С 2025 года вопросы прослеживаемости товаров стали неотъемлемой частью работы импортеров, производителей и дистрибьюторов в Российской Федерации. В отличие от маркировки («Честный ЗНАК»), которая ориентирована на защиту потребителя и визуальный контроль, прослеживаемость, это инструмент налогового администрирования, закрепленный в Налоговом кодексе РФ. Участники оборота обязаны передавать в информационные системы ФНС сведения о перемещении, приемке и отгрузке продукции.

Главный инструмент для проверки корректности данных — сервис прослеживаемости товаров на официальном сайте ФНС России. В этой статье подробно разберем, как им пользоваться, по каким реквизитам осуществляется поиск и что делать, если проверка не проходит.

Прослеживаемость vs Маркировка: в чем разница?

Часто эти понятия путают, но правовая природа их разная:

• Маркировка («Честный ЗНАК»): Регулируется постановлениями Правительства РФ. Цель, защита потребителя от подделок, контроль легальности оборота. Товар получает уникальный код идентификации (DataMatrix), который сканируется в каждой точке цепочки.
• Прослеживаемость: Установлена Налоговым кодексом РФ (ст. 185.1, 185.2 и др.). Цель — контроль за достоверностью налоговой отчетности (НДС, налог на прибыль), подтверждение факта ввоза и обращения товаров. Ключевой элемент — Регистрационный номер партии товаров (РНПТ), который присваивается участником оборота и указывается в сопроводительных документах (УПД, счетах-фактурах, таможенных декларациях).

Важно: один и тот же товар может подлежать обоим режимам одновременно (например, обувь, лекарства, шины), а может подлежать только прослеживаемости (определенные виды импортной техники, оборудования).

Сервис ФНС «Прослеживаемость товаров»: функционал и доступ

Федеральная налоговая служба предоставляет открытый онлайн-сервис, позволяющий любому заинтересованному лицу (не только налогоплательщику) проверить:

1. Подлежит ли конкретный товар обязательной прослеживаемости.
2. Корректность указанного в документах Регистрационного номера партии товаров (РНПТ).
3. Соответствие товара перечню, утвержденному Правительством РФ.

По каким реквизитам можно искать?

Сервис разбит по следующим критериям поиска (согласно письму ФНС России от и актуальным обновлениям 2025–2026 гг.):

• По коду ТН ВЭД (Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности) — самый точный способ для импортных товаров.
• По наименованию товара — удобно для предварительной оценки, требует уточнения по коду ТН ВЭД.
• По номеру декларации на товары (ДТ) — позволяет проверить конкретную таможенную партию.
• По Регистрационному номеру партии товаров (РНПТ) — проверка валидности номера, указанного в УПД/Счете-фактуре;

Адрес сервиса: https://proverkacheck.nalog.gov.ru/ (раздел «Прослеживаемость товаров» на главном портале nalog.gov.ru).

Пошаговая инструкция: как проверить товар

Шаг 1. Определение статуса товара (подлежит ли прослеживаемости)

1. Перейдите в сервис «Прослеживаемость товаров».
2. Выберите вкладку/режим поиска «По коду ТН ВЭД» (рекомендуется).
3. Введите первые 4, 6 или 10 знаков кода ТН ВЭД.
4. Нажмите «Найти».
5. В результате система покажет, входит ли товар в перечень прослеживаемых, и ссылку на нормативный акт (постановление Правительства), его включающий.

Шаг 2. Проверка корректности РНПТ (Регистрационного номера партии)

Это критически важный этап при приемке товара или оформлении счета-фактуры.

1. В сервисе выберите поиск «По РНПТ».
2. Введите номер партии, указанный в документе от поставщика (в поле «Рег. номер партии» в УПД/СФ).
3. Система вернет статус: «Номер найден» (корректен) или «Номер не найден» (ошибка в номере, поставщик не задекларировал партию, или данные еще не дошли до ФНС).

Шаг 3. Проверка по таможенной декларации (ДТ)

Актуально для импортеров. Ввод номера ДТ позволяет увидеть, сформированы ли РНПТ по данной декларации и переданы ли сведения в ФНС таможней/брокером.

Что делать, если товар не проверяется в системе?

Ситуация, когда РНПТ не находится в сервисе ФНС, — распространенная проблема 2024–2026 гг. ФНС в своих разъяснениях (письмо от , информация от ) указала основные причины и алгоритм действий:

Причины ошибок:

• Задержка данных: Сведения о ввозе товара в РФ поступают в систему прослеживаемости не мгновенно. Таможня передает данные после выпуска ДТ, но могут быть технические задержки (до нескольких рабочих дней).
• Ошибки в ДТ: Некорректно заполненные реквизиты в таможенной декларации (код ТН ВЭД, страна происхождения, вес) блокируют автоматическое формирование РНПТ.
• Товар не в перечне: Проверяете товар, который не подлежит прослеживаемости (тогда РНПТ не нужен и не формируется).
• Поставщик не присвоил РНПТ: Для товаров российского производства или товаров, ввезенных ранее, номер партии должен присвоить и зарегистрировать сам участник оборота (производитель/импортер) через свой личный кабинет или ЭДО;

Алгоритм действий покупателя/получателя:

1. Подождите 3–5 рабочих дней после даты выпуска таможенной декларации (для импорта).
2. Свяжитесь с поставщиком/брокером: уточните, переданы ли сведения в ФНС, верен ли код ТН ВЭД в ДТ.
3. Если товар российского производства — требуйте от поставщика корректный РНПТ, сформированный в его ЛК ФНС.
4. Не оформляйте счет-фактуру/УПД с неверным/пустым РНПТ, это риск отказа в вычете НДС по ст; 171–172 НК РФ.
5. При системных сбоях ФНС рекомендует фиксировать обращения в техподдержку портала и сохранять скриншоты результатов проверки.

Автоматизация проверки: интеграция с 1С и ERP

Ручная проверка каждой позиции в браузере нереальна при больших объемах. Разработчики ПО для учета (1С, «Клеверенс», «ККМСейл» и др.) внедрили функционал прямой проверки через API ФНС из карточки товара или документа закупки.

Что требуется для настройки в 1С:

• Активировать подсистему «Прослеживаемость товаров» (в разделе «Администрирование» → «Обмен данными» → «Сервисы ФНС»).
• Настроить обмен по протоколу СМЭВ/REST API (обычно работает «из коробки» на актуальных релизах 1С:Управление торговлей 11.5, ERP 2.5, Комплексная автоматизация 2.5).
• Проверить права пользователей на работу с сервисами ФНС.

После настройки при сканировании штрих-кода или вводе кода ТН ВЭД система сама подсветит: «Товар прослеживаемый», «РНПТ верен/неверен», «Требуется передача сведений».

Примечание: В рекламных материалах интеграторов (например, блоги по автоматизации) часто встречаются контакты для связи. В целях безопасности персональные данные и телефоны скрыты. Пример: вместо реального номера 8 (800) XXX-XX-XX указывается маска. Обращайтесь на официальные сайты вендоров ПО за консультациями.

Актуальные изменения 2025–2026 гг. (на )

• Расширение перечня товаров: Постановлениями Правительства РФ регулярно пополняется список товаров, подлежащих прослеживаемости (акцент на импортную технику, комплектующие, сырье, отдельные виды пищевой продукции). Проверяйте актуальность перечня по коду ТН ВЭД ежемесячно.
• Ужесточение контроля вычетов: Налоговые органы автоматически сверяют РНПТ в счетах-фактурах покупателя с данными в системе прослеживаемости продавца/таможни. Несоответствие = отказ в вычете НДС без дополнительных проверок.
• Обязательность передачи сведений о приемке: Получатель прослеживаемого товара обязан в течение 5 календарных дней с момента приемки передать в ФНС сведения о приемке (через ЭДО/ЛК) с указанием РНПТ. Нарушение влечет штрафы по ст. 126.1 НК РФ.
• Новые сервисы ФНС: Запущены пилотные проекты по предзаполнению деклараций НДС данными прослеживаемости для снижения ошибок.

Чек-лист для бухгалтера и закупщика

Этап	Действие	Инструмент	Риск при игнорировании
Закупка / Договор	Проверить код ТН ВЭД товара на прослеживаемость	Сервис ФНС (по ТН ВЭД)	Незапланированные затраты на учет, штрафы
Ввоз / Поступление	Проверить РНПТ в документах поставщика (УПД, СФ, ТОРГ-12)	Сервис ФНС (по РНПТ / ДТ)	Отказ в вычете НДС, начисление налога/пеней
Приемка на складе	Сформировать и передать в ФНС сведения о приемке (за 5 дней)	ЛК ФНС / ЭДО / 1С (API)	Штрафы ст. 126.1 НК РФ (от 5 000 до 20 000 руб. за нарушение)
Реализация	Указать корректный РНПТ в исходящем УПД/СФ покупателю	1С / Учетная система	Проблемы у покупателя, претензии, проверки
Сдача отчетности	Сверить реестр полученных/выставленных СФ с данными прослеживаемости	Отчет «Анализ прослеживаемости» в 1С	Ошибки в декларации НДС, вызов в ФНС

Проверка товара на прослеживаемость на сайте ФНС, это не просто рекомендация, а операционная необходимость для легального ведения бизнеса в 2025–2026 годах. Сервис ФНС является первоисточником правдивой информации о статусе товара и валидности РНПТ.

Ключевые выводы:

• Всегда начинайте с проверки кода ТН ВЭД в сервисе ФНС.
• Не принимайте к учету счета-фактуры/УПД без проверки РНПТ.
• Автоматизируйте процесс через учетную систему (1С и аналоги) — это исключит человеческий фактор.
• Своевременно передавайте сведения о приемке (5 дней) и отгрузке.
• Следите за обновлениями перечней прослеживаемых товаров (постановления Правительства РФ).

Грамотная работа с системой прослеживаемости — это гарантия спокойствия при камеральных и выездных налоговых проверках, сохранность вычетов по НДС и отсутствие штрафов за нарушение порядка обращения с прослеживаемыми товарами.