Оформление отпуска — это обязательная кадровая процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Единой унифицированной формы заявления на отпуск на федеральном уровне не существует (ст. 123 ТК РФ), однако каждая организация вправе утвердить свой бланк во внутренних локальных нормативных актах (ЛНА). В отсутствие корпоративного бланка документ составляется в свободной письменной форме с соблюдением обязательных реквизитов.

Ниже представлена подробная инструкция по заполнению, структура документа и нюансы для разных видов отпусков, актуальные на 2026 год.

Обязательные реквизиты заявления (Структура документа)

Независимо от вида отпуска, заявление должно содержать следующие блоки:

1. Шапка документа (правый верхний угол):
   • Кому: Должность руководителя организации (Директор, Генеральный директор), ФИО руководителя (в дательном падеже), Полное наименование организации (ООО «Ромашка», ИП Иванов И.И.).
   • От кого: Должность сотрудника, ФИО сотрудника (в родительном падеже), Структурное подразделение (отдел, цех, филиал).
2. Название документа: По центру строки — «ЗАЯВЛЕНИЕ» (или «Заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска», «Заявление на предоставление отпуска за свой счет» и т.д.).
3. Основная часть (текст просьбы):
   • Четкая формулировка: «Прошу предоставить мне…».
   • Вид отпуска: ежегодный оплачиваемый, за свой счет, учебный, декретный, по уходу за ребенком и др.
   • Даты: Обязательно укажите дату начала и дату окончания отпуска (или количество календарных дней). Пример: «с 15 октября 2026 года по 11 ноября 2026 года (28 календарных дней)».
   • Основание (для особых видов): Ссылка на статью ТК РФ (ст. 128, 173, 260 ТК РФ и др.) и приложения (справка-вызов, медицинское свидетельство, свидетельство о рождении).
4. Дата составления и подпись: Слева — дата написания (число, месяц словами, год), справа — собственная подпись сотрудника с расшифровкой (Фамилия И.О.).

---

Визуальный шаблон (Образец заполнения)

Ниже приведен универсальный шаблон. Данные в квадратных скобках [ ] подлежат замене на реальные информацию. Персональные данные в примерах замаскированы.

Кому:
Генеральному директору
ООО «[Название организации]»
[ФИО руководителя в дательном падеже, напр.: Иванову И.И.]

От кого:
[Должность сотрудника, напр.: менеджер отдела продаж]
[ФИО сотрудника в родительном падеже, напр.: Петрова А.В.]
[Название подразделения, напр.: Отдел продаж]

ЗАЯВЛЕНИЕ
на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск за [год рабочего периода, напр.: 2025–2026 гг.] продолжительностью [Количество] календарных дней с [Дата начала, напр.: ] по [Дата окончания, напр.: ].

В период отпуска прошу выплатить отпускные не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

[Дата составления, напр.: 15 октября 2026 г.] Подпись: _____________ / [Фамилия И.О.] /

---

Особенности заполнения для разных видов отпусков

Ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 115, 122 ТК РФ)

• Минимальная продолжительность: 28 календарных дней.
• Увеличенный отпуск: Инвалиды — 30 дней; педагоги — 42 или 56 дней; работники вредных/опасных производств, +7 дней и др.
• Разделение: Можно разделить на части (по соглашению со стороны), но хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
• График отпусков: Желательно указывать даты, согласованные с утвержденным графиком. Если даты не совпадают с графиком — требуется согласие работодателя.
• Праздничные дни: В календарные дни отпуска праздничные дни (нерабочие по ст. 112 ТК РФ) не включаются и не оплачиваются как отпускные (продлевают отпуск).

Отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы) — ст. 128 ТК РФ

• Категории, которым работодатель ОБЯЗАН предоставить:
  • Участники ВОВ, ветераны труда, до 14 дней в год;
  • Пенсионеры по возрасту — до 14 дней;
  • Инвалиды — до 60 дней;
  • Работники, женившиеся/вышедшие замуж, родившие ребенок, похоронившие близких родственников, до 5 дней.
• Остальные сотрудники: Предоставляется только по соглашению сторон. Причина указывается по желанию (семейные обстоятельства, лечение и т.д.), работодатель оценивает ее уважительность.
• В тексте заявления обязательно: фраза «без сохранения заработной платы» и ссылка на ч. 1 ст. 128 ТК РФ (или соответствующую часть для льготников).

Учебный отпуск (ст. 173, 174 ТК РФ)

• Предоставляется сотрудникам, совмещающим работу с обучением (заочная/очно-заочная форма: бакалавриат, магистратура, специалитет, аспирантура, ординатура).
• Обязательные приложения: Справка-вызов из учебного заведения с указанием вида сессии/экзаменов и сроков.
• Сроки: Заявление пишется под каждую сессию/этап аттестации.
• Оплата: Сохраняется средний заработок (выплачивается из средств работодателя).

Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком (ст. 255, 256 ТК РФ)

• Декретный (БиР): 140 дней (70 до родов + 70 после), при осложненных/множественных родах — 156/194 дня. Основание: лист нетрудоспособности (электронный ЛН). Заявление пишется на основании ЛН.
• По уходу за ребенком (до 1.5 или 3 лет): Может взять мать, отец, бабушка, дедушка, опекун. Заявление пишется заранее (обычно за 2 недели) с указанием срока (до какого числа/года ребенка).

---

Процедура оформления: от заявления до приказа

Подача заявления — только первый этап. Полный алгоритм действий HR-специалиста и руководителя:

1. Подача заявления: Сотрудник сдает заявление за 2 недели до предполагаемого начала отпуска (рекомендательно, закон жестких сроков для заявления не ставит, но для приказа — да).
2. Согласование/Визирование: Начальник отдела ставит визу (согласование дат с графиком и производственной необходимостью).
3. Расчет стажа: Кадровик/бухгалтер проверяет, накопил ли сотрудник право на отпуск (6 месяцев непрерывной работы для первого отпуска, далее — по графику).
4. Издание приказа (распоряжения): По форме Т-6 (утв. Госстатом) или собственной форме. Приказ подписывает руководитель, знакомится сотрудник под роспись не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
5. Запись в табель учета рабочего времени: Код «ОТ» (или 09) на дни отпуска.
6. Расчет и выплата отпускных: Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Нарушение — штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50-100 тыс. руб. для юрлиц).
7. Запись в трудовую книжку/СТД-Р: В трудовую книжку записи об отпусках не вносятся. В СТД-Р (если ведется) — вносится запись о предоставлении отпуска.

---

Частые ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

Ошибка	Последствие	Как избежать
Не указана дата окончания или количество дней	Невозможно рассчитать отпускные и сделать запись в табеле	Всегда пишите: «с [дата] по [дата] ([N] календарных дней)»
Отпуск начинается в праздничный/нерабочий день без учета переноса	Сдвиг сроков, претензии инспекции труда	Проверяйте производственный календарь на 2026 год; Если начало приходится на выходной — отпуск начинается с этого дня, но оплачивается с первого рабочего (если не согласовано иное).
Отпускные выплачены в день начала отпуска или позже	Штрафы, компенсация за задержку (ст. 236 ТК РФ)	Настройте календарь платежей: выплата за 3 календарных дня до старта.
Сотрудник не ознакомлен с приказом под роспись	Приказ не вступил в силу, риск признать прогулку	Обязательная процедура ознакомления за 3 дня до начала.
Использование дней отпуска, не накопленных за рабочий год	Недопустимо (кроме случаев ст. 122 ТК РФ: до 18 лет, вредные условия, по соглашению)	Проверяйте накопленный стаж перед подписанием приказа.

---

Нюансы 2026 года: Электронный документооборот и СТД-Р

С 2021 года ведется переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и СТД-Р (сведения о трудовой деятельности в электронном виде).

• Заявление на отпуск может подаваться в электронном виде через ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) сотрудника.
• Приказ также оформляется и подписывается электронно.
• Сведения о предоставленном отпуске в СТД-Р направляются в Пенсионный фонд (СФР) в составе отчета СЗВ-ТД (ежемесячно) или СЗВ-СТАЖ (ежегодно) — отдельного отчета «об отпуске» нет, но дни учитываются в стаже.

---

Резюме: Ключевые моменты для сотрудника и HR

Для сотрудника: Пишите заявление заранее (за 2 недели). Указывайте точные даты «С» и «По». Сохраняйте копию с входящим номером/подписью HR. Проверьте, что отпускные придут за 3 дня до отъезда.

Для HR/Бухгалтера: Проверяйте стаж и график. Готовьте приказ (Т-6) своевременно. Контролируйте выплату отпускных (ст. 136 ТК РФ). Не забывайте про исключение праздничных дней из календарной продолжительности. Ведите учет неиспользованных дней для предотвращения накопления (более 2 лет подряд — риск штрафов и принудительного отправления в отпуск).

Статья подготовлена на основании Трудового кодекса РФ и актуальной практики применения на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.