ситуаций».

---

Управление архивной службы Санкт-Петербурга продолжает работу по сохранению исторической памяти города и обеспечению правовых гарантий граждан через прозрачные и технологичные архивные услуги. Для получения актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: порталу администрации Санкт-Петербурга и ресурсам Управления.