Списание учебной литературы — это обязательная процедура для любых образовательных организаций (школ, лицеев, гимназий, колледжей, техникумов). Со временем учебники устаревают по содержанию, изнашиваются до непригодного состояния или теряют актуальность в связи с изменением федеральных государственных образовательных стандартов (ФГОС). Грамотное оформление акта списания позволяет законно вывести книги с баланса учреждения и направить их на утилизацию (макулатуру).
В данной статье подробно разобраны нормативная база, алгоритм действий, структура акта, а также приведены рекомендации по заполнению форм на актуальный период.
Нормативная правовая база
Процедура списания регламентируется комплексом документов. Главным методологическим документом на данный момент являются Методические рекомендации по учету библиотечных фондов, утвержденные приказом Минкульта России (ранее функции выполнял Приказ Минвуза СССР от № УТ1-19/5185, который фактически утратил силу для современных реалий, но заложил базовые принципы).
- ФЗ от № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (ст. 35, 48 — обеспечение учебной литературой).
- Приказ Минпросвещения России от № 286 «Об утверждении Федерального перечня учебников» (актуальность составов).
- Методические рекомендации по учету фондов библиотек образовательных организаций (утв. ведомственными приказами/распоряжениями).
- Форма по ОКУД 0504144, «Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда» (редакция от , применяется на добровольной основе/во внутреннем документообороте).
- ПБУ 27/2021 «Документы и отчетность по бухгалтерскому учету» и инструкция по применению Плана счетов (для бухгалтерского отражения).
Основные основания для списания учебников
Комиссия по списанию имеет право принять решение об исключении экземпляров из фонда в следующих случаях:
- Устаревание по содержанию: учебник исключен из Федерального перечня учебников, не соответствует актуальным ФГОС/ФОП, содержит недостоверную информацию.
- Физическая изношенность: порванные обложки, отсутствие страниц, загрязнения, делающие текст нечитаемым, повреждения водой/огнем, следы грибка/плесени.
- Непригодность для ремонта: затраты на восстановление превышают стоимость замены.
- Утрата/хищение: по результатам инвентаризации выявлены недостачи (оформляется отдельный акт инвентаризации).
Алгоритм списания: пошаговая инструкция
Процедура должна быть задокументирована на каждом этапе:
Этап 1: Образование комиссии
Приказом (распоряжением) директора создается комиссия. Состав обязательно включает:
- Председателя (заместителя директора по УВР или директор).
- Заведующего библиотекой / библиотекаря.
- Заведующего учебной частью.
- Главного бухгалтера (или ответственного за материально-техническое обеспечение).
- Представителя общественности (родительский комитет, совет старшеклассников, профсоюз).
Этап 2: Отбор и ревизия фондов
Библиотекарь проводит ревизию, формирует Список на исключение объектов библиотечного фонда (рекомендуется вести в Excel для удобства сортировки: автор, название, год издания, шифр, инвентарный номер, причина списания, остаточная стоимость).
Этап 3: Заседание комиссии и составление Акта
Комиссия осматривает каждую книгу (выборочно или полностью при малых объемах), сверяет с списком, принимает решение. Результат фиксируется в Акте о списании исключенных объектов библиотечного фонда (Форма 0504144).
Этап 4: Утверждение акта
Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается директором образовательной организации (подпись, печать, дата).
Этап 5: Бухгалтерское оформление
- Списание с балансового счета (обычно 101 «Запасы» или 10 «Материалы» в зависимости от учетной политики) — Кт 101 / Дт 91.2 (убытки от списания) или Дт 26/44 (если списание относится на издержки производства).
- Одновременно списанные учебники принимаются на забалансовый счет 02 «Материальные ценности на хранении» (или 001 «Земля и природные ресурсы» — не применяется, 02 — верно) в условной оценке (1 рубль за 1 объект/экземпляр) для контроля передачи в макулатуру.
- Аналитический учет ведется в карточке учета МЦ (ф. М-17 или внутренняя форма).
Этап 6: Утилизация (сдача в макулатуру)
После утверждения акта директором списанные учебники сдаются в местную контору (базу) по сбору макулатуры (например, «СоюзУтиль» или иные лицензированные организации).
- Оформляется Акт приема-передачи макулатуры (двусторонний).
- Выписывается Товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД (универсальный передаточный документ) с указанием стоимости 0 руб. (или символической).
- По факту сдачи списываются с забалансового счета 02 (Дт 91.1 / Кт 02 — выручка от реализации макулатуры, если есть доход; Дт 91.2 / Кт 02 — если безвозмездно).
Этап 7: Акт об уничтожении (утилизации)
Финальный документ — Акт-образец об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда, подтверждающий, что книги физически уничтожены/переработаны. Хранится в архиве учреждения.
Структура и заполнение Акта списания (Форма 0504144)
Хотя единая обязательная форма для всех не установлена (организации имеют право разработать свою в Учетной политике), форма 0504144 является де-факто стандартом. Ниже приведена структура заполнения.
Шапка документа
АКТ о списании исключенных объектов библиотечного фонда Форма по ОКУД 0504144 Наименование организации: ________________________________________________ (Полное наименование по Уставу, например: МБОУ «СОШ № 15 г. Москвы») Структурное подразделение: _____________________________________________ (Библиотека / Информационно-библиотечный центр) Дата составления: «___» _____________ 20__ г. Номер акта: _______
Состав комиссии (табличная часть)
| Должность | ФИО (полностью) | Подпись | Расшифровка подписи |
|---|---|---|---|
| Председатель | Иванов Иван Иванович | __________ | И.И. Иванов |
| Член комиссии (зав. библиотекой) | Петрова Мария Сергеевна | __________ | М.С. Петрова |
| Член комиссии (зав. учеб. частью) | Сидоров Алексей Петрович | __________ | А.П. Сидоров |
| Член комиссии (гл. бухгалтер) | Смирнова Елена Владимировна | __________ | Е.В. Смирнова |
| Член комиссии (предст. общ-ти) | Козлова Анна Дмитриевна | __________ | А.Д. Козлова |
* Примечание: В опубликованных шаблонах ФИО заменяются на шаблонные строки «____________________» для защиты персональных данных.
Основание для списания
Основание: Приказ директора № _____ от «___» ________ 20__ г. «Об образовании комиссии по списанию библиотечного фонда».
Причина списания: устаревание по содержанию (исключены из ФПУ) / физическая изношенность / непригодность для дальнейшего использования.
Табличная часть: Перечень списываемых экземпляров
Рекомендуется оформлять приложением (листом Excel), прикрепленным к акту, с указанием: «Приложение № 1 к Акту № ___ от ___».
| № п/п | Автор, Название | Год изд. | Инв. номер / Шифр | Кол-во экз. | Причина списания | Бал. стоимость (руб.) | Условная оц. (руб.) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов И.И. Математика 5 класс | 2015 | 12345 / 74.102 | 15 | Исключен из ФПУ | 0,00 (амортизированы) | 15,00 |
| 2 | Петров П.П. Русский язык 6 класс | 2018 | 12400 / 81.2 | 5 | Физ. износ (порваны обл.) | 0,00 | 5,00 |
Заключительная часть
РЕШЕНИЕ КОМИССИИ: Комиссия, осмотрев вышеперечисленные объекты библиотечного фонда, признала их непригодными для дальнейшего использования в учебно-воспитательном процессе и решила списать их с балансового учета организации и принять на забалансовый учет (счет 02) в условной оценке для последующей сдачи в макулатуру. Председатель комиссии ________________ /Иванов И.И./ Члены комиссии: ________________ /Петрова М.С./ ________________ /Сидоров А.П./ ________________ /Смирнова Е.В./ ________________ /Козлова А.Д./ УТВЕРЖДАЮ Директор МБОУ «СОШ № 15» _______________ /Павлов П.П./ «___» _______________ 20__ г. М.П.
Бухгалтерские проводки (Справочно)
Проводки зависят от учетной политики (счет 101 или 10 для учета книг). Ниже приведен типичный вариант для бюджетного учреждения (КОСГУ / КБС).
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Списание ной стоимости учебников (если не амортизированы полностью) | 91.2 (КОСГУ 244/320) | 101 (или 10) | Сумма остаточной стоимости |
| Принятие на забалансовый учет в условной оценке (1 руб./экз.) | 02 (внутр. счет) | 91.1 (КОСГУ 190/320) — доход от безвозмездного получения | Кол-во экз. × 1 руб. |
| Сдача макулатуры на сторону (реализация) | 91.2 (КОСГУ 244/320) — расход на реализацию | 02 | Сумма условной оценки (кол-во экз. × 1 руб.) |
| Поступление выручки от сдачи макулатуры | 101 (или 10) / 51 | 91.1 (КОСГУ 190/320) | Фактическая сумма по акту приема-передачи |
| Направление выручки в бюджет (для гос. учреждений) | 91.9 (КОСГУ 244/320) | 101 (или 51) | Вся выручка от реализации макулатуры |
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт, подписанный неавторизованными лицами, не имеет юридической силы.
- Списание книг, входящих в ФПУ. Нельзя списывать учебники, актуальные по перечню Минпросвещения, только из-за износа — их нужно восстанавливать или закупать новые, а старые списывать как изношенные.
- Игнорирование инвентарных номеров. В акте обязательно должны быть инвентарные номера (или шифры для неинвентаризированных фондов), иначе невозможно вывести объекты из учетной карточки.
- Отсутствие акта приема-передачи макулатуры. Без этого документа списание со счета 02 невозможно, останется «висячий» дебет.
- Несвоевременное списание. Хранение непригодных книг забивает полки, искажает отчетность по фондам (формы 1-библ, отчет о наличии учебников).
Особенности 2025–2026 годов: электронный документооборот
С переходом на ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн) и внедрением ФИС ФРДО / ЕРО (Единый реестр образовательных организаций), акты списания все чаще оформляются в электронном виде с использованием КЭП (квалифицированной электронной подписи) директора и членов комиссии.
- Скан-копии бумажных актов с «живыми» подписями и печатью также действительны.
- Внутренние регламенты должны предусматривать порядок хранения оригиналов и электронных копий (срок хранения — не менее 5 лет, для актов списания основных средств/МА — 5 лет после года составления, по архивному делу).
Где найти готовые шаблоны (файлы для скачивания)
Официальные бланки и образцы заполнения можно найти на следующих ресурсах (проверяйте актуальность даты документа):
- Сайт Контур.Норматив / Контур.Школа, раздел «Библиотека», форма 0504144 (редакция ).
- Инфоурок (Infourok.ru) — раздел «Методические материалы / Документы для библиотекаря», поиск по запросу «Акт списания», «Акт уничтожения».
- Сайты методических центров (ИМЦ) районов/городов, часто выкладывают адаптированные под регион шаблоны (например, ИМЦ Орджоникидзевского района и др.).
- Официальный портал Минпросвещения / Рособрнадзора, в разделе «Нормативные документы / Библиотечное дело».
Рекомендация: Скачайте шаблон в формате .docx (Word) или .xlsx (Excel), чтобы иметь возможность редактировать табличную часть под свой фонд. Избегайте только PDF-шаблонов, если не планируете заполнять вручную.
Резюме: чек-лист для библиотекаря перед списанием
- [ ] Есть приказ о комиссии (актуальный состав).
- [ ] Проведена ревизия фондов, составлен предварительный список на исключение.
- [ ] Проверена актуальность учебников по Федеральному перечню (ФПУ) на текущий год.
- [ ] Заполнен Акт списания (Форма 0504144 или своя) с инвентарными номерами.
- [ ] Акт подписан всеми членами комиссии.
- [ ] Акт утвержден директором (подпись, печать, дата).
- [ ] Сделаны бухгалтерские проводки (счет 101/10 → 91.2; 02 → 91.1).
- [ ] Книги переданы в макулатуру по Акту приема-передачи / ТОРГ-12 / УПД.
- [ ] Составлен Акт об уничтожении (утилизации).
- [ ] Выручка от макулатуры направлена в бюджет (для гос. учреждений).
- [ ] Данные внесены в учетную систему библиотеки (АИРС, 1С:ХроноГраф, Библиограф и др.) и в отчетность.
Важно: Данная статья носит информационный характер. Для принятия решений в конкретной организации необходимо руководствоваться действующим законодательством, Приказами ведомства-основателя, Учетной политикой учреждения и консультироваться с главным бухгалтером и юристом организации.
Статья подготовлена на основании открытых источников и нормативных актов, актуальных на г.