Дата актуализации: .

Почему подача заявлений по почте остаётся актуальной

Несмотря на развитие электронных сервисов, многие налогоплательщики предпочитают направлять документы в налоговые органы традиционным способом – заказным письмом. Это связано с:

• отсутствием доступа к надежному интернет‑соединению в некоторых регионах;
• предпочтением бумажного документооборота для подтверждения факта отправки;
• возможностью приложить к заявлению опись вложения, заверенную отделением связи.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие прием налоговых заявлений по почте, содержатся в:

1. Налоговом кодексе Российской Федерации (ст. 31, п. 4; ст. 52, п. 4; ст. 69, п. 6);
2. Письме ФНС России от 5 сентября 2018 г. № ГД‑4‑19/17226 о временном порядке организации работы структурных подразделений;
3. Приказах ФНС РФ:
   • от  № ММВ‑7‑6/398 – о квитанции приема заявления;
   • от  № ММВ‑7‑15/139 – о электронной форме Перечня заявлений о ввозе и уплате косвенных налогов (КНД 1150035).

Как оформить отправку заявления по почте

Подготовка пакета документов

Перед отправкой необходимо собрать:

• Само налоговое заявление (декларацию, расчет, уведомление и т.п.) в двух экземплярах;
• Опись вложения, заверенную подписью и печатью отделения связи (почты России);
• Квитанцию о отправке заказного письма с отметкой о дате отправления;
• При необходимости – копии удостоверяющих личность документов (паспорт, ИНН) – только если это требуется конкретным видом заявления.

Оформление описи вложения

Опись составляется в свободной форме, но должна содержать:

• Наименование документа;
• Количество листов;
• Дата составления;
• Подпись и печать сотрудника отделения связи.

Пример записи в описи:

Налоговая декларация по НДФЛ за 2025 год – 2 листа. Составлено . Подпись: __________ Печать: [отделения связи].

Отправка заказным письмом

Письмо направляется заказным с уведомлением о вручении. Согласно п. 4 ст. 31, п. 4 ст. 52 и п. 6 ст. 69 НК РФ, налоговое уведомление или требование считаются полученными налогоплательщиком по истечении шести дней с даты отправки заказного письма.

Прием заявления в налоговом органе

После получения письма налоговый орган выполняет следующие действия:

1. Регистрация входящей корреспонденции в журнале учета входящих документов;
2. Сверка даты отправления (указанной на квитанции) с датой поступления;
3. Проставление на титульном листе каждого документа:
   • даты направления заявителем (по квитанции);
   • даты поступления в инспекцию;
   • подписи ответственного за делопроизводство сотрудника;
4. Внесение данных в информационную систему ФНС (при необходимости – сканирование и загрузка в электронный архив).

Особенности с 2025 года

С 1 января 2025 года введены новые правила взаимодействия с ФНС:

• Возможность отправки электронной формы Перечня заявлений о ввозе и уплате косвенных налогов (КНД 1150035) вместо бумажного пакета;
• Обязательное получение квитанции о приеме заявления перед дальнейшей отправкой документов (приказ ФНС РФ от  № ММВ‑7‑6/398);
• При использовании электронного документооборота подпись всех документов может быть электронной, а сопроводительное письмо – в формате PDF без собственноручней подписи.

Рекомендации для налогоплательщиков

• Всегда сохраняйте копию квитанции о отправке заказного письма – она подтверждает факт и дату направления;
• Проверяйте, что опись вложения заверена печатью отделения связи; без этого документ может быть считаться неправильно оформленным;
• При отправке нескольких заявлений в одном конверте оформляйте отдельную опись для каждого вида документа;
• Следите за сроками: если вам необходимо получить ответ или уведомление в определенный срок, учитывайте шесть дней, добавляемых к дате отправки;
• При возможности используйте электронные сервисы ФНС (Личный кабинет, Контур.Экстерн) – это сокращает время обработки и исключает риски почтовых задержек.

Прием налоговых заявлений по почте остаётся законным и удобным способом взаимодействия с налоговыми органами, особенно в тех случаях, когда электронный документооборот недоступен или нежелателен. Соблюдение установленных норм – правильное оформление описи, использование заказного письма с уведомлением и учет шестидневного срока получения – гарантирует, что ваше заявление будет принято без задержек и признано корректным.

Следуйте рекомендациям, храните подтверждающие документы и будьте в курсе изменений законодательства – тогда ваша работа с налоговой службой будет проходить гладко и предсказуемо.