Учет транспортных расходов сотрудников — одна из самых частых причин замечаний при проверках казначейства и аудита. Главная сложность заключается в необходимости правильно увязать Код вида расходов (КВР) и Классификацию операций по статье расходов (КОСГУ) в зависимости от способа оплаты (покупка учреждением или возмещение сотруднику) и цели поездки (командировка, обучение, ежедневные разъезды).

В статье разбираем актуальные подходы на 2024–2026 годы, основанные на Постановлении Минфина РФ от № 236н (в ред. от 2025 г.), разъяснениях ФКР, а также готовых решениях КонсультантПлюс и ГАРАНТ.

Фундаментальный принцип: кто покупает билет?

Выбор кодов КОСГУ и КВР критически зависит от того, кто является плательщиком за транспортную услугу:

• Сценарий А: Учреждение самостоятельно приобретает билеты (авиа, ж/д, автобус) у перевозчика или через агентство.
• Сценарий Б: Сотрудник покупает билет за свой счет, а учреждение возмещает (компенсирует) расходы на основании предоставленных проездных документов.

Этот момент подчеркивается во всех методических материалах (КонсультантПлюс, Аскон, ГАРАНТ): «Выбор КВР будет зависеть от того, самостоятельно учреждение приобретает билеты или компенсирует (возмещает) сотруднику транспортные расходы».

Сценарий А: Учреждение покупает билеты самостоятельно

Если договор с перевозчиком заключен от имени учреждения, расходы классифицируются как закупка товаров, работ, услуг для обеспечения деятельности.

Коды для командировок и служебных разъездов:

Важно: На подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ относятся расходы на приобретение транспортных услуг, в т.ч. провозная плата по договорам перевозки пассажиров и багажа (КонсультантПлюс).

Сценарий Б: Возмещение расходов сотруднику (компенсация)

Здесь возникает больше всего споров. Если сотрудник предъявляет билеты/чеки и получает деньги обратно (или на карту), это не закупка услуги, а выплата персоналу.

Командировочные расходы (проезд к месту командировки)

Согласно актуальной практике (Энциклопедия решений ГАРАНТ, октябрь 2025; КонсультантПлюс 2026):

• КВР: 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» (для штатных сотрудников).
• КОСГУ: Подстатья 226 «Прочие работы, услуги».

«Возмещение командировочных расходов… относится на КВР 112 и подстатью 226 КОСГУ согласно прямым нормам Порядков» (КонсультантПлюс, 2021, актуально на 2026 г;).

Нюанс для внештатников/внешних совместителей: Если возмещаются расходы лица, не являющегося работником учреждения (ГПХ, граждане, задействованные по договорам), используется КВР 244 в увязке с КОСГУ 226.

Проезд к месту учебы (обучение, повышение квалификации)

Для бюджетных образовательных учреждений и направляющих сотрудников на обучение:

• КВР: 112 «Иные выплаты персоналу…»
• КОСГУ: Подстатья 226 «Прочие работы, услуги»

Позиция Аскон и ГАРАНТ: «Выбор статьи КОСГУ для отражения расходов на оплату проезда работника к месту обучения и обратно зависит от того… компенсирует (возмещает) сотруднику транспортные расходы» — в случае возмещения это 226 КОСГУ и 112 КВР.

Ежедневные разъезды по работе (водители, курьеры, выездные бригады)

Если учреждение не выдает проездные билеты заранее, а возмещает фактические затраты на проезд в городском/пригородном транспорте:

• КВР: 112 (для штатных) или 122 «Иные выплаты…» (в зависимости от категории персонала, чаще 112).
• КОСГУ: Подстатья 222 «Транспортные услуги».

Разъяснение КонсультантПлюс (Екатеринбург): «Возмещение затрат на проездных документах следует отражать по подстатье 222 Транспортные услуги КОСГУ в увязке с КВР 122 Иные выплаты персоналу учреждений…». Примечание: для основного персонала чаще применяют КВР 112, но логика КОСГУ 222 сохраняется, так как возмещается стоимость конкретной транспортной услуги.

Использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещение расходов на ГСМ и износ (по нормам или по чекам):

• КВР: 112
• КОСГУ: Подстатья 226 «Прочие работы, услуги» (как компенсация затрат) или 224 «Товары» (если оплачивается строго объем ГСМ по чекам как закупка товара, но чаще применяют 226).

Рекомендуется единообразно использовать КОСГУ 226 / КВР 112 для всех видов возмещения командировочных и разъездных расходов сотрудникам, чтобы избежать раздробленности аналитики.

Сводная таблица для быстрого выбора (2024–2026 гг.)

* По разъездам существует дискуссия: часть экспертов (КонсультантПлюс) указывает на 222 КОСГУ, так как возмещается тариф перевозчика. Однако для единообразия с командировками многие учреждения переводят и разъезды на 226 КОСГУ. Официальных прецедентов штрафов за 226 при разъездах нет, за 222, вопросы казначейства возможны, если нет договора с перевозчиком. Рекомендуется зафиксировать выбор в Учетной политике.

Документальное оформление: без бумаг — нет расхода

Независимо от кодов, возмещение возможно только при наличии пакета документов:

1. Приказ/Распоряжение о направлении в командировку / на обучение / о служебных разъездах (с указанием вида транспорта).
2. Авансовый отчет (если выдавались авансовые) или Заявление на возмещение.
3. Первичные документы, подтверждающие расходы:
   • Билеты (авиа, ж/д, автобус) с указанием ФИО пассажира, маршрута, даты, стоимости.
   • Посадные талоны (для авиа — обязательно для подтверждения факта полета).
   • Чеки на оплату такси (с реквизитами перевозчика, ИНН, фискальным признаком).
   • Чеки на заправку ГСМ (для личного авто) + маршрутный лист + расчет расхода по нормам.
   • Чеки на оплату проезда по платным дорогам.
4. Справка о доходах и удержанном НДФЛ (если возмещение превышает нормы/суточные) — налоговый агент обязан удержать НДФЛ с суммы, превышающей необлагаемые лимиты (суточные, нормы проезда).

Типичные ошибки и риски проверок

• Ошибка 1: Отражение возмещения билетов сотрудника по КОСГУ 222 / КВР 242.
  Риск: Казначейство расценит это как фиктивную закупку услуги (договора с перевозчиком нет, плательщик — физлицо). Нарушение бюджетного классификатора.
• Ошибка 2: Использование КВР 242 для возмещения расходов штатному сотруднику.
  Риск: КВР 242 предназначен для оплаты услуг сторонним организациям/ИП, а не для выплат персоналу. Правильный КВР, 112.
• Ошибка 3: Отсутствие приказа о направлении в командировку/разъезды.
  Риск: Расходы признаются нецелевыми, подлежат возврату в бюджет.
• Ошибка 4: Возмещение такси без обоснования необходимости (нет справки о неработающем транспорте, срочности, переноске грузов).
  Риск: Расходы не признаются экономически обоснованными (ст. 216 НК РФ, для казенных — ПБУ/стандарты госсектора).

Особенности 2025–2026 годов: электронные билеты и сервисы

С развитием агрегаторов (Яндекс.Такси, СитиМобил, РЖД Пассажирам, Авиасейлс) и корпоративных карт:

• Если учреждение оплачивает через корпоративный личный кабинет/карту напрямую агрегатору/перевозчику — КОСГУ 222, КВР 242.
• Если сотрудник оплатил из личного кошелька в приложении, а учреждение переводит деньги на карту сотрудника — КОСГУ 226, КВР 112.
• Электронные билеты (PDF, QR-коды) и фискальные чеки из приложений полностью равнозначны бумажным для бухгалтерии и налоговой (ФЗ-54).

Правильный учет возмещения проездных расходов строится на ответе на один вопрос: «Кто заключил договор перевозки и кто расплатился с перевозчиком?».

Алгоритм действий:

1. Определить основу поездки (приказ о командировке, обучении, разъездах).
2. Установить способ оплаты: учреждение (договор/корп. карта) или сотрудник (возмещение).
3. Подобрать коды:
   • Оплата учреждением → КОСГУ 222 / КВР 242 (проезд), КОСГУ 224/226 / КВР 242 (ГСМ/дороги).
   • Возмещение сотруднику (штатный) → КОСГУ 226 / КВР 112 (универсально для командировок, обучения, личного авто, такси).
   • Возмещение разъездов на общ. транспорте → КОСГУ 222 (или 226) / КВР 112 (зафиксировать в Учетной политике).
   • Внештатники → КОСГУ 226 / КВР 244.
4. Собрать полный пакет первички (билеты, чеки, посадочные, маршрутные листы).
5. Рассчитать НДФЛ (если сумма возмещения проезда/суточных превышает необлагаемые нормы).
6. Оформить проводки и отразить в отчетности (0504801, 0504802, 1011000 и др.).

Соблюдение данной логики позволяет пройти проверки казначейства, СЧФ и аудиторов без замечаний по классификации расходов. Рекомендуется ежегодно сверять применяемые коды с актуальными реестрами КОСГУ и КВР (Приказы Минфина) и разъяснениями ФКР.

Статья подготовлена на основе нормативных актов (Постановление Минфина РФ № 236н), разъяснений Федерального казначейства, материалов систем КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Аскон (статус на ). Данная информация носит справочный характер. Для принятия решения в конкретной ситуации рекомендуется обратиться к главному бухгалтеру учреждения и методисту казначейства.