С 1 января 2024 года (с учётом поправок, вступивших в силу 5 апреля 2024 г.) нормативы компенсации за использование работником своего личного транспорта для служебных поездок увеличены в два раза. Это связано с изменением цен на топливо, обслуживание и амортизацию транспортных средств. Ниже приведён пошаговый пример расчёта такой компенсации, а также рекомендации по её учёту в бухгалтерском и налоговом учёте.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 417 «О внесении изменения в постановление Правительства Российской Федерации от № 92»;
• Письмо Минфина России от № 03-03-06/1/46557 (разъяснения по учёту компенсаций);
• Методические рекомендации ФНС России по налогообложению расходов на компенсацию за использование личного транспорта.

Текущие предельные размеры компенсации (с )

Объём двигателя, куб.см	Ставка компенсации, руб./км (до )	Ставка компенсации, руб./км (с )
до 2000	12	24
2001 – 2500	14	28
свыше 2500	16	32

Эти ставки являются предельными. Работодатель может выплачивать компенсацию в меньшем размере, но не более указанного значения.

Пошаговый пример расчёта

1. Определить объём двигателя автомобиля. Допустим, сотрудник использует машину с двигателем 1 800 см³ (до 2000 см³).
2. Узнать предельную ставку компенсации. По таблице – 24 руб./км.
3. Подсчитать фактический пробег в служебных целях за расчётный период. Например, за март 2026 года сотрудник проехал 1 250 км по служебным заданиям.
4. Вычислить сумму компенсации.

   
    Сумма = Пробег × Ставка
    = 1 250 км × 24 руб./км
    = 30 000 руб.
    

5. Проверить, не превышает ли сумма установленный лимит. Поскольку мы использовали предельную ставку, полученная сумма соответствует максимально допустимой компенсации за данный пробег.
6. Оформить выплату. Составляем акт о выполненных служебных поездках (или журнал учета пробега), в котором указываем:
   • ФИО сотрудника (данные скрываются в соответствии с требованиями конфиденциальности);
   • Марка и модель автомобиля;
   • Объём двигателя;
   • Период, за который осуществлялся пробег;
   • Пробег в служебных целях (км);
   • Ставка компенсации (руб./км);
7. Провести начисление в бухгалтерском учёте. При использовании 1С:Бухгалтерия проводка выглядит так:

    Дт 20.01 «Основные средства» (или 26.01 «Общепроизводственные расходы») – 30 000 руб.
    Кт 70.02 «Расчёты с персоналом по оплате труда» – 30 000 руб.
    

   Если компенсация выплачивается наличными или на банковскую карту, то дополнительно:

    Дт 70.02 – 30 000 руб.
    Кт 50.01 «Касса» (или 51.01 «Расчётный счёт») – 30 000 руб.
    

8. Учёт в налоговой базе. Согласно Письму Минфина от , сумма компенсации, не превышающая предельный норматив, включается в состав расходов по налогу на прибыль (ОСН, УСН, ЕСХН) в полной сумме. Если выплата превышает норматив, излишек считается доходом сотрудника и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Особенности учёта в разных системах налогообложения

• ОСН (общая система налогообложения). Компенсация учитывается в составе других расходов (ст. 252 НК РФ) при условии наличия документально подтверждённого служебного характера поездок.
• УСН (упрощённая система). При объекте «доходы минус расходы» компенсация включается в расходы по той же статье, что и при ОСН. При объекте «доходы» компенсация не уменьшает налоговую базу.
• ЕСХН (единый сельскохозяйственный налог). Аналогично УСН – компенсация учитывается в расходах при объекте «доходы минус расходы».

Рекомендации по оформлению документов

1. Соглашение (или доп. соглашение к трудовому договору) о выплате компенсации за использование личного транспорта. В нём прописывается:
   • предмет соглашения (выплата компенсации за пробег в служебных целях);
   • ставка компенсации (руб./км) в зависимости от объёма двигателя;
   • порядок предоставления подтверждающих документов (журнал пробега, маршрутные листы, акты о выполненных поездках);
   • сроки выплаты (например, ежемесячно не позднее 5‑го числа следующего месяца).
2. Журнал учёта пробега (или электронный трекер) с фиксацией:
   • дата поездки;
   • начальный и конечный одометр;
   • маршрут (откуда – куда);
   • цель поездки (служебная);
   • подпись сотрудника и ответственного лица.
3. Акт о выполненных служебных поездках за период (месяц, квартал). В акте указываются итоговые показатели пробега и рассчитанная сумма компенсации.
4. Платёжный документ (расчётный лист, ведомость на выплату) с отражением начисленной суммы и удержаний (если компенсация превысила норматив).

Возможные сложности и способы их избежать

• Недостаточная документация. Без подтверждающих документов (журнал пробега, акты) налоговые органы могут отказать в признании расходов. Решение – вести учёёбных поездок в электронном виде с автоматическим подсчётом пробега (например, через GPS‑трекинг).
• Превышение предельного норматива. Если фактические расходы на топливо и обслуживание выше выплаченной компенсации, излишек не учитывается в расходах, а сотрудник получает дополнительный доход. Чтобы избежать этого, рекомендуется периодически пересматривать ставку компенсации в соответствии с инфляцией и изменением цен на топливо.
• Ошибки в расчёте объёма двигателя. Ставка зависит от классификации по объёму. Необходимо брать данные из ПТС или СТС автомобиля и фиксировать их в соглашении.

Повышение предельных размеров компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях в два раза с  года даёт работодателям возможность более полно компенсировать сотрудникам фактические затраты на топливо, износ и обслуживание транспорта. При правильном оформлении документов и соблюдении предельных норм такая компенсация полностью учитывается в налоговых расходах, не создаёт дополнительных налоговых рисков и повышает мотивацию персонала к использованию собственного транспорта для служебных нужд.

Приведённый выше пример расчёта демонстрирует, как определить сумму выплаты, оформить её в бухгалтерии и отразить в налоговой базе. Следуя рекомендациям по документированию и периодическому пересмотру ставок, компании могут избежать споров с контролирующими органами и обеспечить прозрачность выплат своим сотрудникам.