Регистр сведений — это основной электронный документ, с помощью которого работодатели (страхователи) передают в Социальный фонд России (СФР, ранее ФСС) данные, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также единовременных пособий (при рождении ребенка, при постановке на учет в ранние сроки беременности). С введением проекта «Прямые выплаты» этот документ стал ключевым элементом взаимодействия бизнеса и фонда.

Нормативная правовая база

Форма регистра, порядок его заполнения и сроки представления устанавливаются приказами Социального фонда России (ранее — Приказами ФСС РФ). Основные документы:

• Приложение № 1 к Приказу ФСС РФ — форма «Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности».
• Приложение № 2 (или Приложение № 16 в актуальных редакциях), «Порядок заполнения Реестра сведений…». Данный документ регламентирует правила заполнения каждого столбца, формат дат, кодов и числовых значений.
• Приложение № 15 — форма Реестра в редакторе MS-Excel (для ручного заполнения малым количеством сотрудников).

Важно: С года все взаимодействие по больничным листам и пособиям осуществляется в рамках проекта «Прямые выплаты». Работодатель больше не рассчитывает и выплачивает пособия за свой счет с последующим возмещением — он лишь передает данные в СФР, а Фонд сам назначает и выплачивает деньги застрахованному лицу.

Какие пособия охватывает Реестр

Единый реестр сведений используется для передачи данных по следующим видам пособий:

1. Пособие по временной нетрудоспособности (больничный лист) — включая болезнь, травма, уход за больным членом семьи, карантин, протезирование и санаторно-курортное лечение.
2. Пособие по беременности и родам (БиР) — в т.ч. при усыновлении новорожденного ребенка.
3. Единовременное пособие при рождении ребенка.
4. Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности (до 12 недель).

Структура Реестра: основные блоки данных

Согласно Порядку заполнения (Приложение № 2/16), Реестр состоит из следующих логических разделов:

Сведения о страхователе (работодателе)

Заполняются один раз в шапке документа:

• Регистрационный номер страхователя в СФР.
• Наименование организации (полное и сокращенное) или ФИО индивидуального предпринимателя.
• КПП (для организаций).
• Адрес местонахождения/регистрации.
• Контактное лицо и телефон для связи.

Сведения о получателе пособия (застрахованном лице)

На каждого сотрудника заводится отдельная строка. Обязательные реквизиты:

• Фамилия, имя, отчество (полностью).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
• Дата рождения.
• Пол.
• Гражданство (код по ОКСМ).
• Тип и реквизиты документа, удостоверяющего личность (паспорт РФ и др.).
• Сведения о банковском счете для выплаты (БИК, номер счета/корсчета), критически важно для проекта «Прямые выплаты», так как деньги переводит СФР напрямую.

Сведения о нетрудоспособности / страховом случае

• Вид пособия (код: 1 — временная нетрудоспособность, 2 — беременность и роды, 3 — рождение ребенка, 4 — ранний учет).
• Номер и дата электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН) или справки о рождении/учете.
• Дата начала и окончания нетрудоспособности (или дата рождения/учет).
• Причина нетрудоспособности (код: 01 — болезнь, 02, травма, 03 — карантин и т.д.).
• Код режима (стационарный, амбулаторный, санаторный и др.).
• Сведения о нарушении режима (если были).

Сведения для расчета пособия (заработок и стаж)

Это самый ответственный блок, от которого зависит размер выплаты. Заполняется на основании данных за 2 расчетных года, предшествующих году страхового случая:

• Сумма заработка за каждый из двух расчетных лет (с учетом лимита максимальной базы страховых взносов на соответствующий год).
• Количество календарных дней, исключаемых из расчетного периода (дни оплачиваемого отпуска, дни нетрудоспособности, дни ухода за ребенком до 1.5/3 лет и др.).
• Стаж страхования (полных лет и месяцев), определяется по записям в трудовой книжке, договорам ГПХ (если взносы платились) и сведениям в ИЛС СФР.
• Признак права на расчет по специальным правилам (например, для сезонных работников, работающих в районах Дальнего Севера и приравненных к ним местностях).

Порядок формирования и сдачи Реестра

Сроки представления

• По больничным листам (ЭЛН): Реестр сдается в течение 5 календарных дней с момента получения работодателем сведений о закрытии ЭЛН (получения уведомления от СФР о регистрации ЭЛН).
• По единовременным пособиям (рождение, ранний учет): В течение 10 календарных дней с момента представления сотрудником документов, дающих право на пособие.

Просрочка сдачи Реестра влечет за собой наложение штрафов на страхователя (ст. 19.7 КоАП РФ) и задержку выплаты сотрудником пособия.

Способы передачи

1. Через программу «СФР-Отчет» (ранее «ФСС-Отчет»), бесплатное ПО от Фонда.
2. Через личный кабинет страхователя на сайте sfr.gov.ru.
3. Из бухгалтерских программ (1С:ЗУП 3.1, 1С:БП 3.0, 1С:ERP и др.) — прямая выгрузка и отправка через встроенный модуль обмена (рекомендуемый способ для автоматизации).
4. По ЭДО (операторы ЭДО) — для крупных предприятий.

Особенности заполнения в программе 1С (ЗУП 3.1 / БП 3.0)

Большинство организаций используют 1С для формирования Реестра. Алгоритм действий стандартный:

1. Провести актуализацию ИЛС (индивидуальных лицевых счетов) сотрудников через сервис «Проверка ИЛС» или обмен с СФР.
2. Обеспечить корректность заполнения карточек сотрудников (СНИЛС, паспорт, банковские реквизиты, адрес регистрации).
3. Для больничных: проверить, что ЭЛН получены и закрыты (статус «Закрыт» или «Выдано уведомление о регистрации»).
4. Перейти в раздел «Отчеты в госорганы» -> «Реестр сведений для назначения пособий».
5. Заполнить период сдачи и нажать «Заполнить». Программа автоматически подтянет заработок за расчетный период (если расчет зарплаты проведен корректно) и стаж.
6. Критически важный этап: Проверить заработок за расчетные годы (кнопка «Заработок» в строке сотрудника); 1С не всегда учитывает все исключаемые дни или лимиты базы автоматически идеально — требуется ручная верификация.
7. Проверить банковские реквизиты получателей (СФР платит на карту/счет, указанный в Реестре).
8. Отправить отчет через встроенный клиент отчетности (требуется действующая КЭП руководителя или уполномоченного лица).

Типичные ошибки и причины отказа в приеме/выплате

Проект «Прямые выплаты»: что изменилось с 2024 года

Переход на прямые выплаты кардинально сменил роль работодателя:

• Работодатель НЕ рассчитывает сумму пособия. Он лишь предоставляет исходные данные (заработок, стаж, дни исключения). Расчет производит СФР.
• Работодатель НЕ выплачивает пособие. Деньги перечисляет СФР напрямую на карту/счет сотрудника.
• Работодатель НЕ формирует платежку на уплату пособия. Взаиморасчеты по взносам идут в общем порядке (ЕНП/ЕПН).
• Ответственность работодателя сместилась на качество и своевременность переданных сведений (Реестра).

Контроль за статусом Реестра

После отправки Реестра в СФР обязательно необходимо отслеживать его статус в программе обмена или ЛК СФР:

• Принят — Реестр прошел форматно-логический контроль, данные загружены в базу СФР.
• Не принят (Отклонен) — Обнаружены критические ошибки (неверный формат файла, отсутствие обязательных реквизитов, несуществующий страхователь). Необходимо исправить ошибки и сдать исправленный Реестр.
• Принят с замечаниями — Данные загружены, но по отдельным строкам есть предупреждения (например, заработок равен 0, стаж не подтвержден). Требуется анализ и, при необходимости, сдача уточняющего Реестра.

Уточняющий и аннулирующий Реестры

Если после сдачи основного Реестра обнаружены ошибки:

• Уточняющий Реестр, сдается для корректировки данных по конкретным сотрудникам (исправление заработка, стажа, банковских реквизитов). Признак «Уточняющий» устанавливается в шапке файла.
• Аннулирующий Реестр — сдается для полной отмены ранее сданных сведений (например, ЭЛН аннулирован врачом, сотрудник отказался от пособия). Признак «Аннулирующий».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли сдавать Реестр, если у организации нет больничных в отчетном месяце?

Ответ: Нет. Реестр сдается только по факту наличия страховых случаев (закрытых ЭЛН, представленных документов на единовременные пособия). «Нулевой» Реестр сдавать не требуется.

Вопрос: Сотрудник не предоставил банковские реквизиты. Что писать в Реестре?

Ответ: В рамках прямых выплат СФР не сможет перевести деньги без реквизитов. В Реестре поля банковских реквизитов обязательны к заполнению. Необходимо получить от сотрудника заявление с реквизитами (номер карты/счета, БИК банка) до отправки Реестра. Без них пособие не будет выплачено.

Вопрос: Как учитывать заработок по гражданским договорам (ГПХ) в Реестре?

Ответ: Если по ГПХ договору платились страховые взносы в обязательном порядке (или по выбору физлица), этот заработок включается в расчетный период. В 1С это настраивается в карточке договора ГПХ (флаг «Участвует в расчете пособий»). Стаж по таким договорам также суммируется.

Вопрос: Что делать, если СФР вернул Реестр с ошибкой «Не подтвержден стаж»?

Ответ: Проверить историю трудовой деятельности сотрудника в ИЛС (через ЛК СФР или запрос выписки). Часто не хватает записей о стаже до 2002 года или периодов ухода за ребенком/военной службы. Необходимо предоставить в СФР подтверждающие документы (копии трудовой, справки) и сдать уточняющий Реестр после корректировки ИЛС.

Регистр сведений для назначения и выплаты пособий — это главный инструмент взаимодействия работодателя и Социального фонда России в новой модели «Прямых выплат». Качество заполнения этого документа напрямую влияет на своевременность и полноту получения сотрудниками социальной поддержки; Автоматизация процесса через 1С, регулярная актуализация ИЛС сотрудников и тщательная проверка заработка за расчетный период перед отправкой — залог отсутствия претензий со стороны СФР и благодарности коллектива.

Статья подготовлена на основании действующих на 2024–2026 гг. приказов СФР/ФСС РФ (Приложения № 1, 2, 15, 16 к Приказу ФСС РФ от № 491н и последующих редакциях). Перед сдачей отчетности рекомендуется проверить актуальность форм на официальном сайте sfr.gov.ru.