Механизм прямых выплат пособий по страховому случаю временной нетрудоспособности и в связи с материнством действует на всей территории Российской Федерации с 2021 года. Суть схемы заключается в том, что Социальный фонд России (СФР, ранее ФСС) самостоятельно назначает и выплачивает пособия застрахованным лицам, а работодатель выступает посредником, передающим необходимые сведения и документы в Фонд.

В статье подробно разбираем, какие документы нужны для каждого вида пособия, как формируются реестры, какие сроки установлены законодательством и какие изменения актуальны для 2025–2026 годов.

Общие принципы взаимодействия работодателя и СФР

Согласно пункту 7 Правил назначения и выплаты пособий (утв. Постановлением Правительства РФ), страхователь (работодатель) обязан передать полученные от работника сведения и документы в территориальный орган СФР по месту своей регистрации не позднее 3 рабочих дней со дня их получения.

Основные обязанности работодателя:

• Принять от работника заявление и пакет документов.
• Проверить правильность заполнения и полноту пакета.
• Сформировать и направить в СФР реестр сведений (по утвержденным формам) через систему социального электронного документооборота (СЭД).
• В отдельных случаях — передать оригиналы или копии документов (по требованию СФР).

Важно: С 2021 года переход на «проактивную» схему выплат означает, что СФР назначает пособие на основании сведений, полученных от работодателя и медицинских организаций (электронные больничные листы), без необходимости личного обращения гражданина в Фонд.

Базовый пакет документов от работника

Перечень документов зависит от вида пособия, однако есть обязательная база, которую работник предоставляет работодателю в любом случае:

1. Заявление о назначении и выплате пособия (в свободной форме или по рекомендуемому образцу).
2. Сведения о реквизитах банковского счета для перечисления пособия (если работник выбрал способ получения через банк). Указываются: наименование банка, БИК, номер корсчета, номер счета получателя (или номер карты/договора).
3. Документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ) — для проверки данных (работодатель сверяет данные, копию в СФР обычно не направляет, если данные верны в реестре).
4. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) — если он еще не известен работодателю.

Документы по видам пособий: детальный разбор

Пособие по временной нетрудоспособности (больничный лист)

Главный документ — электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН). Он формируется медицинской организацией и автоматически попадает в информационную систему СФР.

Задача работодателя: сформировать Реестр сведений больничных листов (по форме, утвержденной Приказом ФСС от № 26, актуальной на 2025–2026 гг. до утверждения новых форм Приказом СФР) и направить его в СФР в течение 3 рабочих дней.

В реестре указываются: табельный номер, ФИО, СНИЛС, период нетрудоспособности, средний заработок, страховой стаж и иные сведения для расчета.

Пособие по беременности и родам (БиР)

Документы от работницы:

• Электронный лист нетрудоспособности (выдается женской консультацией/родильдом на 140/156/194 дня).
• Заявление о назначении пособия.
• Реквизиты банковского счета.
• Справка о заработке за 2 расчетных календарных года (если работница работала у данного работодателя менее 2 лет или по требованию СФР для уточнения среднего заработка). Примечание: СФР получает данные о доходах из ЕРСВ, однако справка может потребоваться для периодов работы у других работодателей или при технических несоответствиях.

Работодатель направляет Реестр сведений для назначения пособия по БИР.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет (и до 3 лет)

Срок представления реестра: не позднее 5 календарных дней с момента получения документов от работника (согласно разъяснениям СФР/ФСС).

Пакет документов:

• Заявление о назначении пособия.
• Реквизиты счета для выплаты.
• Копия свидетельства о рождении ребенка (предъявляется работодателю для проверки, в реестр вносятся реквизиты документа).
• Заявление о выборе способа получения пособия (если меняется способ).
• Документы, подтверждающие право на пособие неработающей матери (если применимо), обычно не требуются у работодателя, так как выплата идет через СФР напрямую неработающим, но для работающих — база стандартная.

Направляется Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Пособие при усыновлении (удочерении) ребенка

Аналогично пособию по уходу, но вместо свидетельства о рождении — решение суда о усыновлении (вступившее в законную силу) или справка ЗАГСа. Срок представления реестра — 5 календарных дней.

Пособие рабочим, получившим травму на производстве / профзаболевание

Дополнительно к ЭЛН и заявлению требуются:

• Акт о расследовании несчастного случая на производстве (форма Н-1) или справка о профзаболевании.
• Протокол совещания комиссии по расследованию.

Работодатель направляет реестр с указанием кода страхового случая (производственная травма/профзаболевание), что влияет на тариф взноса и порядок расчета (100% среднего заработка независимо от стажа).

Реестры сведений: формы, сроки и порядок сдачи

Взаимодействие происходит исключительно в электронном виде через операторов СЭД (СБИС, Такском, Контур, 1С и др.). Бумажные реестры не принимаются.

Актуальные нормативные основы (статус на ):

• Приказ ФСС от № 26, утверждал формы реестров для проекта «Прямые выплаты». Несмотря на реорганизацию ФСС в СФР и выход новых приказов (например, Приказ СФР от № 643 о формах сведений о застрахованных лицах), формы реестров по Приказу № 26 продолжают применяться для передачи сведений для расчета пособий до утверждения новых единых форматов.
• Приказ СФР от № 643 — устанавливает формы сведений о застрахованных лицах (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и др.), которые являются базой для расчета пособий Фондом.

Основные виды реестров для прямых выплат:

Особенности расчета и роли СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ

Для корректного исчисления среднего заработка и страхового стажа СФР использует данные, переданные работодателем ранее в рамках обязательной отчетности:

• СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) — передается ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца. Содержит данные о начисленных заработках и отработанных днях.
• СЗВ-СТАЖ — передается ежегодно до 1 марта следующего года. Содержит периоды работы, не связанные с заработком (учеба, служба, уход за ребенком/инвалидом и т.д.), влияющие на стаж.

Критически важно: Ошибки в СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ приводят к неверному расчету пособий СФР. Работодатель должен оперативно вносить корректировки (СЗВ-КОРР) при выявлении неточностей до момента направления реестра на пособие.

Сроки выплаты пособий СФР (ориентировочные)

После получения корректного реестра от работодателя и наличия ЭЛН в системе:

• Назначение пособия: в течение 10 календарных дней со дня получения всех сведений (ст. 14 ФЗ-255).

Типичные ошибки работодателей и как их избежать

• Просрочка сдачи реестра (после 3-х рабочих дней для больничных/БиР или 5 дней для ухода за ребенком) — грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ и пени за задержку выплаты работнику.
• Ошибки в реквизитах счета (неверный номер счета, БИК закрытого банка) — возврат средств в СФР, задержка выплаты на неопределенный срок.
• Несоответствие данных реестра данным СЗВ-ТД/ЭЛН (разные ФИО, СНИЛС, периоды) — отказ СФР в приеме реестра или назначении пособия.
• Использование устаревших форм реестров — необходимо следить за обновлениями в ПО оператора СЭД и на сайте СФР (раздел «Прямые выплаты»).
• Отсутствие заявления у работника, без заявления реестр не формируется (кроме случаев проактивного назначения по ЭЛН, но для БиР и ухода заявление обязательно).

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужно ли отправлять в СФР копии больничных листов и заявлений?

Нет. При прямых выплатах работодатель направляет только реестр сведений. Оригиналы ЭЛН находятся в ИС СФР (переданы медорганизацией). Заявления и копии документов (свидетельство о рождении, паспорт) хранятся у работодателя не менее 5 лет (срок хранения документов по расчетам с персоналом) и предоставляются только по запросу СФР при проверке.

Что делать, если работник не предоставил реквизиты счета?

Пособие не может быть выплачено. Работодатель не имеет права направлять реестр без реквизитов (код способа выплаты «1» — банковский счет). Необходимо письменно уведомить работника о необходимости предоставить данные. Если работник хочет получать через Почту России — указывается код способа выплаты «2» и адрес получателя.

Можно ли использовать старые бланки реестров (Приказ ФСС № 26) в 2025–2026 годах?

Да. На текущий момент (сентябрь 2026 г.) новые единые формы реестров для прямых выплат от СФР, полностью заменяющие Приказ № 26, не введены в обязательное применение. Операторы СЭД обновляют форматы в своих системах в соответствии с актуальными требованиями форматно-логического контроля (ФЛК) СФР.

Как быть, если работник уволен, а больничный лист открылся после увольнения?

Работодатель (бывший) обязан принять ЭЛН/документы и направить реестр в СФР в установленные сроки (3 рабочих дня). Пособие назначит и выплатит СФР. Средний заработок берется за 2 года, предшествующие страховому случаю.

Резюме: чек-лист для бухгалтера/кадровика

1. Получить от работника: Заявление + Реквизиты счета + Документы-основания (свидетельство о рождении, решение суда и т.д.).
2. Проверить: Наличие ЭЛН в личном кабинете СФР / СЭД, корректность СНИЛС, ФИО, совпадение периодов с табелем.
3. Убедиться в актуальности СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ за расчетный период (подать корректировки при необходимости).
4. Сформировать реестр в программе учета / ЛК оператора СЭД по актуальной форме.
5. Подписать КЭП (квалифицированной электронной подписью) уполномоченного лица.
6. Отправить в СФР в срок: 3 раб. дня (больничный, БиР) или 5 кал. дней (уход за ребенком, усыновление).
7. Сохранить в делах: Заявление работника, копию документа-основания, протокол отправки реестра (квитанцию СЭД/СФР).

Система прямых выплат переложила на СФР функцию расчета и выплаты, но качество и своевременность этих выплат напрямую зависят от дисциплины работодателя в передаче точных реестров и поддержании актуальности данных в СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ. Использование современных сервисов СЭД и регулярный мониторинг обновлений приказов СФР позволяют минимизировать риски ошибок, штрафов и претензий со стороны сотрудников.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным нормативным правовым актам (ФЗ-255, Постановления Правительства РФ, Приказы СФР) и консультироваться с профильными специалистами или технической поддержкой вашего оператора СЭД.