Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Смена паспорта (из‑за достижения определённого возраста, смены фамилии, утери документа и т.п.) требует от работодателя внесения соответствующих изменений в трудовой договор и другие кадровые документы. Ниже представлен подробный алгоритм действий, нормативная база и готовый образец дополнительного соглашения, который можно адаптировать под конкретную ситуацию, не раскрывая личные данные сотрудников.

Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 57, ст. 68) – регулирует оформление и изменение трудовых договоров.
Федеральный закон «О персональных данных» (ст. 6, ст. 9) – устанавливает требования к обработке и хранению сведений о паспорте.
Постановление Правительства РФ от № 772 «О ведении трудовых книжек» – предписывает отражать изменения паспортных данных в личной карточке и трудовой книжке.
Методические рекомендации Минтруда России по ведению кадрового документооборота (2023 г.) – содержат образцы оформления изменений.

Важно: Трудовой кодекс не содержит отдельной нормы о порядке внесения новых паспортных данных, поэтому изменения оформляются в виде дополнительного соглашения к трудовому договору или путем прямой правки текста договора с последующим ознакомлением работника под подпись.

Когда требуется внесение изменений

Замена паспорта в связи с достижением 20, 45 лет или иного возраста, установленного законодательством.
Смена фамилии, имени, отчества (например, при браке, разводе, восстановлении фамилии).
Утеря, кража или порча паспорта, выдача нового документа.
Изменение данных о месте выдачи, коде подразделения, дате выдачи.

В любом из этих случаев работодатель обязан внести актуальные сведения в трудовой договор и связанные с ним документы в течение пяти рабочих дней с момента получения от сотрудника нового паспорта (или копии его страниц с изменёнными данными).

Порядок внесения изменений в трудовой договор

Получение документа. Сотрудник предоставляет копию нового паспорта (страницы с фото, данными о выдаче и сроком действия).
Подготовка дополнительного соглашения. Составляеться документ, в котором указываются:
- наименование сторон (работодатель – название организации, работник – ФИО);
- реквизиты исходного трудового договора (номер, дата заключения);
- пункт, в котором прописываются изменения паспортных данных (серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения);
- дата вступления изменений в силу (обычно день получения нового паспорта);
- подписи сторон и, при необходимости, печать организации.
Ознакомление работника. Сотрудник получает копию дополнительного соглашения, ставит свою подпись и дату ознакомления.
Внесение изменений в кадровые документы. Обновляются:
- личная карточка сотрудника (форма Т‑2 или аналог);
- трудовая книжка (при её ведении);
- внутренние приказы о приёме/переводе, если в них указаны паспортные данные;
- электронные кадровые системы (если используются).
Хранение документов. Оригинал дополнительного соглашения хранится в личном деле сотрудника вместе с копией нового паспорта (строго в соответствии с требованиями ФЗ‑152 о персональных данных).

Если работодатель предпочитает прямое изменение текста трудового договора (зачёркивание старой записи и внесение новой), то после такой правки необходимо также оформить акт о внесении изменений и получить подпись работника.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору при изменении паспортных данных

Ниже представлен шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и заполнить актуальными данными. Все персональные данные помещены в условные обозначения – их следует заменить на реальные значения, не раскрывая их в публичных материалах.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № __
к трудовому договору № __ от «__» __________ 20__ г.

г. _____________ «__» __________ 20__ г.

_____________________________, именуем__ в дальнейшем «Работодатель», 
в лице ______________________, действующего__ на основании ______________________, 
с одной стороны,

и

_____________________________, именуем__ в дальнейшем «Работник», 
паспорт гражданина РФ: серия __________ № __________, 
выдан ______________________ «__» __________ 20__ г., код подразделения __________, 
с другой стороны,

вместе именуемые Стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:

Предмет соглашения
 1.1. В связи с заменой паспорта Работника (серия __________ № __________, выдан ______________________ «__» __________ 20__ г., код подразделения __________) в трудовой договор № __ от «__» __________ 20__ г. вносятся следующие изменения:
 
 Пункт ___. Паспортные данные Работника:
 
Серия: __________
 
Номер: __________
 
Кем выдан: ______________________
 
Дата выдачи: __.__.____
 
Код подразделения: __________

 1.2. Все остальные условия трудового договора остаются без изменений.

Дата вступления в силу
 Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с «__» __________ 20__ г. и является неотъемлемой частью трудового договора № __ от «__» __________ 20__ г.

Прочие положения
 3.1. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон, оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.
 3.2. В случае возникновения споров стороны обязуются решить их путем переговоров. Если переговоры не приведут к согласию, спор передается на рассмотрение суда по месту нахождения Работодателя.

Работодатель _____________________ / ______________________ 
(подпись) (расшифровка подписи)

Работник _____________________ / ______________________ 
(подпись) (расшифровка подписи)

М.П. (при наличии)

Примечание:

Вместо угловых скобок <…> следует подставлять фактические данные (серия, номер, орган выдачи и т.д.).
Если в организации используется электронный документооборот, подписи могут быть электронными (УКЭП) в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
После подписания дополнительного соглашения необходимо сделать отметку в личной карточке сотрудника и, при ведении трудовой книжки, внести соответствующую запись в раздел «Сведения о паспорте»;

Что делать с другими кадровыми документами

Личная карточка (форма Т‑2). В графе «Паспорт» зачеркиваются старые данные и пишутся новые; рядом ставится дата внесения изменений и подпись ответственного лица от кадровой службы.
Трудовая книжка. Если в ней есть запись о паспортных данных (например, в разделе «Сведения о работнике»), её также необходимо актуализировать. Запись делается под подписью ответственного лица и печатью организации.
Приказы о приёме, переводе, отпуске и т.п. В тех документах, где указываются паспортные данные сотрудника (например, в приказе о предоставлении отпуска за счёт собственных средств), необходимо внести аналогичные изменения или выпустить новый акт с актуальными сведениями.
Электронные кадровые системы. Обновляются поля «Серия паспорта», «Номер паспорта», «Дата выдачи», «Кем выдан», «Код подразделения». После изменения система должна фиксировать дату и пользователя, внесшего правку;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять отдельное соглашение при каждом изменении паспорта? Да, каждое изменение данных паспорта требует оформления дополнительного соглашения (или акта о внесении изменений) к трудовому договору, чтобы избежать разногласий при проверках трудовой инспекции.
Можно ли просто сделать пометку в трудовом договоре без подписи сотрудника? Нет. Трудовой договор является двусторонним соглашением; любые изменения в него должны быть подтверждены подписью обеих сторон.
Что делать, если сотрудник отказывается подписывать дополнительное соглашение? Следует выяснить причины отказа. Если отказ связан с непониманием последствий, провести разъяснительную беседу. При сохранении отказа необходимо оформить акт об отказе и, при необходимости, обратиться в трудовую инспекцию за разъяснением.
Нужно ли вносить изменения в уже заключённые дополнительные соглашения (например, о премировании, совмещении)? Если в этих соглашениях указаны паспортные данные сотрудника, то да – их также следует актуализировать, иначе данные в документах будут противоречить актуальным сведениям.
Какой срок хранения у дополнительного соглашения и копии паспорта? В соответствии с требованиями ФЗ‑152 о персональных данных, документы, содержащие сведения о паспорте, хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет после прекращения трудового отношения.

Смена паспорта: порядок внесения изменений в трудовой договор