Взаиморасчеты между работодателем и Социальным фондом России (СФР, ранее ФСС) по возмещению выплаченных пособий требуют строгого соблюдения документационного оформления․ Основным документом, подтверждающим право работодателя на получение средств из бюджета Фонда, является справка о заработной плате (доходах) за расчетный период, а также ряд сопутствующих справок и заявлений․ В статье подробно разберем, какие справки нужны, как их правильно заполнить и куда направить в актуальных реалиях 2026 года․

Нормативная база и актуальные формы на 2026 год

Ключевым документом, регулирующим порядок расчета и возмещения пособий по временной нетрудоспособности (ВН) и материнству, является Приказ Минтруда России от № 182н (в ред․ от 2024–2025 гг․)․ Именно Приложение № 1 к данному приказу устанавливает единую форму справки о заработной плате за два календарных года, предшествующих году обращения․

• Форма справки: Приложение № 1 к Приказу Минтруда № 182н (утвержден в редакции Приказа Минтруда от № 431н, действует с 2024 года)․
• Срок действия справки: Справка действительна в течение всего календарного года, в котором она выдана, для назначения всех видов пособий (ВН, материнство, уход за ребенком до 1,5 лет)․
• Электронный документооборот (ЭДО): С 2021 года основной способ взаимодействия — через личный кабинет работодателя в СФР (ранее — через ЭДО операторов)․ Бумажные справки предоставляются по требованию СФР или по желанию застрахованного лица;

Основные виды справок для возмещения

Справка о заработной плате за 2 расчетных года (Основная форма)

Это главный документ для расчета среднего дневного заработка․ Она заполняется по месту работы (основное и внутреннее совмещение) за два полных календарных года, предшествующие страховому случаю․

Что включается в доход:

• Оклад, тарифные ставки, сдельные заработки․
• Премиальные, надбавки (за выслугу лет, вредность, классность, ученую степень и т․д․)․
• Выплаты за нерабочее время (оплачиваемые отпуска, дни обучения)․
• Иные выплаты по стимулирующему характеру (ежеквартальные, ежегодные премии), если они предусмотрены локальными актами․

Что НЕ включается (исключается из расчета):

• Пособия по ВН и материнству, выплаченные ранее за этот же период․
• Материальная помощь (в пределах 4000 руб․ в год на каждого работника, сверх, облагается и учитывается)․
• Путевки, питание, оплата обучения (социальные выплаты)․
• Дивиденды по акциям (если работник не является единственным учредителем)․

Справка о неполучении пособия (для совместителей и смены работы)

Если работник работает у нескольких работодателей (внутреннее/внешнее совмещение) или сменил работу в году страхового случая, ему необходима справка от предыдущего или дополнительного работодателя о том, что пособие по данному страховому случаю не назначалось и не выплачивалось․

• Форма: Единого утвержденного бланка нет, используется бланк организации с обязательными реквизитами (наименование, ИНН/КПП, ФИО работника, период, подпись руководителя/бухгалтера, печать при наличии)․
• Пример формулировки: «Настоящая справка выдается гражданину Иванову И․И․ для предоставления в ООО «Ромашка» в подтверждение того, что единовременное пособие при рождении ребенка / пособие по временной нетрудоспособности за период с по не назначалось и не выплачивалось»․

Справка для назначения ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет

Для назначения пособия по уходу (40% от среднего заработка) также требуется справка в форме Приложения № 1 к Приказу № 182н․ Особенность: если работник не работал в расчетные годы, средний заработок определяется на основании справки о доходах за период фактической работы (но не менее 6 месяцев) или принимается за минимальный размер оплаты труда (МРОТ)․

Сведения о застрахованном лице (СЗВ-СТАЖ / СЗВ-ТД)

Хотя это не совсем «справка для возмещения», без корректно сданных отчетов СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) и СЗВ-СТАЖ (страховой стаж) СФР не сможет автоматически подтвердить стаж работника․ Ошибки в этих отчетах, частая причина отказов в возмещении или задержек․

Порядок получения и предоставления справок (Алгоритм 2026)

1. Инициатор: Работник пишет заявление на назначение пособия (через Госуслуги, МФЦ, лично в СФР или через работодателя)․
2. Запрос данных: СФР автоматически запрашивает данные о заработке у работодателей через ЭДО/ЛК за последние 2 года․
3. Реакция работодателя: В течение 3 рабочих дней с момента получения запроса от СФР работодатель обязан сформировать и направить сведения о заработке (XML-файл по формату СФР) или выдать бумажную справку работнику․
4. Расчет СФР: Фонд рассчитывает средний дневной заработок и назначает пособие․
5. Возмещение работодателю: Если пособие выплачивалось работодателем (первые 3 дня больничного, пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет при сохранении выплат «по старому» для отдельных категорий, или авансирование), возмещение происходит путем уменьшения страховых взносов или перечислением денежных средств (для бюджетников/отдельных категорий)․

Заполнение справки о заработке (Приложение № 1 к Приказу № 182н): пошагово

Раздел 1․ Сведения о работодателе

• Полное наименование организации / ФИО ИП․
• ИНН, КПП (для ИП — только ИНН)․
• Регистрационный номер страхователя в СФР․

Раздел 2․ Сведения о застрахованном лице

• ФИО полностью․
• СНИЛС․
• Дата рождения․
• Пол․

Раздел 3․ Сведения о заработке (за каждый из двух лет отдельно)

Заполняется табличная часть․ Критически важные колонки:

• Колонка 3 — Начислено всего: Сумма доходов, с которых удержаны страховые взносы (ОПС + ОМС + ВНИМ + НСЗЛ)․ Внимание: Пlafond по ОПС (в 2024 г․ — 2 225 000 руб․, в 2025 г․ — 2 475 000 руб․) учитывается: суммы сверх потолка в эту колонку не попадают для целей расчета пособий․
• Колонка 4 — Количество календарных дней: Сумма дней, за которые начислен заработок (рабочие дни + оплачиваемые нерабочие: отпуска, больничные, простой не по вине работника)․ Исключаются: дни невыхода на работу без сохранения заработка (прогулы, неоплачиваемый отпуск, стачка, арест)․

Раздел 4․ Периоды исключения (ст․ 14 ФЗ-255)

Если в расчетные годы были периоды нетрудоспособности, ухода за ребенком до 1,5 лет, ухода за инвалидом/пожилым 80+, их можно исключить из расчетного периода по желанию работника (заменяя на предыдущие годы)․ В справке это отражается в соответствующем разделе с указанием основания (№ больничного, приказ о отпуске по уходу)․

Особенности возмещения расходов работодателем

Работодатель выплачивает пособия за свой счет (первые 3 дня больничного, пособие по уходу до 1,5 лет — если не переведено на СФР напрямую, единовременное при рождении, для отдельных категорий) и имеет право на возмещение․

Способы возмещения:

• Уменьшение суммы страховых взносов: Основной способ для коммерческих организаций․ Сумма возмещения зачисляется на ЕНП (единый налоговый платеж) и уменьшает задолженность по взносам в текущем периоде․
• Возврат денежных средств: Для бюджетных учреждений, а также если на ЕНП недостаточно средств для уменьшения (переплата возвращается на счет организации)․

Документы для подтверждения права на возмещение (предоставляются по требованию СФР):

• Расчетная ведомость (форма Т-53 / Т-53а) или платежная ведомость․
• Лист учета рабочего времени (Т-12 / Т-13) — для подтверждения отработанного времени․
• Приказы о назначении пособий, о предоставлении отпуска по уходу․
• Справки о неполучении пособий у других работодателей (для совместителей)․

Типичные ошибки, приводящие к отказу в возмещении или перерасчету

1. Неверный расчетный период: Взяты не те два года (например, год страхового случая вместо предшествующих)․
2. Игнорирование потолка по ОПС: Включение в доход сумм сверх максимальной базы ОПС за соответствующий год․
3. Ошибки в количестве дней: Указание 730/731 дня (365+365) без вычета дней невыхода (болезнь без пособия, неоплачиваемый отпуск, прогулы)․ Дни больничного, за который пособие ВЫПЛАЧЕНО, в дни включаются, а заработок — нет (он в колонке 3 отсутствует)․
4. Отсутствие подписи/печати (для бумажных): Справка без подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченного) недействительна․
5. Расхождение с СЗВ-ТД: Данные в справке не совпадают с ранее сданными СЗВ-ТД․ СФР сверяет автоматически․
6. Просрочка направления: Направление справки в СФР позже 3 рабочих дней после запроса грозит штрафами по ст․ 5․27 КоАП РФ и задержке выплаты работнику․

Электронный документооборот (ЭДО) с СФР: технические нюансы

В 2026 году подача справок осуществляется практически исключительно в электронном виде через:

• Личный кабинет работодателя на сайте СФР (sfr․gov․ru)․
• Интегрированные системы учета (1С:ЗУП, Контур, Элба и др․) через модули ЭДО․

Формат файла: XML-схема, устанавливаемая Приказом СФР (актуальная версия схемы проверяется в ЛК или на портале СФР в разделе «Форматы обмена»)․

Подпись: Квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (бухгалтера)․

Справка для возмещения пособий, выплаченных ДО

Если обнаружилась ошибка по старым периодам (до реформы 2021 г․, когда пособия выплачивал ФСС напрямую), используеться специальная форма: Заявление на возмещение из ФСС РФ расходов по выплате пособий, произведенных до 1 января 2021 г․ (образец заполнения есть в справочно-правовых системах: КонсультантПлюс, Гарант)․ Оно подается в территориальный орган СФР в бумажном виде или через ЭДО с приложением расчетов и платежных поручений․

Практические советы бухгалтеру и кадровому сотруднику

Чек-лист перед отправкой справки в СФР:

• ✅ Проверены расчетные годы (год случая НЕ входит в расчет)․
• ✅ Доходы сверх потолка ОПС за каждый год исключены․
• ✅ Дни исключены: неоплачиваемый отпуск, прогулы, стачка, дни ухода за ребенком (если работник НЕ пишет заявление на исключение этих периодов)․
• ✅ Дни больничных, за которые пособие ВЫПЛАЧЕНО, учтены в днях (колонка 4), но НЕ учтены в заработке (колонка 3)․
• ✅ Данные совпадают с СЗВ-ТД за соответствующие периоды․
• ✅ Файл проходит валидацию (проверку схемы) в программе ЭДО / ЛК СФР․
• ✅ КЭП действительна, сертификат не отозван․

Грамотное оформление справки для возмещения пособий — залог своевременного получения средств на ЕНП и отсутствия претензий со стороны СФР при камеральных проверках․ Главные принципы 2026 года: цифровизация (ЭДО обязателен), сверка с СЗВ-ТД (единая база данных) и строгое соблюдение потолков по ОПС при формировании расчетной базы․

Рекомендуется регулярно отслеживать обновления приказов Минтруда и СФР, а также использовать актуальные конфигурации программ 1С:ЗУП (релизы 3․1․25+), где алгоритмы заполнения Приложения № 1 к Приказу № 182н автоматизированы с учетом последних изменений законодательства․

---

Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным версиям Федерального закона № 255-ФЗ, Приказа Минтруда № 182н и методическим рекомендациям СФР, а также консультироваться с профессиональным юристом или аудитором по трудовым вопросам․