Направление договоров на подписание – одна из типовых процедур в деловом обороте. Для фиксирования факта отправки и обеспечения контроля за получением документов используется сопроводительное (проводное) письмо. Ниже представлен подробный разбор структуры такого письма, типичные ошибки и готовый образец, который можно адаптировать под свои нужды.

Структура сопроводительного письма о направлении договоров

Сопроводительное письмо относится к деловой переписке и должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка письма – реквизиты отправителя (наименование организации, ИНН/КПП, юридический адрес, контактный телефон, e‑mail). Примечание: личные данные сотрудников (ФИО, личные телефоны) указывать не следует; достаточно указать должность и отдел.
2. Дата и номер письма – формируются согласно внутренней нумерации организации.
3. Адресат – наименование организации‑получателя, её юридический адрес, optionally – контактное лицо (должность, отдел).
4. Тема письма – кратко отражает суть направления, например: «Направление договоров на подписание».
5. Обращение – вежливое обращение к получателю (например, «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемые коллеги!»).
6. Основная часть – содержит:
   • Указание о том, какие документы направляются (наименование договоров, количество экземпляров, количество страниц в каждом).
   • Краткое пояснение цели направления (например, «Для последующего подписания и возврата одного экземпляра»).
   • Просьба или указание о необходимых действиях получателя (подписать, вернуть, подтвердить получение и т.п.).
7. Перечень приложений – список прилагаемых документов с указанием количества экземпляров и страниц (формат: «Договор № 1‑2026/ООО «Пример» – 2 экз., по 5 с.»).
8. Подпись отправителя – должность, ФИО (можно указать только инициалы и фамилию, если внутренние регламенты допускают), расшифровка подписи.
9. Печать организации (при наличии).

Типовые формулировки для основной части

Для удобства составления письма можно использовать следующие шаблонные фразы:

• «При этом направляем Вам следующие договоры на подписание:
• «Высылаем в Ваш адрес пакет документов, consisting of …»
• «Просим ознакомиться с прилагаемыми договорами, подписать их и вернуть один экземпляр в наш адрес до …»
• «Просим подтвердить получение данного письма и приложений путем reply‑all на данное e‑mail»
• «В случае возникновения вопросов просим обращаться к … (должность, отдел)»

Образец сопроводительного письма о направлении договоров на подписание

Ниже представлен типовой шаблон. Все персональные данные заменены условными обозначениями; при реальном использовании замените их на актуальные реквизиты вашей организации.

ООО «Пример»
ИНН ### КПП ###
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 5
Тел.: ### e‑mail: info@primer.ru

№ 2026‑09‑10/01 

Адресату:
ООО «Партнер»
ИНН ### КПП ###
Юридический адрес: 654321, г. Санкт‑Петербург, пр. Примерный, д. 20, офис 3
Тема: Направление договоров на подписание

Уважаемые коллеги!

При этом направляем Вам следующие договоры на подписание:


 
Договор поставки товаров № СП‑2026/01 – 2 экз., по 8 с.
 
Договор оказания услуг № УС‑2026/02 – 2 экз., по 6 с.

Договоры подготовлены в соответствии с предварительными согласованиями, проведенными . Просим:

 
ознакомиться с содержанием каждого договора;
 
подписать оба экземпляра каждого документа;
 
вернуть один подписанный экземпляр каждого договора в наш адрес не позднее ;
 
второй экземпляр оставить у себя для внутреннего учета.


Просим также подтвердить получение данного письма и приложений, направив ответное сообщение на e‑mail: info@primer.ru с темой «Подтверждение получения договоров»;

При возникновении вопросов просим обращаться к юристу отдела договорной работы – Смирновой А.В., тел. ###, внутренний 102.

Приложение:
Договор поставки товаров № СП‑2026/01 – 2 экз., по 8 с.
Договор оказания услуг № УС‑2026/02 – 2 экз., по 6 с.

Подпись: ___________________ / Смирнова А.В. /
Юрист отдела договорной работы

М.П.

Рекомендации по оформлению и отправке

1. Соблюдайте корпоративный стиль – используйте утвержденный бланк организации, шрифт и размер, принятые в вашей компании (обычно Times New Roman 12 pt, межстрочный интервал 1,5).
2. Проверяйте реквизиты – особенно ИНН/КПП, адрес и номер договора. Ошибки в этих данных могут привести к задержкам в подписании.
3. Указывайте точное количество экземпляров и страниц – это упрощает регистрацию incoming корреспонденции у получателя.
4. Фиксируйте дату отправки – если отправляете письмо почтой, ставьте отметку о дате отправки на конверте; при электронной отправке сохраняйте копию письма в папке «Отправленные».
5. Сохраняйте копию приложений – перед отправкой сделайте сканы или фотографии прилагаемых договоров, чтобы в случае спора иметь доказательство их содержания.
6. Не указывайте личные данные сотрудников – достаточно указать должность, отдел и рабочий телефон. Личные мобильные номера и домашние адреса не публикуются в официальной переписке.
7. Следите за сроком ответа – в письме четко пропишите крайний срок возврата подписанных экземпляров; это дисциплинирует получателя и ускоряет процесс.

Сопроводительное письмо о направлении договоров на подписание – простой, но важный инструмент документооборота. Правильно оформленное письмо обеспечивает прозрачность процесса, снижает риск потери документов и упрощает взаимодействие с контрагентами. Используйте представленный выше образец как основу, адаптируя его под специфику вашей организации и требования внутреннего регламента.

Если понадобится дополнительная информация по оформлению других видов сопроводительных писем (например, с обоснованием или сведениями), обращайтесь к внутренним методическим рекомендациям или consult с отделом делопроизводства.