Ситуация, когда работник увольняется, не отработав до конца рабочий год, после того как уже воспользовался отпуском (полностью или частично), — стандартная для кадровой практики. В таком случае у работодателя возникает переплата («излишне выплаченные отпускные»), которую необходимо взыскать обратно. Однако удержать эти суммы без письменного согласия сотрудника нельзя. В данной статье подробно разберем, как правильно оформить согласие на удержание, какой образец использовать в 2026 году и какие риски учитывать.

Правовая база: почему нужно согласие работника

Согласно ч. 1 ст. 137 ТК РФ, заработная плата выплачивается в полном размере. Удержания из заработной платы допускаются только в случаях, предусмотренных ст. 138 ТК РФ.

• П. 2 ч. 1 ст. 138 ТК РФ: удержание сумм, неиспользованных по назначению (в т.ч. отпускных, выданных авансом, за неотработанное время), производится только при наличии письменного заявления работника.
• Пояснение Роструда (вопрос № 229275 от ): удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении возможно только из заработной платы (оклада, премии и т.д.), но не из выходного пособия и не из компенсации за неиспользованный отпуск.
• Максимальный размер удержаний за один расчетный период не может превышать 20% от суммы, подлежащей выплате (ч. 2 ст. 138 ТК РФ), за исключением случаев полного расчета при увольнении (тогда можно удержать больше, но только с согласия).

Алгоритм действий при увольнении с «минусом» по отпуску

1. Расчет: Бухгалтерия считает количество «неотработанных» дней отпуска и сумму к удержанию (формула: сумма отпускных / 28 (или фактические дни) × количество неотработанных дней).
2. Получение согласия: Работник пишет заявление на удержание (образец ниже).
3. Издание приказа: На основании заявления издается приказ об удержании (нормативной формы нет, разрабатывается самостоятельно).
4. Расчет при увольнении: Сумма удерживается из последней зарплаты (оклад за отработанное время) в пределах 20% или полностью (если согласия хватает и это полный расчет), но не из компенсации за неиспользованный отпуск и не из выходного пособия;

Образец заявления (согласия) на удержание отпускных при увольнении 2026 года

Ниже приведен универсальный образец, соответствующий требованиям КонсультантПлюс и судебной практике. Текст в квадратных скобках […] заменяется на реальные данные.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Кому:
Генеральному директору
ООО «[Название организации]»
[ФИО директора в дательном падеже]
от [ФИО работника полностью]
должность: [Должность работника]
структурное подразделение: [Название отдела/цеха]
табельный номер: [Номер]

О СОГЛАСИИ НА УДЕРЖАНИЕ ИЗ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ СУММЫ ИЗЛИШНЕ ВЫПЛАЧЕННЫХ ОТПУСКНЫХ

Я, [ФИО работника полностью], нанятый(ая) [Дата приема на работу] г. на должность [Должность] по трудовому договору № [Номер] от [Дата], в связи с предстоящим увольнением по [статья/пункт ст. 77/78/80 ТК РФ] [Дата увольнения] г., подтверждаю, что в [Год] году мной был использован ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск за рабочий период с [Дата начала периода] по [Дата окончания периода] в количестве [Количество] календарных дней.

В связи с тем, что на момент увольнения я не отработал(а) полный рабочий год (период работы составил [Количество] месяцев/дней), возникла переплата отпускных за неотработанные дни в количестве [Количество] календарных дней на сумму [Сумма в рублях и копейках] ([Сумма прописью]).

На основании ч. 1 ст. 138 ТК РФ ПРОШУ произвести удержание указанной суммы из заработной платы, подлежащей мне к выплате при полном расчете при увольнении (оклад за отработанное время и иные выплаты), в полном объеме.

С расчетом суммы удержания ознакомлен(а), согласен(на). Прошу не применять ограничение в 20% от суммы к выплате, так как речь идет о полном окончательном расчете при увольнении.

Приложение: расчет суммы удержания (на 1 листе).

---

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА (для бухгалтерии/кадров), заполняется работодателем
Расчет суммы удержания за неотработанные дни отпуска:
Период работы, дающий право на отпуск: с [Дата] по [Дата] ([Кол-во] полных месяцев).
Количество дней отпуска, пропорционально отработанному времени: [Кол-во] дней.
Фактически предоставлено дней отпуска: [Кол-во] дней.
Неотработанные дни отпуска: [Кол-во] дней (п.3 минус п.2).
Средний дневной заработок: [Сумма] руб.
Сумма к удержанию (п.4 × п.5): [Сумма] руб. [Коп.]

Расчет составил(а): _______________ / [ФИО бухгалтера] / Дата: «___» _____________ 202_ г.

Образец приказа об удержании (для работодателя)

На основании заявления работника издается приказ. Единой утвержденной формы (как П-4) не существует, используется бланк организации.

ПРИКАЗ

ООО «[Название организации]»
г. [Город] «___» _____________ 202_ г. № [Номер]

ОБ УДЕРЖАНИИ ИЗ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ СУММЫ ИЗЛИШНЕ ВЫПЛАЧЕННЫХ ОТПУСКНЫХ

На основании:
— заявления [ФИО работника] от «___» _____________ 202_ г.;
— ч. 1 ст. 138 ТК РФ;
— приказа об увольнении № [Номер] от «___» _____________ 202_ г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Бухгалтерии (бухгалтеру [ФИО]) при полном расчете с [ФИО работника] в связи с увольнением [Дата] г. удержать из заработной платы сумму излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска в размере [Сумма] руб. [Коп.] ([Сумма прописью]).

Удержание произвести из сумм, подлежащих выплате работнику за отработанное время (оклад, премии и др.), без применения ограничения в 20% (в связи с полным расчетом при увольнении и письменным согласием работника).

Контроль за исполнением приказа возлагаю на главного бухгалтера [ФИО].

Генеральный директор _______________ / [ФИО] /

С приказом ознакомлен(а):
_______________ / [ФИО работника] / «___» _____________ 202_ г.

Частые ошибки и риски (разбор практики)

Удержание из выходного пособия или компенсации за отпуск

Ошибка: Бухгалтерия списывает долг за неотработанный отпуск из компенсации за неиспользованный отпуск или из выходного пособия.

Правильно: Роструд категорически запрещает это (ответ на вопрос № 229275); Удержание возможно только из заработной платы (оклад за отработанные дни). Если зарплаты за отработанное время недостаточно (например, уволился в первый день месяца), взыскать остаток можно только через суд (ст. 307 ТК РФ — взыскание по истечении срока давности 1 год).

Отсутствие письменного заявления

Риск: Инспекция труда квалифицирует удержание как незаконное (ст. 5.27 КоАП РФ — штраф на юрлицо до 50 000 руб., на ИП до 5 000 руб.). Работник получит сумму обратно + компенсацию за задержку (ст. 236 ТК РФ).

Игнорирование лимита 20% при неполном расчете

Если удержание происходит НЕ в день увольнения (например, работник продолжает работать, а отпуск уже дан авансом, а потом пишет заявление на увольнение через месяц), к удержанию применяется лимит 20% от каждой выплаты. Только в день полного расчета при увольнении можно удержать 100% долга (при наличии согласия).

Неверный расчет «неотработанных» дней

Считать нужно календарные дни отпуска, приходящиеся на неотработанные месяцы. Формула: (Кол-во полных отработанных месяцев × 28 / 12) — Фактически использовано дней. Неполный месяц (15+ дней) округляется в пользу работника (считается за полный месяц).

Что делать, если работник отказывается писать заявление?

• Не удерживайте принудительно. Это прямое нарушение ст. 138 ТК РФ.
• Выдайте полную зарплату и компенсацию за отпуск «в чистом виде».
• В течение года (срок исковой давности ст. 307 ТК РФ) подайте иск в суд о взыскании неосновательного обогащения (ст. 1102 ГК РФ) или о взыскании суммы, выданной по ошибке.
• Судебная практика в таких делах, как правило, встает на сторону работодателя, если доказано, что отпуск был предоставлен авансом, а год не отработан.

Чек-лист для кадровика и бухгалтера

• [ ] Рассчитаны неотработанные дни отпуска и сумма к удержанию.
• [ ] Подготовлен проект заявления для подписи работником (до дня увольнения).
• [ ] Работник подписал заявление своеручно (распечатанный текст + рукописная подпись и дата).
• [ ] Издан приказ об удержании (подписан руководителем).
• [ ] Работник ознакомлен с приказом под роспись.
• [ ] В расчетном листе (Т-51/Т-53) удержание отражено кодом «Удержание за неотработанный отпуск» (код 3100 или внутренний код).
• [ ] Удержание сделано только из зарплаты за отработанное время, не задевая компенсацию за отпуск и выходное пособие.
• [ ] Сумма удержания не превышает реальной задолженности.

Грамотное оформление согласия на удержание отпускных при увольнении — залог безопасности организации от штрафов и судебных споров. Ключевые правила 2026 года остаются неизменными: письменное заявление работника обязательно, удерживать можно только из заработной платы (не из компенсаций), в день увольнения — без лимита 20%. Используйте приведенные выше образцы заявления и приказа, адаптируя их под бланк и специфику вашей организации.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу или использовать справочно-правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант) для получения актуальных форм и комментариев.