Приём‑передача учебников – это обязательная процедура, регулирующая движение учебной литературы между библиотекой, классными руководителями и обучающимися. Чётко оформленный протокол обеспечивает сохранность фонда, прозрачность учёта и своевременное пополнение библиотечных запасов.
Нормативная база - Положение о порядке обеспечения учебниками и учебными пособиями обучающихся (утверждено Советом школы, протокол от г.).
- Методические рекомендации Министерства образования РФ по учету учебной литературы.
- Внутренние распорядительные документы образовательного учреждения (приказы, распоряжения).
Этапы протокола приема‑передачи - Подготовка заявления – классный руководитель или ответственный за учебный процесс заполняет заявление на передачу учебников в библиотеку. В заявлении указываются:
- ФИО ученика (маскируется как [ФИО]);
- Класс и номер учебного года;
- Перечень учебников (автор, название, год издания, издательство, стоимость, состояние).
- Проверка состояния учебников – библиотекарь проводит визуальный осмотр на предмет повреждений, отсутствия страниц, загрязнений. При выявлении дефектов составляется акт о неприемке с указанием причин.
- Оформление акта приема‑передачи – заполняется типовая форма (Приложение 4). В акте указываются:
- Дата составления;
- ФИО лица, передающего учебники (маскируется как [ФИО]);
- ФИО ответственного за прием (библиотекарь) (маскируется как [ФИО]);
- Перечень передаваемых экземпляров с указанием их состояния;
- Подписи сторон и печать образовательного учреждения.
- Внесение в учетные документы – данные из акта переносятся в:
- Журнал выдачи учебников классному руководителю;
- Карточку учета библиотечного фонда;
- Ведомость движения учебной литературы (если ведется).
- Хранение документов – оригинал акта хранится в библиотеке в течение установленного срока (обычно 5 лет), копия передается в бухгалтерию и в отдел учебно‑методической работы.
Образец заполнения акта приема‑передачи учебников
- Подготовка заявления – классный руководитель или ответственный за учебный процесс заполняет заявление на передачу учебников в библиотеку. В заявлении указываются:
- ФИО ученика (маскируется как [ФИО]);
- Класс и номер учебного года;
- Перечень учебников (автор, название, год издания, издательство, стоимость, состояние).
- Проверка состояния учебников – библиотекарь проводит визуальный осмотр на предмет повреждений, отсутствия страниц, загрязнений. При выявлении дефектов составляется акт о неприемке с указанием причин.
- Оформление акта приема‑передачи – заполняется типовая форма (Приложение 4). В акте указываются:
- Дата составления;
- ФИО лица, передающего учебники (маскируется как [ФИО]);
- ФИО ответственного за прием (библиотекарь) (маскируется как [ФИО]);
- Перечень передаваемых экземпляров с указанием их состояния;
- Подписи сторон и печать образовательного учреждения.
- Внесение в учетные документы – данные из акта переносятся в:
- Журнал выдачи учебников классному руководителю;
- Карточку учета библиотечного фонда;
- Ведомость движения учебной литературы (если ведется).
- Хранение документов – оригинал акта хранится в библиотеке в течение установленного срока (обычно 5 лет), копия передается в бухгалтерию и в отдел учебно‑методической работы.
Образец заполнения акта приема‑передачи учебников
Ниже представлен примерный шаблон (без реальных персональных данных). Все ФИО, телефоны и адреса заменены на условные обозначения.
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ УЧЕБНИКОВ г. ___________ «___» __________ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся: _____________________________, классный руководитель 5‑«А» класса, (ФИО – [ФИО]) _____________________________, библиотекарь школы № ___, (ФИО – [ФИО]) составили настоящий акт о следующем: Передаются учебники:
| № | Автор | Название | Год издания | Издательство | Состояние |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов И;И. | Математика. 5 класс | 2022 | Просвещение | Хорошее |
| 2 | Петрова А.С. | Русский язык. 5 класс | 2021 | Экзамен | Удовлетворительное |
Ответственность сторон - Классный руководитель отвечает за своевременную подачу заявления, сохранность учебников до момента передачи и актуальность указанных сведений.
- Библиотекарь осуществляет проверку состояния, оформляет акт, вносит данные в учетные системы и обеспечивает хранение документов.
- Руководитель образовательного учреждения контролирует соблюдение порядка приема‑передачи, может назначать ответственных лиц и утверждать формы документов.
Рекомендации по улучшению процесса - Ввести электронный журнал учета учебников (например, в системе 1С:Библиотека) для снижения бумажного оборота и минимизации ошибок.
- Проводить ежегодный инвентарь фонда с участием классных руководителей и библиотекарей.
- Обучать ответственных лиц правилам заполнения актов и заявлений (проводить краткие инструктажи перед началом учебного года).
- Утвердить единый шаблон заявления и акта на уровне образовательного округа, чтобы обеспечить унификацию документов.
- Ввести электронный журнал учета учебников (например, в системе 1С:Библиотека) для снижения бумажного оборота и минимизации ошибок.
- Проводить ежегодный инвентарь фонда с участием классных руководителей и библиотекарей.
- Обучать ответственных лиц правилам заполнения актов и заявлений (проводить краткие инструктажи перед началом учебного года).
- Утвердить единый шаблон заявления и акта на уровне образовательного округа, чтобы обеспечить унификацию документов.
Четко соблюдаемый протокол приема‑передачи учебников гарантирует сохранность учебного фонда, прозрачность финансово‑материального учета и своевременное обеспечение обучающихся необходимой литературой. Соблюдение представленных шагов и использование типовых форм позволяют избежать спорных ситуаций и обеспечить бесперебойную работу библиотечного отдела школы.