В бухгалтерском и налоговом учёте понятие «сумма расходов на выплату в пользу физических лиц» играет ключевую роль при определении базы для начисления страховых взносов, а также при формировании налоговой базы по налогу на прибыль и единому сельскохозяйственному налогу (ЕСХН) либо упрощённой системе налогообложения (УСН). Ниже рассмотрены нормативные основания, состав включаемых и исключаемых сумм, порядок расчёта и особенности отражения в отчётности.

Нормативная база

• Налоговый кодекс РФ – статья 421 (определение базы для исчисления страховых взносов).
• Налоговый кодекс РФ – статья 422 (перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами).
• Федеральный закон № 212‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» – ст. 7 (перечень выплат, являющихся объектом обложения).
• Федеральный закон № 374‑ФЗ от – внес изменения в п. 16 ст. 421 НК РФ, включив в базу возмещение фактически произведённых расходов физлиц по договорам гражданско‑правового характера.
• Письма Минфина России (например, от № 03-01-10/89249) – разъяснения по конкретным видам выплат (такси, каршеринг и др.).

Что включается в базу (объект обложения)

Согласно ст. 421 НК РФ, в базу для начисления страховых взносов включаются все выплаты и иные вознаграждения, начисленные плательщиком в пользу физических лиц за расчётный период, за исключением сумм, прямо указанных в ст. 422 НК РФ как не подлежащие обложению.

К таким выплатам относятся:

1. Оклад (тарифная ставка) и доплаты к нему.
2. Премии, надбавки, стимулирующие выплаты.
3. Отпускные, больничные, пособия по временной нетрудоспособности (за исключением тех, что прямо освобождены от взносов).
4. Выплаты по гражданско‑правовым договорам (выполнение работ, оказание услуг), если они являются объектом обложения.
5. Возмещение фактически произведённых и документально подтверждённых расходов физлица, связанных с выполнением работ по договорам ГПХ (п. 16 ст. 421 НК РФ, введён ФЗ‑374).
6. Суммы среднего заработка за время вынужденного прогула, выплаченные по решению суда (облагаются взносами).
7. Иные выплаты, стимулирующие трудовую деятельность (например, компенсации за вредные условия, надбавки за совмещение должностей).

Что исключается из базы

Ст. 422 НК РФ перечисляет виды выплат, которые не включаются в базу для начисления страховых взносов. К ним относятся, в частности:

• Пособия по социальному страхованию (по беременности и родам, по уходу за ребёнком, пособие по безработице и др.).
• Компенсации заunused отпуск при увольнении (в части, не превышающей среднемесячного заработка).
• Выплаты в виде материальной помощи, не связанные с трудовыми отношениями (например, подарки к юбилею, если они не предусмотрены трудовым договором).
• Суммы, выплачиваемые в качестве возмещения расходов, не связанных с выполнением работ по договорам ГПХ (например, компенсация за проезд на личном транспорте, если не оформлено как возмещение фактических расходов).
• Иные выплаты, прямо указанные в законе как не подлежащие обложению (например, certain виды стипендий, гранты).

Порядок расчёта суммы расходов

Для определения базы необходимо:

1. Сформировать перечень всех начислений в favour физических лиц за расчётный период (месяц, квартал, год).
2. Исключить из этого перечня суммы, указанные в ст. 422 НК РФ.
3. Полученная сумма является базой для начисления страховых взносов в ПФР, ФСС, ФОМС.
4. Для налога на прибыль (или УСН) эта же сумма может быть учтена в расходах, если она соответствует критериям статьи 252 НК РФ (оправданные, документально подтверждённые расходы).

Пример расчёта за месяц:

• Оклад – 150 000 руб.
• Премия за квартал (пропорционально месяцу) – 30 000 руб.
• Отпускные – 20 000 руб.
• Возмещение расходов по договору ГПХ (проезд, проживание) – 5 000 руб.
• Исключаем пособие по временной нетрудоспособности, если оно выплачено за счёт ФСС – предположим 0 руб.
• База для начисления взносов = 205 000 руб.

Учёт в налоговой прибыли и УСН

Согласно ст. 252 НК РФ, расходы на оплату труда (включая выплаты в пользу физических лиц) могут быть учтены в налоговой базе при условии:

• Расходы экономически обоснованы и документально подтверждены (трудовые договоры, приказы, расчётные листки, платежные поручения);
• Выполняются в рамках деятельности организации, направленной на получение дохода;

При применении УСН «доходы минус расходы» сумма, определённая как база для страховых взносов, включается в состав расходов на оплату труда, если она отвечает вышеуказанным требованиям. При УСН «доходы» такие выплаты не уменьшают налоговую базу, но всё равно влияют на размер страховых взносов, которые уплачиваются отдельно.

Отчётность

Для отражения суммы расходов на выплату в пользу физических лиц используются следующие формы:

• Форма RSV‑1 (расчёт по страховым взносам) – в разделе «База для начисления страховых взносов» указывается сумма, определённая по ст. 421 НК РФ.
• Персонифицированные сведения в ФНС (форма 6‑НДФЛ, приложение к форме 2‑НДФЛ) – по строке 070 отражается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физлица за отчётный период.
• Бухгалтерская отчётность – в составе расходов по оплате труда (строка 2120 формы № 2) отражается фактически начисленная сумма выплат.

Практические рекомендации

1. Вести отдельный аналитический учёт по видам выплат (оклад, премии, возмещения, пособия и т.д.) – это упростит исключение сумм, не подлежащих обложению.
2. Регулярно сверять внутренние начисления с данными из формы RSV‑1 и персонифицированных сведений, чтобы избежать расхождений при проверках.
3. При выплате возмещения расходов по договорам ГПХ оформлять первичные документы (акт выполненных работ, чеки, билеты) – иначе налоговые органы могут отказать в включении такой суммы в базу.
4. Обращать внимание на изменения законодательства (например, ФЗ‑374 от 2020 г.) – новые положения могут расширять или сужать состав базы.
5. При подготовке налоговой декларации по налогу на прибыль проверять, что все включённые в базу суммы соответствуют критериям статьи 252 НК РФ (экономическая обоснованность, документальное подтверждение).

Сумма расходов на выплату в пользу физических лиц представляет собой совокупность всех начислений, подлежащих обложению страховыми взносами, за исключением expressly перечисленных в ст. 422 НК РФ выплат. Правильное определение этой суммы влияет на размер обязательных платежей в фонды социального страхования, а также на возможность учёта данных расходов в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН. Соблюдение нормативных требований, ведение детального аналитического учёта и своевременная отчётность позволяют минимизировать риски доначислений и штрафов со стороны контролирующих органов.