Смерть сотрудника — это исключительная ситуация в кадровом и бухгалтерском учете, которая требует строгого соблюдения специальных правил налогообложения и порядка выплат. Главный вопрос, который возникает у бухгалтеров и работодателей: подлежит ли удержанию НДФЛ с сумм, выплачиваемых родственникам умершего работника?

Краткий ответ: Нет, НДФЛ не удерживается ни с одной из выплат, производимых родственникам (наследникам) умершего сотрудника. Однако существуют важные нюансы по страховым взносам и порядку расчетов за периоды, предшествовавшие смерти. Ниже подробный разбор нормативной базы, процедуры и «подводных камней» (в т.ч. в 1С:ЗУП 3.1).

Нормативная правовая база

Порядок выплат и налогообложения регулируется следующими актами:

• Статья 140 ТК РФ — сроки и порядок выплаты причитающихся сумм при увольнении (в т.ч. п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, смерть работника).
• Статья 217 НК РФ (п. 28) — доходы в виде выплат, причитавшихся умершему работнику и выплаченных его наследникам, не облагаются налогом (не включаются в налоговую базу по НДФЛ).
• Федеральный закон от № 212-ФЗ (ст. 20.1, 20.2, 422) — правила исчисления страховых взносов.
• Письма Минфина России (например, от № 03-04-06/54907, от № 03-04-06/57202) — разъяснения по применению п. 28 ст. 217 НК РФ.

Обложение НДФЛ: полное освобождение

Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, все суммы, причитавшиеся умершему работнику и выплаченные его родственникам (наследникам), не облагаются НДФЛ. Это правило распространяется на:

• Заработную плату за отработанное время (в т.ч. за неполный месяц).
• Компенсацию за неиспользованный отпуск.
• Выходное пособие (если предусмотрено коллективным договором/локальным актом, хотя по общему правилу при смерти оно не выплачивается, так как инициатором расторжения не является работодатель).
• Премии, надбавки и иные стимуляционные выплаты, заработанные при жизни.
• Пособие на погребение (выплачиваемое работодателем, если это предусмотрено локальным актом, прим.: с пособие на погребение выплачивает СФР, обязанность работодателя устранена, но если компания выплачивает его добровольно — также без НДФЛ).

Важно: Освобождение от НДФЛ действует независимо от того, когда именно начислены эти суммы: при жизни работника (но не выплаченные) или после смерти (расчеты с наследниками). Ключевой момент — получатель дохода (наследник/родственник) и основание (смерть работника).

Страховые взносы: зависит от даты начисления

В отличие от НДФЛ, страховые взносы (пENSIONные, медицинские, социальные по единому тарифу и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев) могут подлежать исчислению. Правило простое: смотрим на дату начисления (принятия к учету расходов/доходов), а не на дату выплаты.

Период начисления	Страховые взносы по единому тарифу (пенс./мед./соц.)	Взносы по несчастным случаям
Начислено ДО даты смерти (при жизни работника)	ОБЛАГАЮТСЯ	ОБЛАГАЮТСЯ
Начислено ДАТОЙ СМЕРТИ или ПОСЛЕ (расчеты с наследниками)	НЕ ОБЛАГАЮТСЯ (п. 11 ст. 422, п. 1 ст. 20.2 Закона № 212-ФЗ)	НЕ ОБЛАГАЮТСЯ (п. 2 ст. 20.1 Закона № 212-ФЗ)

Порядок и сроки выплат родственникам (ст. 140 ТК РФ)

1. Срок обращения: Родственники (наследники) должны обратиться с заявлением и документами в течение 4 месяцев со дня смерти работника.
2. Дата увольнения: В приказе указывается дата смерти работника (не дата приказа, не дата обращения родственников).
3. Срок выплаты: Работодатель обязан выдать суммы в течение 7 календарных дней со дня подачи документов родственниками.
4. Документы для выплаты: Заявление, свидетельство о смерти, документ, удостоверяющий личность получателя, документ, подтверждающий родственные отношения (или свидетельство о праве на наследство).

Особенности оформления в 1С:ЗУП 3.1 (на основе типовых алгоритмов)

Программа 1С:ЗУП 3.1 имеет специфическую логику работы с документом «Увольнение» по основанию «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ».

Как работает типовой документ «Увольнение»:

• При выборе основания «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» вкладки «НДФЛ» и «Взносы» в документе не отображаются.
• Документ не создает записей в регистрах «Учет доходов для исчисления НДФЛ» и «Учет доходов для исчисления страховых взносов».
• Это означает, что программа считает: все выплаты в этом документе — не облагаются ни НДФЛ, ни взносами.

Критическая ошибка типового алгоритма (зарегистрированная в 1С):

Документ «Увольнение» работает корректно только в двух случаях:

1. В месяце увольнения работнику не был выплачен аванс.
2. Увольнение регистрируется в том же месяце, что и выплата аванса (после выплаты аванса).

Проблема: Если работник умер, а зарплата (аванс) за предыдущий месяц не была выплачена при жизни, и увольнение оформляют в следующем месяце, типовой документ «Увольнение» не рассчитает НДФЛ и взносы с аванса/зарплаты за прошлый месяц.

В бухучете это приведет к тому, что:

• НДФЛ с аванса (который облагается, так как начислен при жизни) не будет отражен в регистре учета НДФЛ.
• Страховые взносы с этой суммы не будут исчислены.
• Появится недоимка по НДФЛ и взносам.

Правильный алгоритм действий в 1С:ЗУП 3.1 для сложных случаев:

Если есть невыплаченная зарплата/аванс за прошлые периоды (начисленные при жизни):

1. Не рассчитывайте их в документе «Увольнение».
2. Оформите документ «Начисление зарплаты и взносов» за прошлый период (месяц начисления); В нем НДФЛ и взносы рассчитаются корректно (так как начисление было при жизни).
3. Для сумм, начисляемых посмертно (компенсация за отпуск, зарплата за дни текущего месяца до даты смерти), создайте отдельное начисление с видом «Необлагаемое» (или используйте настройку «Не облагать НДФЛ/взносами» в карточке начисления), чтобы исключить их из базы взносов и НДФЛ.
4. Затем оформите документ «Увольнение» (он занулит задолженность перед сотрудником, но не будет пересчитывать налоги/взносы).

Пособие на погребение: изменения с 2025 года

До работодатель был обязан выплачивать пособие на погребение (если иное не предусмотрено договором), и оно не облагалось НДФЛ (п. 7 ст. 217 НК РФ) и взносами.

С года (ФЗ от № 632-ФЗ) обязанность по выплате пособия на погребение перешла к Социальному фонду России (СФР). Работодатель больше не выплачивает его за свой счет. Если компания решает выплатить дополнительное пособие добровольно (по локальному акту) — оно облагается взносами (как материальная помощь до 4000 руб. в год налогом не облагается, взносы — полностью).

Отчетность: ЕФС-1 и 6-НДФЛ

• ЕФС-1 (СЗВ-ТД): Сдается с датой прекращения работы = дата смерти. Основание: «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ». Суммы, не облагаемые взносами (начисленные датой смерти/посмертно), в раздел 3 ЕФС-1 не попадают (или попадают с кодом вида дохода, не облагаемого взносами). Суммы, начисленные при жизни — отражаются стандартным образом.
• 6-НДФЛ: Доходы, выплаченные наследникам (не облагаемые по п. 28 ст. 217 НК РФ), не отражаются в справке 6-НДФЛ (ни в разделе 1, ни в разделе 2). Они не являются доходами налогоплательщика (работника) за текущий год.
• 2-НДФЛ (справка для наследника): Работодатель не выдает справку 2-НДФЛ родственникам умершего. Налоговый агент (работодатель) не формирует доход для физлица-наследника.

Резюме: чек-лист для бухгалтера

1. НДФЛ: Со всех выплат родственникам умершего — 0% (п. 28 ст. 217 НК РФ). Не удерживаем, не отражаем в 6-НДФЛ.
2. Взносы: Разделяем по дате начисления.
   • Начислено при жизни (аванс, зарплата за прошлый месяц) — взносы есть.
   • Начислено датой смерти или посмертно (компенсация отпуска, зарплата за неполный месяц смерти) — взносов нет.
3. 1С:ЗУП 3.1: Проверяйте, не «съедает» ли документ «Увольнение» налоги/взносы с зарплаты за прошлые периоды. При необходимости — ручной документ «Начисление зарплаты и взносов» + настройка необлагаемых начислений для посмертных выплат.
4. Сроки: Выплата в течение 7 дней после обращения родственников (в течение 4 месяцев со смерти).
5. Приказ: Дата увольнения = Дата смерти. Основание = п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Удержание НДФЛ с компенсаций и иных выплат родственникам умершего работника не производится. Это прямое требование Налогового кодекса (п. 28 ст. 217 НК РФ), подтвержденное практикой Минфина и ФНС. Главная сложность на практике заключается не в ставке НДФЛ, а в правильном разделении базы по страховым взносам (в зависимости от даты начисления) и в корректном отражении операций в программах автоматизированного учета (1С:ЗУП), где типовой алгоритм документа «Увольнение» часто требует ручной корректировки для предыдущих периодов.