Статья предназначена для сотрудников и специалистов кадровой службы‚ которым необходимо оформить заявление о включении (или изменении) периода отпуска в утверждённый график отпусков организации․ В материале приведены нормативные основания‚ общие требования к оформлению и несколько практических образцов заявлений для типовых ситуаций․
Когда требуется подать заявление
- При приёме нового сотрудника‚ если его отпуск ещё не внесён в график․
- При необходимости перенести уже утверждённый отпуск на другие даты (по соглашению с работодателем)․
- При разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части (по инициативе работника или работодателя)․
- При восстановлении отпуска после его отзыва или переноса в связи с производственной необходимостью․
- При изменении продолжительности отпуска (например‚ предоставление дополнительных дней за выслугу лет‚ вредные условия труда и т․п․)․
Общие требования к оформлению заявления
- Шапка документа – указываются наименование организации‚ структурное подразделение‚ ФИО сотрудника (можно заменить на
[ФИО]для конфиденциальности)‚ должность․ - Название документа – «Заявление о включении в график отпусков» (или уточняющий вариант: «о переносе отпуска»‚ «о разделении отпуска на части» и т․д․)․
- Основная часть – чётко излагается просьба‚ указываются желаемые периоды отпуска (начало и конец)‚ основание (например‚ «в соответствии с ТК РФ ст․ 122»‚ «по соглашению сторон»‚ «в связи с производственной необходимостью»)․
- Дата и подпись – ставится число подачи заявления‚ подпись сотрудника и‚ при необходимости‚ расшифровка подписи․
- Резолюция руководителя – после рассмотрения заявления руководитель ставит отметку «Согласен»/«Не согласен» с указанием даты и своей подписи․
Образец 1: Заявление о включении нового сотрудника в график отпусков
Шапка:
ООО «Пример»
Отдел кадров
[ФИО] – специалист по кадрам
Название: Заявление о включении в график отпусков
Текст:
Прошу включить меня‚ [ФИО]‚ занимающую должность [Должность] в отделе [Подразделение]‚ в график отпусков на 2026 год с предоставлением ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней с «__» __________ 2026 г․ по «__» __________ 2026 г․ (или с возможностью переноса по согласованию с руководителем)․
Основание: ст․ 122 ТК РФ‚ внутренний локальный акт «Порядок планирования и предоставления отпусков» от ․
Подпись: _____________________ /[ФИО]/
Образец 2: Заявление о переносе уже утверждённого отпуска
Шапка:
ООО «Пример»
Отдел планирования персонала
[ФИО] – инженер
Название: Заявление о переносе отпуска
Текст:
Прошу перенести утверждённый мне ежегодный оплачиваемый отпуск с «__» __________ 2026 г․ по «__» __________ 2026 г․ на период с «__» __________ 2026 г․ по «__» __________ 2026 г․ в связи с [указать причину: семейные обстоятельства‚ обучение‚ лечение и т․п․]․
Прошу учесть‚ что перенос не нарушает непрерывность отпуска и не превышает установленную продолжительность (28 календарных дней)․
Подпись: _____________________ /[ФИО]/
Образец 3: Заявление о разделении отпуска на части
Шапка:
ООО «Пример»
Служба охраны труда
[ФИО] – оператор станка
Название: Заявление о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части
Текст:
Прошу разделить мой ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней на две части:
- Первая часть – 14 календарных дней с «__» __________ 2026 г․ по «__» __________ 2026 г․;
- Вторая часть – 14 календарных дней с «__» __________ 2026 г․ по «__» __________ 2026 г․
Основание: ст․ 125 ТК РФ (возможность разделения отпуска по соглашению сторон)․ Прошу подтвердить‚ что такое разделение не противоречит производственному календарю и не ухудшает условия труда․
Подпись: _____________________ /[ФИО]/
Образец 4: Согласие работника на предложение работодателя о переносе отпуска
Шапка:
ООО «Пример»
Отдел производственного планирования
[ФИО] – менеджер по продажам
Название: Согласие на перенос отпуска
Текст:
Согласен(на) с предложением руководителя о переносе моего утверждённого отпуска с «__» __________ 2026 г․ по «__» __________ 2026 г․ на период с «__» __________ 2026 г․ по «__» __________ 2026 г․ в связи с производственной необходимостью (увеличение объёма заказов в квартале)․
Прошу внести соответствующие изменения в график отпусков․
Подпись: _____________________ /[ФИО]/
Как оформить и подать заявление
- Сформировать документ в текстовом редакторе (Word‚ Google Docs) либо использовать корпоративную форму‚ если она утверждена локальным актом․
- Убедиться‚ что в шапке отсутствуют личные данные‚ кроме тех‚ которые необходимы для идентификации сотрудника (можно использовать обозначения
[ФИО]‚[Должность]и т․п․‚ а при окончательном оформлении заменить их реальными данными)․ - Распечатать заявление (или отправить в электронном виде с электронной подписью‚ если это допускается внутренними регламентами)․
- Подать заявление непосредственному руководителю либо в отдел кадров в соответствии с внутренним регламентом․
- Дождаться резолюции руководителя․ При согласии – получить подписанный документ и передать его в отдел кадров для внесения изменений в график отпусков․
- При отказе – обсудить причины‚ при необходимости подать апелляцию или обратиться к службе трудовой инспекции․
Заявление о внесении в график отпусков – простой‚ но важный документ‚ который позволяет согласовать интересы работника и работодателя‚ соблюсти требования трудового законодательства и избежать недоразумений при планировании рабочего времени․ Приведённые выше образцы можно адаптировать под конкретную ситуацию‚ меняя периоды‚ основания и формулировки‚ однако сохранять структуру и обязательные реквизиты (шапка‚ название‚ просьба‚ основание‚ дата‚ подпись)․
Помните‚ что любые изменения в графике отпусков должны быть оформлены документально и согласованы с непосредственным руководителем либо службой кадров‚ а также не противоречить внутренним локальным актам и коллективному договору․