Справка о заработной плате (далее – справка) является ключевым документом‚ подтверждающим размер дохода работника и необходимым для начисления различных социальных пособий (больничного‚ декретного‚ по безработице‚ пенсионных выплат и др.). В статье рассмотрены правовые основания‚ формы‚ порядок выдачи и особенности заполнения справки в текущем законодательстве.

Нормативная база

• ФЗ-255 «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством» – регулирует выдачу справок для расчёта пособий по временной нетрудоспособности.
• ФЗ-400 «О страховых пенсиях» – устанавливает требования к справкам‚ используемым при назначении пенсии.
• Приказ Минтруда России от № 637н – утверждает форму справки о среднем заработке для пособия по безработице.
• Приказ Минздравсоцразвития России от № 182н (действовал до ) – ранее использовалась форма справки о заработной плате для расчёта пособий ФСС и ПФР.
• ФЗ-425 «О Социальном фонде России» – после объединения ФСС и ПФР в СФР изменились порядок взаимодействия и требования к документам.

Кто выдаёт справку?

Справка о заработной плате выдаётся работодателем (организацией‚ индивидуальным предпринимателем‚ государственным или муниципальным учреждением) по требованию работника. В случае ликвидации организации документ может быть выдан ликвидационной комиссией или successor‑организацией.

Содержание справки

Несмотря на отсутствие единой обязательной формы после ‚ в справке должны присутствовать следующие реквизиты:

• Наименование организации (полное и сокращённое‚ ИНН‚ КПП).
• Должность работника и период работы (с … по …).
• Суммы начисленной заработной платы за каждый календарный месяц (или за требуемый период).
• Суммы иных выплат и вознаграждений‚ подлежащих включению в расчёт среднего заработка (премии‚ надбавки‚ компенсации и т.п.).
• Информация о начисленных страховых взносах в СФР (если требуется для конкретного пособия).
• Дата выдачи справки и подпись уполномоченного лица (руководитель‚ бухгалтер‚ кадровик) с расшифровкой и печатью организации.

Для пособий по безработице с используется форма‚ утверждённая приказом № 637н‚ где отдельно указываються:

• Средний заработок за два календарных года‚ предшествующих году обращения.
• Количество календарных дней‚ приходящихся на периоды временной нетрудоспособности‚ декрета и др.‚ если за эти периоды не начислялись взносы.

Порядок получения справки

1. Работник подаёт письменное заявление работодателю о выдаче справки (можно в свободной форме‚ указав цель – например‚ «для расчёта пособия по временной нетрудоспособности»).
2. Бухгалтерия формирует справку на основании данных из личной карточки сотрудника‚ табеля учёта рабочего времени и налоговой отчётности.
3. Справка заверяется печатью организации и подписью ответственного лица.
4. Документ передаётся работнику лично под расписку либо направляется почтой с уведомлением о вручении.
5. При необходимости работник направляет справку в СФР (или в территориальный орган фонда) вместе с заявлением о назначении пособия.

С 2025 года возможна электронная выдача справки через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или через систему электронного документооборота организации‚ если работодатель подключён к соответствующим сервисам.

Особенности заполнения в разные годы

До (форма 182н)

Справка заполнялась по утверждённой форме № 182н. В ней указывались:

• Суммы заработной платы за каждый месяц расчётного периода.
• Количество календарных дней‚ отработанных и не отработанных (больничные‚ декретные и т.д.).
• Размер среднего заработка‚ рассчитываемый по формуле‚ указанной в приложении к форме.

С по

После отмены формы 182н обязательного единого шаблона не стало. Работодатели могли использовать любую форму‚ содержащую необходимые реквизиты. На практике многие организации продолжали использовать шаблон 182н‚ просто убирая ссылку на номер приказа.

С

Для пособия по безработице введена форма по приказу № 637н. Важно:

• Указывать средний заработок за два предшествующих года (например‚ для пособия в 2025 году – за 2023 и 2024 гг.).
• Отдельно выделять периоды‚ за которые не начислялись страховые взносы (больничные‚ декретные отпуска‚ отпуска по уходу за ребёнком и т.п.).
• Указывать‚ были ли начислены взносы в СФР за каждый месяц.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку за годы‚ предшествующие 2022?

Да‚ если работник работал у данного работодателя в указанный период. Справка выдаётся за весь период трудовой деятельности у данного работодателя‚ независимо от года.

Нужно ли заверять справку нотариально?

Нет. Достаточно подписи уполномоченного лица организации и печати (если она используется). Нотариальное заверение требуется только в случаях‚ когда документ представляется в суд или иные органы по специальному требованию.

Что делать‚ если работодатель отказывается выдавать справку?

Согласно ст. 62 ТК РФ‚ работник имеет право на получение документов‚ связанных с трудовой деятельностью. При отказе можно обратиться в трудовую инспекцию или подать иск в суд о восстановлении нарушенного права.

Нужно ли указывать ИНН сотрудника в справке?

Нет. В справке о заработной плате персональные данные сотрудника ограничиваются ФИО‚ должностью и периодом работы. ИНН сотрудника не является обязательным реквизитом.

Можно ли использовать справку‚ полученную в 2022 году‚ для расчёта пособия в 2025 году?

Для пособий‚ рассчитываемых по среднему заработку за два предшествующих года‚ справка за 2022 год может быть использована только если требуемый период включает 2022 год (например‚ пособие в 2024 году – за 2022‑2023 гг.). В остальных случаях нужна актуальная справка за требуемый период.

Практический пример заполнения справки (упрощённый)

ООО «Ромашка»
ИНН ###‚ КПП ###
Адрес: г. Москва‚ ул. ###‚ д. 10

СПРАВКА
о заработной плате

Выдана сотруднику: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑конструктор
Период работы: с по 

Месяц | Начислено‚ руб. | Начислено взносов в СФР‚ руб.
------|-----------------|------------------------------
01/2022 | 45 000 | 5 850
02/2022 | 45 000 | 5 850
...
09/2026 | 52 000 | 6 760
Среднемесячный заработок: 51 667 руб.

Дата выдачи: 
Подпись: __________________ / Петрова С.В.
(главный бухгалтер)
М.П.

Приведённый пример иллюстрирует только структуру данных; фактические суммы и реквизиты должны соответствовать реальным бухгалтерским записям организации.

Справка о заработной плате остаётся важным инструментом для подтверждения дохода работника при расчёте различных социальных пособий. Несмотря на изменения в нормативной базе (отмена формы 182н‚ введение новой формы по приказу № 637н)‚ основные требования к содержанию документа сохраняются: указание места работы‚ должности‚ периода‚ сумм выплат и информации о начисленных страховых взносах. Работодатели обязаны выдавать справку по первому требованию сотрудника‚ а работники должны следить за актуальностью и полнотой предоставленных данных‚ чтобы избежать задержек или отказа в назначении пособий.

Соблюдение указанных правил обеспечивает своевременное и корректное начисление пособий‚ защищает права работников и снижает риск споров с Социальным фондом России.