Акт о выделении дел и документов к уничтожению – это официальный документ‚ фиксирующий решение о том‚ какие материалы больше не подлежат хранению и могут быть уничтожены в соответствии с внутренними регламентами организации и действующим законодательством. Ниже представлен подробный пошаговый гид‚ который поможет правильно оформить такой акт.
Нормативная база
Перед началом работы рекомендуется ознакомиться с:
- Федеральным законом «О документальном обеспечении государственных и муниципальных органов власти»;
- Приказами и инструкциями вашей организации по делопроизводству и архивному хранению;
- Требованиями к уничтожению документов (например‚ ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документооборот. Уничтожение документов»).
Подготовка к составлению акта - Определите перечень дел и документов‚ подлежащих уничтожению. Для этого проведите ревизию фондов‚ выявите материалы‚ срок хранения которых истёк‚ а также те‚ которые по внутренним нормативам не требуют дальнейшего сохранения.
- Согласуйте список с ответственными подразделениями. Обычно это юридический отдел‚ служба безопасности и архив.
- Подготовьте необходимые реквизиты. Укажите дату составления акта‚ номер‚ наименование организации‚ ФИО (или должность) ответственных лиц.
Содержание акта
Типовой акт включает следующие разделы:
- Шапка документа. Наименование организации‚ реквизиты (ИНН‚ ОГРН‚ юридический адрес)‚ название акта‚ его номер и дата.
- Преамбула. Краткое описание оснований для составления акта (например‚ «В соответствии с приказом № 123 от …» ).
- Перечень выделенных дел и документов. Таблица или список с указанием:
- номера дела/документа;
- наименования;
- даты создания;
- срока хранения (истёкшего);
- основания для уничтожения (нормативный акт‚ внутренний регламент).
- Решение. Формулировка о выделении указанных материалов к уничтожению и поручение ответственному лицу выполнить уничтожение в установленные сроки.
- Подписи. Должностные лица‚ участвующие в подготовке и утверждении акта (руководитель подразделения‚ ответственный за архив‚ юрист).
Ниже представлен шаблон‚ который можно скопировать и заполнить своими данными. Все персональные данные заменены placeholder‑ами ([ФИО]‚ [Должность]) – таким образом персональная информация скрыта.
<h2>Акт о выделении дел и документов к уничтожению</h2>
<p><strong>Организация:</strong> [Наименование организации]</p>
<p><strong>ИНН/ОГРН:</strong> [ИНН] / [ОГРН]</p>
<p><strong>Акт №:</strong> [Номер акта]</p>
<p><strong>Дата составления:</strong> [ДД.ММ.ГГГГ]</p>
<h3>Преамбула</h3>
<p>На основании приказа № [Номер приказа] от [ДД.ММ.ГГГГ] «Об утверждении перечня документов‚ подлежащих уничтожению» и в соответствии с внутренним регламентом по делопроизводству‚ составлен настоящий акт.</p>
<h3>Перечень выделенных дел и документов</h3>
<ol>
<li>
<strong>Номер дела:</strong> [№ дела]<br>
<strong>Наименование:</strong> [Наименование дела]<br>
<strong>Дата создания:</strong> [ДД.ММ.ГГГГ]<br>
<strong>Срок хранения:</strong> [X лет] (истёк)<br>
<strong>Основание для уничтожения:</strong> [Нормативный акт/пункт регламента]</li>
<li>
<strong>Номер дела:</strong> [№ дела]<br>
<strong>Наименование:</strong> [Наименование дела]<br>
<strong>Дата создания:</strong> [ДД.ММ.ГГГГ]<br>
<strong>Срок хранения:</strong> [X лет] (истёк)<br>
<strong>Основание для уничтожения:</strong> [Нормативный акт/пункт регламента]</li>
</ol>
<h3>Решение</h3>
<p>Выделить перечисленные выше дела и документы к уничтожению. Уничтожение провести в соответствии с внутренней инструкцией по уничтожению документов не позднее [ДД.ММ.ГГГГ].</p>
<h3>Ответственные лица</h3>
<p>Ответственный за подготовку акта: <strong>[ФИО]‚ [Должность]</strong></p>
<p>Утверждающий: <strong>[ФИО]‚ [Должность]</strong></p>
<p>Ответственный за уничтожение: <strong>[ФИО]‚ [Должность]</strong></p>
<h3>Подписи</h3>
<p>_____________________ / [ФИО] / [Должность] <br>
_____________________ / [ФИО] / [Должность] <br>
_____________________ / [ФИО] / [Должность]</p>
Рекомендации по оформлению - Используйте единый шрифт и размер текста throughout the document (например‚ Times New Roman‚ 12 pt).
- Нумеруйте страницы‚ если акт занимает более одного листа.
- Все исправления должны быть заверены подписями и датой.
- После подписания акт следует зарегистрировать в журнале учета актов о выделении документов к уничтожению.
Хранение и учет актов
Оригинал акта хранится в деле организации‚ отвечающей за документооборот‚ срок хранения которого определяется внутренними нормативными актами (обычно не менее 5 лет). Копия направляется в архив для контроля за выполнением уничтожения.
Составление акта о выделении дел и документов к уничтожению – важный этап обеспечения законопослушного и эффективного документооборота. Следуя представленной инструкции‚ вы сможете оформить акт корректно‚ минимизировать риски нарушения законодательства и обеспечить прозрачность процесса уничтожения устаревших материалов.