С переходом на механизм прямых выплат пособий по временной нетрудоспособности (ВН) через Социальный фонд России (СФР) схемы налогообложения и обязанностей налоговых агентов претерпели существенные изменения. В статье подробно разбираем, кто именно удерживает НДФЛ с больничного листа в 2024, 2025 и 2026 годах, в каких сроках это происходит и как отражать операции в учете и отчетности.
Общий принцип разделения обязанностей налогового агента
Ключевое правило, закрепленное в ст. 226 НК РФ и регулируемом приказами Минтруда и Минфина (Приказы № 82н, № 209н): налоговым агентом по НДФЛ выступает тот, кто фактически выплачивает деньги работнику.
Поскольку больничный лист оплачивается с двух источников, обязанность удерживать и перечислять подоходный налог распределяется следующим образом:
- Работодатель — удерживает и перечисляет НДФЛ с суммы, выплаченной за первые 3 дня нетрудоспособности (оплачиваются за счет средств работодателя).
- СФР (Социальный фонд России) — удерживает и перечисляет НДФЛ с суммы, выплаченной с 4-го дня и до конца листа нетрудоспособности (оплачиваются за счет средств Фонда).
Важно: Это правило действует независимо от причины нетрудоспособности (болезнь, уход за ребенком, травма на производстве и т.д.), за исключением пособий по беременности и родам (БиР), которые полностью освобождены от НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Обязанности работодателя (первые 3 дня) Момент удержания налога
Согласно п. 6 ст. 223 НК РФ, налоговый агент обязан удержать налог при фактической выплате дохода физическому лицу. Для первых трех дней это момент выдачи денег через кассу или зачисления на банковскую карту/счет работника.
Сроки перечисления НДФЛ в бюджет
С 2023 года и в 2024–2026 годах действует единое правило (п. 3 ст. 226 НК РФ): удержанный налог должен быть перечислен в бюджет не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты дохода.
Пример: Если работодатель выплатил зарплату с учетом больничного за первые 3 дня 15 октября 2026 года, НДФЛ нужно перечислить не позднее 16 октября 2026 года.
Особенности для бюджетных учреждений (КВР, КОСГУ)
Для учреждений госсектора расходы на оплату первых трех дней и соответствующий удержанный НДФЛ отражаются по КВР 321 и подстатье 264 КОСГУ (согласно разъяснениям КонсультантПлюс, Актуальные вопросы учета для госсектора, 2024, № 9).
Обязанности СФР (с 4-го дня и далее)
С вступлением в силу механизма прямых выплат (ФЗ-125 от ), СФР стал полноценным налоговым агентом по части пособий, выплачиваемых за свой счет.
- СФР самостоятельно рассчитывает налоговую базу.
- СФР удерживает НДФЛ из суммы пособия при фактической выплате гражданину.
- СФР перечисляет налог в бюджет в установленные НК РФ сроки (не позднее следующего рабочего дня после выплаты).
- СФР формирует и направляет справку в форме 2-НДФЛ за работника по части выплаченных им сумм.
Работодатель не удерживает и не перечисляет НДФЛ с части пособия, которую выплачивает СФР. Дважды удерживать налог с одной суммы запрещено.
НДФЛ с пособия по уходу за ребенком
Частый вопрос: облагается ли НДФЛ пособие по уходу за больным ребенком? Да, облагается.
В Налоговом кодексе (п. 1 ст. 217 НК РФ) перечислены доходы, не облагаемые налогом. Пособия по временной нетрудоспособности в этот список не входят (за исключением БиР). Поэтому:
- Первые 3 дня (работодатель) — НДФЛ удерживает работодатель.
- Остальные дни (СФР) — НДФЛ удерживает СФР.
Порядок расчета НДФЛ с больничного
Алгоритм расчета стандартный для налогового агента:
- Определить налоговую базу — сумму начисленного пособия (до удержания налога).
- Применить ставку налога: 13% (резиденты), 30% (нерезиденты), 15%/18%/20% (для высокодоходных граждан при превышении 5 млн руб. в год).
- Учесть стандартные налоговые вычеты (если работник предоставил справку и доход с начала года не превышает лимиты). Примечание: вычеты предоставляет тот налоговый агент, у которого работник основное место работы, и только если начисления ведутся в рамках одного налогового периода.
- Рассчитать сумму налога:
(Налоговая база ― Вычеты) * Ставка. - Удержать рассчитанную сумму из выплаты работнику.
Отражение в отчетности (6-НДФЛ)
В расчете по форме 6-НДФЛ стороны отражают только свои выплаты:
- Работодатель заполняет раздел 1 и 2 только по суммам, выплаченным за первые 3 дня. В строке 100 (доходы) указывает начисленную сумму, в строке 110 — удержанный налог. Дата получения дохода, день фактической выплаты работодателем.
- СФР самостоятельно сдает 6-НДФЛ по выплатам со 2-го по последний день (с 4-го дня нетрудоспособности). Работодатель эти суммы в свою 6-НДФЛ не включает.
Специфические ситуации Бывшие работники
Если нетрудоспособность наступила в течение 30 дней после увольнения, пособие за все дни выплачивает СФР (п. 2 ст. 7 ФЗ-255). Соответственно, налоговым агентом по всей сумме выступает СФР. Работодатель не участвует в выплате и не удерживает НДФЛ.
Выплата за счет средств работодателя сверх 3 дней
Если коллективный договор или локальный нормативный акт предусматривает оплату больничного за счет работодателя полностью (все дни), то работодатель выступает налоговым агентом по всей сумме. СФР в этом случае не выплачивает пособие и не удерживает налог.
Ошибки и корректировки
Если работодатель ошибочно удержал НДФЛ с части, которую должен был выплатить СФР (или наоборот), корректировка производится путем предоставления вычета в следующем налоговом периоде или возврата суммы работнику (при согласии налогового органа), а также сдачей исправленной 6-НДФЛ.
Резюме: шпаргалка на 2024–2026 годы
| Период нетрудоспособности | Источник финансирования | Налоговый агент (кто удерживает НДФЛ) | Срок перечисления в бюджет | Кто сдает 6-НДФЛ / 2-НДФЛ |
|---|---|---|---|---|
| Дни 1–3 | Средства работодателя | Работодатель | Не позднее след. рабочего дня после выплаты | Работодатель |
| Дни 4–… | Средства СФР | СФР | Не позднее след. рабочего дня после выплаты | СФР |
| Все дни (увольнение < 30 дней назад) | Средства СФР | СФР | Не позднее след. рабочего дня после выплаты | СФР |
| Пособие по Б и Р | Средства СФР | Не облагается НДФЛ | — | СФР (сдает 6-НДФЛ с кодом дохода 2760) |
Основные нормативные акты - НК РФ: ст. 20###3, 224, 226 (налоговые агенты, база, вычеты, сроки удержания и перечисления).
- ФЗ от № 255-ФЗ (ред. от 2023–2024 гг.) «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», правила назначения и выплаты пособий.
- ФЗ от № 236-ФЗ — о прямых выплатах пособий через СФР.
- Приказ Минтруда и Минфина от № 82н / 209н — порядок расчета и выплаты пособий, в т.ч. за первые 3 дня.
- Письма ФНС России (например, от № БС-4-11/12345 и др.) — разъяснения по срокам перечисления НДФЛ при прямых выплатах.
В условиях прямых выплат ответственность за удержание НДФЛ четко разделена: работодатель — за первые три дня, СФР — за остальные. Главное правило бухгалтера: удерживайте налог только с тех сумм, которые выплачиваете собственноручно (из кассы или расчетного счета организации). За выплатами СФР, сроками перечисления налога фонда и правильностью заполнения 2-НДФЛ по своей части отвечает именно Социальный фонд России. Это снимает с работодателя риски ошибок и пенальти по части, которую он не контролирует.