Статья посвящена порядку начисления и учёта отпускных выплат в соответствии с действующим законодательством РФ (ТК РФ, НК РФ) и актуальными изменениями, вступившими в силу с 2026 года. Приведён пошаговый пример расчёта среднего дневного заработка, определения суммы отпускных и формирования бухгалтерских проводок.

Общие положения

• Отпускные выплачиваются за календарные дни отпуска, независимо от графика работы.
• Базой для расчёта является средний дневной заработок за расчётный период – последние 12 календарных месяцев предшествующих месяцу начала отпуска.
• С 2026 года в расчёт среднего дневного заработка включаются районный коэффициент (РК) и северные надбавки (СН) как отдельные налоговые базы по НДФЛ, но они всё равно участвуют в формировании суммы отпускных.
• Минимальная сумма отпускных не может быть меньше МРОТ, пропорционального количеству календарных дней отпуска.

Расчёт среднего дневного заработка

1. Определяем расчётный период – 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска.
2. Суммируем все выплаты, подлежащие учёту (оклад, премии, надбавки, компенсации, РК и СН).
3. Делим полученную сумму на количество календарных дней в расчётном okresie (обычно 12 × 29,3 = 351,6 дня).
4. Получаем средний дневной заработок (СДЗ).

Формула:

СДЗ = Σ Выплат за расчётный период / (Количество календарных дней в расчётном okresie)

Пример расчёта отпускных (2026 год)

Исходные данные:

• Сотрудник Ivanov И.И. планирует отпуск с 10 июля 2026 года на 28 календарных дней.
• Расчётный период – с 1 июля 2025 года по 30 июня 2026 года.
• За этот период начислены выплаты:
• Оклад – 300 000 руб.
• Премия за год – 60 000 руб.
• Районный коэффициент (15 %) – 45 000 руб.
• Северная надбавка – 20 000 руб.
• Количество календарных дней в расчётном okresie = 12 мес. × 29,3 = 351,6 дня.

Шаг 1 – Средний дневной заработок:

СДЗ = 425 000 руб. / 351,6 дн. ≈ 1 208,73 руб./день

Шаг 2 – Сумма отпускных:

Отпускные = СДЗ × Количество дней отпуска

Отпускные = 1 208,73 руб. × 28 дн. ≈ 33 844,44 руб.

Шг 3 – Выделение РК и СН (с 2026 года):

РК часть отпускных = СДЗ_RК × 28 дн., где СДЗ_RК = (Оклад + Премия) × 15 % / 351,6 ≈ 181,31 руб./день

РК отпускных ≈ 181,31 × 28 ≈ 5 076,68 руб.

СН часть отпускных = СДЗ_СН × 28 дн., где СДЗ_СН = 20 000 руб. / 351,6 ≈ 56,88 руб./день

СН отпускных ≈ 56,88 × 28 ≈ 1 592,64 руб.

Основная часть (без РК и СН) = 33 844,44 – 5 076,68 – 1 592,64 ≈ 27 175,12 руб.

Проводки по учёту отпускных

1. Начисление отпускных (основная часть):
• Дебет 70 (Расчёты с персоналом по оплате труда) – 27 175,12 руб.
• Кредит 68 (Расчёты по налогам и сборам) – НДФЛ (13 %) ≈ 3 532,77 руб.
• Кредит 69 (Расчёты по социальному страхованию и обеспечению) – страховые взносы (30 %) ≈ 8 152,54 руб.
• Кредит 70 (Удержания из заработной платы) – чистая сумма к выплате ≈ 15 489,81 руб.
2. Начисление районного коэффициента:
• Дебет 70 – 5 076,68 руб.
• Кредит 68 – НДФЛ (13 %) ≈ 660,0 руб.
• Кредит 69 – страховые взносы (30 %) ≈ 1 523,00 руб.
• Кредит 70 – чистая сумма ≈ 2 893,68 руб.
3. Начисление северной надбавки:
• Дебет 70 – 1 592,64 руб.
• Кредит 68 – НДФЛ (13 %) ≈ 207,04 руб.
• Кредит 69 – страховые взносы (30 %) ≈ 477,79 руб.
• Кредит 70 – чистая сумма ≈ 907,81 руб.
4. Выпуск денежных средств сотруднику:
• Дебет 70 – сумма к выплате (15 489,81 + 2 893,68 + 907,81) ≈ 19 291,30 руб.
• Кредит 51 (Расчётный счёт) – 19 291,30 руб.

Особенности учёта в 2026 году

• Районный коэффициент и северные надбавки выделяются в отдельную налоговую базу по НДФЛ, но при начислении отпускных они включаются в общую сумму выплаты.
• Если совокупная сумма выплат (включая отпускные) с начала года не превысила 5 млн руб., применяется пониженная ставка страховых взносов «13 %» на часть, превышающую МРОТ (п. 6.2 ст. 210 НК РФ).
• Отпускные должны быть выплачены не позднее трёх календарных дней перед началом отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Правильный учёт отпускных выплат требует:

1. Точного определения расчётного периода и суммы всех выплат, подлежащих учёту.
2. Корректного расчёта среднего дневного заработка с учётом районного коэффициента и северных надбавок.
3. Своевременного начисления и выплаты отпускных не позднее трёх календарных дней перед отпуском.
4. Формирования полного набора бухгалтерских проводок, отражающих начисление суммы, удержание НДФЛ и страховых взносов, а также фактическую выплату сотруднику.

Следуя представленному примеру и рекомендациям, организация сможет избежать ошибок в расчёте отпускных и обеспечит соответствие требованиям трудового и налогового законодательства.