Справка о среднесписочном составе сотрудников (среднесписочной численности) – один из ключевых документов, который организации представляют в налоговые, статистические и другие контролирующие органы. Ниже подробно рассмотрены цель справки, нормативная база, порядок расчёта и пример заполнения бланка.
Что такое среднесписочная численность сотрудников
Среднесписочная численность – показатель, отражающий среднее количество работников, состоящих в штате организации за определённый период (обычно за календарный год). При расчёте учитываются:
- работники на полной занятости;
- работники на неполном рабочем времени (пропорционально отработанному времени);
- работники, принятые и уволенные в течение периода (с учётом фактически отработанных дней).
Внешние совместители, исполнители по гражданско‑правовым договорам и лица, выполняющие работу по договорам подряда, в среднесписочную численность не включаются.
Для чего может потребоваться справка - Представление в налоговую инспекцию при сдаче формы РСВ (расчёт по страховым взносам) и ЕФС‑1.
- Подтверждение права на применение специальных налоговых режимов (УСН, ПСН).
- Участие в государственных и муниципальных закупках (требование показать среднесписочную численность).
- Предоставление в статистические органы (Росстат) в рамках ежегодной отчётности.
- Внутренний анализ кадровой политики и планирование потребности в персонале.
Нормативная база - Приказ Росстата от № 647 «Об утверждении порядка расчёта среднесписочной численности работников».
- Налоговый кодекс РФ (глава 23 – страховые взносы).
- Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (для внутренней отчётности).
- Постановления Правительства РФ о порядке представления сведений в закупочной деятельности.
Порядок расчёта среднесписочной численности
- Приказ Росстата от № 647 «Об утверждении порядка расчёта среднесписочной численности работников».
- Налоговый кодекс РФ (глава 23 – страховые взносы).
- Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (для внутренней отчётности).
- Постановления Правительства РФ о порядке представления сведений в закупочной деятельности.
Порядок расчёта среднесписочной численности
Расчёт производится по формуле:
СЧС = Σ (Чi × Di) / D, где:
- Чi – численность работников i‑го дня (или периода);
- Di – количество дней, в течение которых эта численность сохранялась;
- D – общее количество дней в расчётном периоде (например, 365 или 366 дней).
Для упрощения часто используют месячный метод: суммируют среднесписочную численность за каждый месяц и делят на 12.
Где взять бланк справки
Бланк можно:
- Сформировать самостоятельно в текстовом редакторе (Word, Excel) согласно требованиям controlling органа;
- Скачать бесплатный шаблон с официальных сайтов налоговой службы, Росстата или специализированных порталов (Контур.Экстерн, Гарант, КонсультантПлюс и др.);
- Воспользоваться готовыми формами в бухгалтерских программах (1С:Бухгалтерия, СБИС, МедиаСофт и т.п.).
Образец заполнения справки о среднесписочном составе сотрудников
Ниже представлен типовой шаблон. Все персональные данные (ФИО, телефоны, адреса) заменены условными обозначениями.
Шапка документа
Наименование организации: [Полное наименование организации]
ИНН: [ИНН организации]
КПП: [КПП организации]
Юридический адрес: [Юридический адрес]
Отчётный период: с «01» января 2026 г. по «31» декабря 2026 г.
Таблица с показателями
| Месяц | Среднесписочная численность работников (чел.) | Примечание |
|---|---|---|
| Январь | [Число] | Учтено: сотрудники на полной ставке, неполная занятость – пропорционально |
| Февраль | [Число] | |
| Март | [Число] | |
| Апрель | [Число] | |
| Май | [Число] | |
| Июнь | [Число] | |
| Июль | [Число] | |
| Август | [Число] | |
| Сентябрь | [Число] | |
| Октябрь | [Число] | |
| Ноябрь | [Число] | |
| Декабрь | [Число] | |
| [Сумма по месяцам / 12] | Среднесписочная численность за 2026 год |
Подписи
Руководитель организации: ___________________ / [Ф.И.О.] / «___» __________ 2026 г.
Главный бухгалтер: ___________________ / [Ф.И.О.] / «___» __________ 2026 г.
М.П. (при наличии)
Особенности заполнения и распространённые ошибки - Не включать в расчёт внешних совместителей и исполнителей по ГПД.
- Для сотрудников на неполном рабочем времени использовать коэффициент = (отработанные часы)/(нормативные часы).
- При наличии отпусков по уходу за ребёнком, больничных и других видов отсутствия учитывать фактически отработанные дни.
- Срок подачи справки в налоговую инспекцию – не позднее 20 числа месяца, следующего за отчётным периодом (например, за 2026 год – до ).
- За несвоевременную подачу может быть наложен штраф в размере 200 руб. (ст. 15.5 КоАП РФ).
- Не включать в расчёт внешних совместителей и исполнителей по ГПД.
- Для сотрудников на неполном рабочем времени использовать коэффициент = (отработанные часы)/(нормативные часы).
- При наличии отпусков по уходу за ребёнком, больничных и других видов отсутствия учитывать фактически отработанные дни.
- Срок подачи справки в налоговую инспекцию – не позднее 20 числа месяца, следующего за отчётным периодом (например, за 2026 год – до ).
- За несвоевременную подачу может быть наложен штраф в размере 200 руб. (ст. 15.5 КоАП РФ).
Справка о среднесписочном составе сотрудников – обязательный элемент отчётности для большинства организаций. Правильный расчёт и своевременное предоставление документа позволяют избежать штрафов, подтвердить право на льготные налоговые режимы и успешно участвовать в государственных закупках. Используя представленный выше образец и следуя указанным рекомендациям, бухгалтер и кадровая служба смогут оформить справку без ошибок и в установленные сроки.
Информация актуальна на дату . При изменениях в законодательстве необходимо уточнять актуальные нормативные акты.