В деловой переписке часто возникает необходимость получить от контрагента подписанный экземпляр договора․ Для этого используется сопроводительное (или сопроводительное) письмо, в котором чётко формулируется просьба вернуть один подписанный экземпляр документа; Ниже представлен подробный гайд по оформлению такого запроса, основанный на рекомендациях из статьи «Сопроводительное письмо к документам» и общих правилах делового этикета․

Содержание сопроводительного письма

Сопроводительное письмо к договору выполняет три ключевые функции:

1. Подтверждает факт отправки – фиксирует, что документы были направлены адресату․
2. Перечисляет приложения – указывает, какие именно документы находятся в конверте (или в электронном вложении) и их количество․
3. Формулирует просьбу о действии – в данном случае – вернуть подписанный экземпляр договора в установленный срок․

Структура письма

• Шапка – реквизиты отправителя (название организации, ИНН/КПП, адрес, телефон, e‑mail) и дата составления․
• Получатель – название организации контрагента, её адрес, optionally – имя ответственного лица․
• Входящий номер – регистрационный номер исходящего документа (по внутренней нумерации организации)․
• Тема письма – кратко отражает суть, например: «О направлении договора № ___ от ___․___․___ для подписания и возврата одного экземпляра»․
• Основной текст – делится на две части:
  • Сообщение о направлении документов (обычно начинается с фраз «Во исполнение…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…»);
  • Просьба вернуть подписанный экземпляр договора (ключевая фраза – «Просим направить наш экземпляр подписанный договор»)․
• Приложения – перечень прилагаемых документов с указанием количества экземпляров и листов․
• Подпись – должность, ФИО (можно оставить без персональных данных, указав только должность), подпись и расшифровка․

Пример оформления сопроводительного письма

ООО «Альфа‑Трейд»
ИНН ###, КПП ###3456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, офис 5
Тел․: ###
E‑mail: info@alfatrade․ru
Исх․ № 2026/09/10‑00123

ООО «Бета‑Контракт»
456789, г․ Санкт‑Петербург, пр․ Невский, д․ 25, офис 12

Тема: О направлении договора № Д‑2026/09 от для подписания и возврата одного экземпляра

Во исполнение достигнутых договорённостей направляем вам два экземпляра договора поставки товаров № Д‑2026/09 от (каждый по 5 листов) для подписания․

Просим направить наш экземпляр подписанный договор в наш адрес в течение 10 рабочих дней с момента получения настоящего письма․


Приложение:
Договор поставки товаров № Д‑2026/09 от – 2 экз․, по 5 л․ каждый․

Директор по работе с клиентами
Иванов И․И․
(подпись)

В примере использованы общие формулировки, допустимые в деловой переписке․ Персональные данные (ФИО, телефон, e‑mail) могут быть заменены на обозначения должностей или общие контактные данные организации, если требуется скрыть личную информацию․

Рекомендации по формулировке просьбы

• Используйте вежливую, но конкретную формулировку: «Просим направить наш экземпляр подписанный договор…»;
• Укажите срок возврата (например, «в течение 10 рабочих дней» или «не позднее »);
• Если договор требует заверения печатью, добавьте соответствующее уточнение: «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»;
• При необходимости укажите способ возврата (почтой с уведомлением о вручении, курьерской службой, электронным документооборотом с ЭЦП)․

Оформление приложений

Согласно ГОСТ Р 6․30‑2003 и практике делового этикета, в сопроводительном письме необходимо:

1. Полностью перечислить все прилагаемые документы;
2. Указать количество экземпляров каждого документа;
3. Указать количество листов в каждом экземпляре (особенно важно для многостраничных договоров);
4. Если в тексте письма уже названо приложение (например, «договор поставки товаров»), достаточно указать только количество экземпляров и листов;
5. При нескольких приложениях нумеруйте их и, при необходимости, дайте краткое наименование․

Хранение и учёт сопроводительных писем

После отправки письма рекомендуется:

• Зарегистрировать исходящий документ в журнале исходящей переписки (присвоить регистрационный номер);
• Сохранить копию письма и приложений в электронном архиве организации (с соблюдением требований к защите персональных данных);
• При получении подписанного экземпляра от контрагента оформить входящий документ, сопоставить его с исходящим письмом и поместить в дело договора․

Чего следует избегать

• Неопределённые формулировки типа «Просим выслать договор» без указания, какой именно экземпляр нужен;
• Отсутствие указания срока возврата – это может привести к задержкам;
• Неполный перечень приложений – получатель может не понять, какие документы требуется вернуть;
• Использование неофициальных каналов (например, мессенджеров) без подтверждения получения – повышает риск потери документа․

Корректно оформленное сопроводительное письмо с чёткой просьбой «Просим направить наш экземпляр подписанный договор» обеспечивает прозрачность документооборота, фиксирует факт отправки и помогает соблюсти сроки исполнения договорных обязательств․ Следуя приведённым рекомендациям и используя пример в качестве шаблона, вы сможете минимизировать риски недоразумений и ускорить процесс получения подписанных документов от контрагентов․