Рапорт — это внутренний служебный документ, адресованный вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения. Он используется для изложения фактов, анализа ситуации, выработки выводов и внесения предложений. Ниже приведено подробное описание структуры рапорта, требований к его оформлению согласно государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38‑2016 и практический пример, в котором персональные данные заменены условными обозначениями.
Общая структура рапорта
- Шапка документа – реквизиты: наименование организации, индекс, дата, номер документа.
- Адресат – должность, звание, инициалы и фамилия руководителя, которому адресован рапорт (выравнивание по левому краю, отступ слева ≈ 8 см).
- Наименование документа – слово «РАПОРТ» заглавными буквами, выравнивание по центру.
- Вводная часть – изложение состояния вопроса, фактов, послуживших основанием для составления документа, их краткий анализ.
- Основная часть – выводы, предложения, просьбы, обоснование необходимости принятых решений.
- Заключительная часть – подпись исполнителя: должность, специальное звание, инициалы и фамилия (без указания личных контактных данных).
Требования к оформлению (СТБ 6.38‑2016)
- Шрифт – Times New Roman, размер 15 пт, обычный начертание.
- Поля страницы – верхнее 2 см, нижнее 2 см, левое 3 см, правое не менее 0,8 см.
- Интервал между строками – одинарный.
- Интервал перед и после абзаца – 0 пт.
- Выравнивание текста – по ширине (Justify), кроме реквизита «Адресат» (выравнивание по левому краю).
- Отступ первой строки – отсутствует (для большинства абзацев), за исключением случаев, когда требуется выделение (например, в списках).
- Наименование документа – заглавными буквами, можно задать через Caps Lock или комбинацию Shift.
- Нумерация страниц – в нижнем колонтитуле, по центру (необязательно для коротких документов).
Пошаговая инструкция по созданию рапорта в MS Word
- Создать новый документ и задать параметры страницы (Разметка → Поля → Настраиваемые поля).
- Установить шрифт Times New Roman, размер 15 пт.
- Задать межстрочный интервал «Одинарный», интервал перед и после абзаца = 0.
- Для реквизита «Адресат» задать абзац с отступом слева = 8 см, выравнивание по левому краю, междустрочный интервал точно 14 пт.
- Ввести текст шапки (наименование организации, индекс, дата, номер). Выровнять по левому краю или по центру в зависимости от внутренних правил.
- Набрать слово «РАПОРТ» заглавными буквами, выровнять по центру.
- Написать вводную часть, основную часть и заключение, соблюдая абзацные отступы.
- В конце документа добавить блок подписи: должность, специальное звание, инициалы и фамилия исполнителя (без указания личных телефонов, адресов и т.п.).
- Проверить документ на соответствие полям, шрифту и интервалам, сохранить в формате .docx.
Образец рапорта (персональные данные скрыты)
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ С КАДРАМИ ИНДЕКС: 220015 НОМЕР: 01-2026/123 Адресат: Начальник курса подполковник милиции И.И. Иванов РАПОРТ Вводная часть В соответствии с планом учебно-тренировочных занятий на 2026 год, курсант группы № 4 учебного батальона прошел обязательный курс подготовки и успешно сдал все зачеты. По состоянию здоровья, подтвержденному медицинской справкой от , у курсанта имеются противопоказания к дальнейшему прохождению полевых занятий в условиях повышенной физической нагрузки. Основная часть Учитывая медицинские показания и в целях сохранения здоровья личного состава, прошу рассмотреть вопрос о предоставлении курсанту группы № 4 учебного батальона увольнения с выездом из г. Минска на период восстановления здоровья (с по ). Данная мера позволит избежать ухудшения состояния здоровья и обеспечит своевременное возвращение к учебному процессу после завершения реабилитации. Прошу одобрить предложение и wydaть соответствующий приказ. Исполнитель: Должность: Инструктор по физической подготовке Звание: Старший лейтенант милиции И.О.Фамилия: А;А. Петров
Примечание: в образце использованы условные ФИО, должности и звания. При реальном оформлении необходимо заменить их на актуальные данные служащего, соблюдая требования конфиденциальности и не divulging личную информацию (телефоны, адреса, паспортные данные).
Правильное оформление рапорта согласно СТБ 6.38‑2016 обеспечивает его официальный статус, упрощает процесс рассмотрения руководством и способствует своевременному принятию решений. Следуя представленным рекомендациям и используя приведённый образец, можно быстро подготовить корректный документ, не раскрывая при этом персональные данные сотрудников.
Статья подготовлена . Информация носит справочный характер и не является официальным нормативным актом.