Смерть сотрудника – это трагическое событие, которое требует от работодателя строгого соблюдения законодательных норм при проведении окончательного расчёта и выплате всех причитающихся сумм. Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм, который поможет бухгалтеру и кадровому специалисту оформить всё корректно, избежав штрафов и споров с наследниками.
Нормативная база - Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1, 127, 128);
- Гражданский кодекс РФ (ст. 1175‑1183 – наследование);
- Налоговый кодекс РФ (ст. 224, 226 – НДФЛ, страховые взносы);
- Федеральные законы «О compulsory медицинском страховании», «О пенсионном обеспечении» и др.;
- Постановления Правительства РФ и приказы Минтруда, касающиеся выплат при увольнении по основаниям, не связанным с инициативой работника.
Какие суммы подлежат выплате
В день смерти работника необходимо произвести расчёт и выплатить следующие виды вознаграждений:
- Заработная плата за отработанные дни текущего месяца (включая все надбавки, премии, компенсации и стимулирующие выплаты, к которым сотрудник имел право на момент смерти).
- Компенсация за неиспользованный отпуск – рассчитывается исходя из среднедневного заработка за расчётный период и количества неотгулянных дней.
- Больничные листы (если на момент смерти сотрудник находился на больничном и имел право на пособие по временной нетрудоспособности).
- Декретные пособия (в случае, если сотрудница была в декретном отпуске или имела право на него).
- Иные выплаты – например, компенсации за вредные условия труда, надбавки за выслугу лет, материальная помощь, предусмотренная коллективным договором или внутренними локальными актами.
Кому выплачивать деньги
Согласно ст. 1175 ГК РФ, при отсутствии завещания деньги переходят наследникам по закону (первая очередь – супруг, дети, родители). Если наследников нет, средства переходят в собственность Российской Федерации (ст. 1151 ГК РФ).
Важно:
- Выполнять выплаты только после получения документов, подтверждающих право на наследство (свидетельство о смерти, выписка из ЕГРН о праве на наследство, либо нотариальное удостоверение права наследования).
- Если наследник отказался от наследства в пользу другого лица или государства, выплата производится соответствующему получателю.
Пошаговая инструкция для бухгалтера Сбор исходных данных - Запрос у отдела кадров копии трудовой книжки (или электронной трудовой книжки) с записью о дате приёма и последней должности.
- Получение справки о среднем заработке за расчётный период (обычно 12 месяцев предшествующих месяцу смерти).
- Сведения о неиспользованном отпуске (количество дней, дата последнего отпуска).
- Информация о начисленных, но не выплаченных премиях, надбавках, компенсациях.
- Данные о больничных листах и декретных пособиях, если они были открыты.
- Сведения о возможных задолженностях сотрудника перед организацией (например, подотчётные суммы, возмещение ущерба).
Расчёт сумм - Заработная плата = (дневная ставка × количество отработанных дней в месяце смерти) + все причитающиеся надбавки за этот период.
- Компенсация за отпуск = среднедневной заработок × количество неотгулянных дней отпуска.
- Больничные рассчитываются согласно ФСС: пособие = среднедневной заработок × коэффициент (в зависимости от стажа) × количество дней нетрудоспособности.
- Декретные – пособие по беременности и родам рассчитывается как среднедневной заработок × 100 % × количество дней декретного отпуска (обычно 140 дней).
- Суммируем все полученные значения – получаем общую сумму к выплате.
Удержания и налоги - НДФЛ – с выплат, связанных с трудовыми отношениями (заработная плата, компенсация за отпуск, больничные, декретные) удерживается НДФЛ по ставке 13 % (или 15 % для доходов выше 5 млн руб. в год).
- Страховые взносы (ПФР, ФСС, ФОМС) не удерживаются с выплат, связанных со смертью работника, если они осуществляются в качестве пособия по случаю потери кормильца. Однако, если выплата считается заработной платой (например, невыплаченная зарплата), взносы начисляются в обычном порядке.
- Если у deceased имелись задолженности перед организацией (например, не возвращённые подотчётные суммы), их можно удержать из причитающихся сумм только в порядке, установленном ст. 137 ТК РФ (взыскание через суд). Самостоятельное удержание без судебного решения запрещено.
Оформление документов - Акт-расчёт – документ, в котором фиксируются все начисленные суммы, удержания и итоговая сумма к выплате. Подписывается руководителем и главным бухгалтером.
- Приказ о выплате – оформляется по форме Т-61 (или аналогичной внутренней форме) и указывает получателя (наследника), сумму, основание выплаты и срок перечисления.
- Акт о расторжении трудового договора – оформляется в связи со смертью сотрудника (основание – п. 1 ст. 83 ТК РФ). В акте указывается дата смерти как дата расторжения договора.
- Справка о среднем заработке – необходима для расчёта отпускных и пособий.
- Выписка из ЕГРН или нотариальное удостоверение права наследования – подтверждает право наследника получить деньги.
- Платёжное поручение – для перечисления средств на счёт наследника (или в депозит нотариуса, если наследник неизвестен).
Сроки выплаты
- Запрос у отдела кадров копии трудовой книжки (или электронной трудовой книжки) с записью о дате приёма и последней должности.
- Получение справки о среднем заработке за расчётный период (обычно 12 месяцев предшествующих месяцу смерти).
- Сведения о неиспользованном отпуске (количество дней, дата последнего отпуска).
- Информация о начисленных, но не выплаченных премиях, надбавках, компенсациях.
- Данные о больничных листах и декретных пособиях, если они были открыты.
- Сведения о возможных задолженностях сотрудника перед организацией (например, подотчётные суммы, возмещение ущерба).
Расчёт сумм - Заработная плата = (дневная ставка × количество отработанных дней в месяце смерти) + все причитающиеся надбавки за этот период.
- Компенсация за отпуск = среднедневной заработок × количество неотгулянных дней отпуска.
- Больничные рассчитываются согласно ФСС: пособие = среднедневной заработок × коэффициент (в зависимости от стажа) × количество дней нетрудоспособности.
- Декретные – пособие по беременности и родам рассчитывается как среднедневной заработок × 100 % × количество дней декретного отпуска (обычно 140 дней).
- Суммируем все полученные значения – получаем общую сумму к выплате.
Удержания и налоги - НДФЛ – с выплат, связанных с трудовыми отношениями (заработная плата, компенсация за отпуск, больничные, декретные) удерживается НДФЛ по ставке 13 % (или 15 % для доходов выше 5 млн руб. в год).
- Страховые взносы (ПФР, ФСС, ФОМС) не удерживаются с выплат, связанных со смертью работника, если они осуществляются в качестве пособия по случаю потери кормильца. Однако, если выплата считается заработной платой (например, невыплаченная зарплата), взносы начисляются в обычном порядке.
- Если у deceased имелись задолженности перед организацией (например, не возвращённые подотчётные суммы), их можно удержать из причитающихся сумм только в порядке, установленном ст. 137 ТК РФ (взыскание через суд). Самостоятельное удержание без судебного решения запрещено.
Оформление документов - Акт-расчёт – документ, в котором фиксируются все начисленные суммы, удержания и итоговая сумма к выплате. Подписывается руководителем и главным бухгалтером.
- Приказ о выплате – оформляется по форме Т-61 (или аналогичной внутренней форме) и указывает получателя (наследника), сумму, основание выплаты и срок перечисления.
- Акт о расторжении трудового договора – оформляется в связи со смертью сотрудника (основание – п. 1 ст. 83 ТК РФ). В акте указывается дата смерти как дата расторжения договора.
- Справка о среднем заработке – необходима для расчёта отпускных и пособий.
- Выписка из ЕГРН или нотариальное удостоверение права наследования – подтверждает право наследника получить деньги.
- Платёжное поручение – для перечисления средств на счёт наследника (или в депозит нотариуса, если наследник неизвестен).
Сроки выплаты
- НДФЛ – с выплат, связанных с трудовыми отношениями (заработная плата, компенсация за отпуск, больничные, декретные) удерживается НДФЛ по ставке 13 % (или 15 % для доходов выше 5 млн руб. в год).
- Страховые взносы (ПФР, ФСС, ФОМС) не удерживаются с выплат, связанных со смертью работника, если они осуществляются в качестве пособия по случаю потери кормильца. Однако, если выплата считается заработной платой (например, невыплаченная зарплата), взносы начисляются в обычном порядке.
- Если у deceased имелись задолженности перед организацией (например, не возвращённые подотчётные суммы), их можно удержать из причитающихся сумм только в порядке, установленном ст. 137 ТК РФ (взыскание через суд). Самостоятельное удержание без судебного решения запрещено.
Оформление документов - Акт-расчёт – документ, в котором фиксируются все начисленные суммы, удержания и итоговая сумма к выплате. Подписывается руководителем и главным бухгалтером.
- Приказ о выплате – оформляется по форме Т-61 (или аналогичной внутренней форме) и указывает получателя (наследника), сумму, основание выплаты и срок перечисления.
- Акт о расторжении трудового договора – оформляется в связи со смертью сотрудника (основание – п. 1 ст. 83 ТК РФ). В акте указывается дата смерти как дата расторжения договора.
- Справка о среднем заработке – необходима для расчёта отпускных и пособий.
- Выписка из ЕГРН или нотариальное удостоверение права наследования – подтверждает право наследника получить деньги.
- Платёжное поручение – для перечисления средств на счёт наследника (или в депозит нотариуса, если наследник неизвестен).
Сроки выплаты
Согласно ст. 140 ТК РФ, окончательный расчёт с уволенным сотрудником (в данном случае – в связи со смертью) должен быть произведён в день расторжения трудового договора, то есть в день смерти сотрудника. Если из‑за необходимости получения наследственных документов выплата задерживается, работодатель обязан уведомить наследника о причине задержки и выплатить сумму в течение трёх рабочих дней после получения всех необходимых документов.
Отражение в учёте и отчётности - Начисленные суммы отражаются в дебет счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и кредит счёта 68 (НДФЛ) либо 69 (страховые взносы) в зависимости от вида удержания.
- Фактическая выплата – кредит счёта 70 и дебет счёта 51 (расчётный счёт) или 50 (касса).
- В форме расчёта по страховым взносам (РСВ) и в 6‑НДФЛ отражаются только те суммы, с которых действительно удержан налог и взносы (т.е. заработная плата, компенсация за отпуск, больничные, если они подлежат обложению).
- Пособия по случаю потери кормильца, выплачиваемые наследникам, не включаются в базу для начисления страховых взносов и НДФЛ, если они осуществляются в соответствии с законодательством о государственном социальном обеспечении.
Пример расчёта (условные данные)
Сотрудник Иванов И.И. умер 15 сентября 2026 года. Среднедневной заработок – 2 000 руб. Неотгулянный отпуск – 10 дней. Не выплачена зарплата за первую половину сентября (15 рабочих дней) – 30 000 руб. Премия за квартал – 15 000 руб. Больничный лист не открыт.
- Заработная плата за полмесяца: 30 000 руб.
- Премия: 15 000 руб.
- Компенсация за отпуск: 2 000 × 10 = 20 000 руб.
- НДФЛ (13 %): 65 000 × 0,13 = 8 450 руб.
- Сумма к выплате после удержания НДФЛ: 65 000 – 8 450 = 56 550 руб.
Полученная сумма перечисляется наследнику (например, супруге) на основании предоставленного нотариального удостоверения права наследования.
Возможные риски и как их избежать - Ошибка в расчёте среднего заработка – приводит к недоплате или переплате. Рекомендуется дважды проверить данные из бухгалтерии и отдела кадров.
- Неправильное определение наследников – может привести к спорам и судебным искам. Всегда требуйте документального подтверждения права наследования.
- Удержание сумм без основания – незаконно и может повлечь штрафы от трудовой инспекции. Удерживайте только те суммы, которые подтверждены судебным решением или письменным согласием наследника.
- Нарушение сроков выплаты – приводит к начислению пени и штрафов. Планируйте выплату в день смерти или сразу после получения наследственных документов.
- Неправильное отражение в отчётности – может вызвать вопросы у ФНС и ПФР. Следуйте инструкциям по заполнению 6‑НДФЛ и РСВ, разделяя облагаемые и не облагаемые выплаты.
Полезные ресурсы и шаблоны
Для удобства работы можно воспользоваться следующими материалами (все они доступны бесплатно в демо‑доступе на 3 дня в журнале «Упрощенка»):
- Шаблон акта‑расчёта при выплате пособия в связи со смертью работника.
- Образец приказа о выплате сумм наследнику;
- Калькулятор среднедневного заработка (Excel).
- Инструкция по заполнению 6‑НДФЛ и РСВ при выплате пособий по случаю потери кормильца.
- Консультации экспертов ФНС и Минтруда по вопросам налогообложения таких выплат.
Расчёт выплат в связи со смертью работника требует внимательного подхода, знания нормативной базы и строгого соблюдения сроков. Следуя представленной пошаговой инструкции, бухгалтер сможет корректно начислть все причитающиеся суммы, правильно удержать налоги и взносы, оформить необходимые документы и избежать правовых рисков. Главное – помнить о правах наследников и о необходимости предоставлять им полную и прозрачную информацию о произведённых расчётах.
Статья актуальна на дату . Информация может изменяться в связи с обновлением законодательства.