Эффективная работа приемной комиссии любого образовательного учреждения — вуза, колледжа или техникума, невозможна без слаженного взаимодействия всех ее членов. Ключевую операционную роль в этом процессе играет технический персонал (часто называемый техническим секретариатом или техническими секретарями). Именно этот специалисты обеспечивают документооборот, IT-поддержку, прием абитуриентов и соблюдение процедурных сроков.

Нормативно-правовая база формирования штата

Деятельность приемной комиссии и ее технического персонала регулируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (№ 273-ФЗ) — базовые принципы приема обучающихся;
• Порядок приема для обучения по образовательным программам высшего/среднего профессионального образования (Постановления Правительства РФ).
• Локальные нормативные акты (ЛНА) образовательной организации:
  • Положение о приемной комиссии;
  • Должностные инструкции технического персонала (технических секретарей);
  • Приказ ректора/директора об утверждении состава приемной комиссии и технического персонала.

Согласно типовым положениям и практике (например, п. 2.9 типового положения), технический персонал утверждается приказом руководителя организации (ректора/директора) из числа работников организации и ее филиалов не позднее чем за месяц до начала приема документов. Это позволяет провести необходимую инструктаж и обучение перед стартом приемной кампании.

Состав и структура технического персонала

В структуре приемной комиссии выделяют руководящий состав и исполнительский (технический):

1. Председатель приемной комиссии (обычно ректор или проректор), несет общую ответственность.
2. Ответственный секретарь приемной комиссии — организатор работы комиссии и делопроизводства, назначается из числа преподавателей/управленцев.
3. Заместители председателя / Члены комиссии (проректоры, деканы, зав. кафедрами), принимают решения по спорным вопросам, зачислению, переводам.
4. Технический персонал (Технические секретари) — исполнительский звено, обеспечивающее рутину и IT-процессы.

Важно: Должностная инструкция технического секретаря разработана в соответствии с ТК РФ и закрепляет функции, ответственность и разграничение зон контроля между специалистами.

Основные функции и обязанности технического персонала

Сфера задач технического секретариата охватывает весь цикл приемной кампании: от информационной кампании до выпуска приказов о зачислении.

Подготовительный этап (за 1–2 месяца до старта)

• Подготовка нормативных документов, проектов приказов директора/ректора, касающихся работы приемной комиссии;
• Разработка и модификация программного обеспечения подсистемы «Приемная комиссия» (АИС «Прием»), ее техническая поддержка в филиалах.
• Организация информационно-рекламной работы: публикация объявлений в СМИ, на сайте, в соцсетях, на информационных стендах.
• Определение режима работы приемной комиссии и служб, обеспечивающих проведение приема.
• Распределение обязанностей между членами приемной комиссии и техническими секретарями.

Этап приема документов (основной период)

В ходе приемной кампании сотрудник технического секретариата выполняет следующие действия:

• Прием абитуриентов (доверенных лиц): идентификация по документу, удостоверяющему личность; проверка полномочий доверенных лиц.
• Консультирование: разъяснение правил приема, порядка подачи документов, сроков вступительных испытаний (ЕГЭ, внутренние экзамены), перечня необходимых документов.
• Работа с документами: прием оригиналов и копий документов об образовании, паспортов, СНИЛС, фото, медицинских справок (по форме 086/у и др.), документов, дающих право на льготы/квоты/целевое обучение.
• Ввод данных в АИС: регистрация заявлений, сканирование и прикрепление электронных копий документов к личному делу абитуриента.
• Контроль сроков: отслеживание дедлайнов подачи оригинатов документов об образовании (для зачисления по результатам ЕГЭ).

Этап вступительных испытаний и зачисления

• Обеспечение проведения вступительных испытаний (формирование списков залов, рассадка, печать бланков, обеспечение видеонаблюдения).
• Внесение результатов вступительных испытаний в информационную систему.
• Формирование конкурсных списков (рейтинговых ведомостей) по направлениям подготовки/специальностям.
• Подготовка проектов приказов о зачислении, об отказе в зачислении, об отчислении от списков поданных заявлений.
• Работа с согласиями на зачисление (подача, отзыв, учет приоритетов).

Делаопроизводство и архивирование

• Ведение журнала регистрации входящих/исходящих документов приемной комиссии.
• Формирование личных дел поступающих (после приказа о зачислении).
• Передача документов в архив или в отделы учебной работы факультетов в установленные сроки.

Особенности работы с информационными системами (АИС «Прием»)

Современный технический персонал должен владеть навыками работы с автоматизированными информационными системами:

• ФИС ЕГЭ / ФИС ГИА (взаимодействие с федеральными базами для верификации результатов).
• Региональные/корпоративные АИС приема (например, модули «Приемная комиссия» в системах типа 1С:ХроноГраф, АСУ ВУЗ, Moodle и др.).
• Личный кабинет абитуриента (на сайте вуза / ЕПГУ / Госуслуги) — модерация заявлений, поданных дистанционно.

В установленные сроки становятся доступными все функции приемной комиссии в АИС. Вне приемной кампании доступен, как правило, только просмотр персональных данных абитуриентов (в рамках закона о персональных данных) и изменение сроков работы комиссии на будущий год.

Требования к квалификации и компетенциям

Хотя технический персонал часто нанимается из числа действующих сотрудников университета (административно-хозяйственный персонал — АХП, лаборанты, библиотекари, специалисты отделов учебной работы), к ним предъявляются специфические требования:

• Знание нормативной базы: Постановления Правительства РФ о приеме, Приказ Минобрнауки о порядке зачисления, локальные акты вуза.
• Навыки делопроизводства: грамотное оформление заявлений, протоколов, ведомостей, приказов.
• Цифровая грамотность: уверенное владение АИС, сканерами, МФУ, электронной подписью (ЭП/КЭП) для подписания приказов.
• Коммуникативные навыки: умение находить общий язык с абитуриентами и родителями, разрешать конфликтные ситуации, работать в условиях высокой нагрузки и стресса.
• Ответственность и внимательность: ошибка в вводе баллов ЕГЭ или пропуск срока подачи оригинала может стоить абитуриенту места и вузу — судебных исков.
• Знание правил безопасности и охраны труда: инструктажи по ПБ, охране труда, работе с ПЭВМ.

Организация рабочего процесса и режим работы

Режим работы приемной комиссии (график приема посетителей, приема документов по почте/ЭДО, работы колл-центра) устанавливается председателем приемной комиссии. Технический персонал обеспечивает соблюдение этого режима.

Работу приемной комиссии и делопроизводство, а также личный прием поступающих и их родителей (законных представителей) организует ответственный секретарь; Технические секретари подчиняются ответственному секретарю по вопросам организации труда и исполнения поручений.

Ответственность технического персонала

Сотрудники технического секретариата несут ответственность в соответствии с:

• Дисциплинарной (ст. 192 ТК РФ) — за неисполнение или недобросовестное исполнение трудовых обязанностей (опоздания, ошибки в документах, нарушение режима).
• Материальной (ст. 238 ТК РФ) — за ущерб, причиненный организации (порча оборудования, утеря документов).
• Административной (КоАП РФ) — за нарушение законодательства о персональных данных (ст. 13.11 КоАП РФ), нарушение правил приема (в редких случаях).
• Уголовной (УК РФ) — за злоупотребление служебным положением (ст. 285 УК РФ), подделку документов (ст. 327 УК РФ), незаконное получение/раскрытие сведений, составляющих личную тайну (ст. 137 УК РФ).

Обучение и допуск к работе

Перед началом приемной кампании все члены комиссии, включая технический персонал, проходят:

1. Вводный инструктаж по охране труда.
2. Инструктаж по вопросам приема: изучение актуального Положения о приеме, Приказа о приеме текущего года, инструкций по работе в АИС.
3. Проверку знаний (устное опросление или тестирование) по правилам приема и работе с программным обеспечением.
4. Оформление допуска к работе с персональными данными (подписание обязательств о неразглашении, назначение ответственных за обработку ПДн приказом руководителя).

Взаимодействие с предметными экзаменационными комиссиями (ПЭК)

Технический персонал приемной комиссии координирует работу с ПЭК (если предусмотрены внутренние вступительные испытания — творческие, профильные):

• Передача в ПЭК списков допущенных к испытаниям абитуриентов.
• Обеспечение ПЭК бланками протоколов, оценочными средствами, техническими средствами (видеокамеры, компьютеры).
• Прием от ПЭК протоколов с результатами, их сканирование и загрузка в АИС.

Составы ПЭК утверждаются также не позднее чем за месяц до начала вступительных испытаний, что требует синхронизации сроков работы технического секретариата приемной комиссии и секретарей ПЭК.

Технический персонал приемной комиссии — это операционное ядро приемной кампании. От их профессионализма, внимательности и владения цифровыми инструментами зависит законность зачисления, соблюдение прав абитуриентов, репутация учебного заведения и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов (Рособрнадзор, Прокуратура).

Грамотная организация их работы, это: своевременное утверждение штата, четкие должностные инструкции, качественное предварительное обучение, обеспечение необходимым техническим оснащением (сканеры, принтеры, второй монитор, стабильный интернет, доступ к ФИС/АИС) и создание условий для работы в режиме высокой нагрузки (питьевая вода, вентиляция, места для отдыха в перерывах). Инвестиции в подготовку технического секретариата — это прямые инвестиции в качество набора и юридическую безопасность вуза.