Правильный расчет отпускных – важная часть кадрового и бухгалтерского учета. Ошибки в определении среднего заработка могут привести к недоплате или переплате, а также к претензиям со стороны сотрудников и контролирующих органов. В данной статье подробно рассматривается, какие выплаты следует учитывать при расчете среднего заработка, как их правильно включать и какие исключения существуют.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 139) – определяет порядок расчета среднего заработка для отпускных;
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (ст. 12) – регламентирует учет выплат в бухгалтерии;
• Постановления Правительства РФ и приказы Минтруда, уточняющие перечень выплат, включаемых в средний заработок;
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о премировании, коллективный договор).

Что включается в средний заработок

Согласно ст. 139 ТК РФ, в средний заработок включаются все выплаты, связанные с трудовой деятельностью сотрудника, полученные за расчетный период (обычно 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начисляется отпуск). К ним относятся:

1. Оклад (тарифная ставка) – основная часть заработной платы;
2. Премии и надбавки, связанные с выполнением трудовой функции (квартальные, годовые, за выполнение плана, за стаж и т.д.);
3. Доплаты за вредные и опасные условия труда, за работу в ночное время, за совмещение должностей;
4. Выплаты за сверхурочную работу;
5. Компенсационные выплаты (например, за неиспользованный отпуск при увольнении, если они начислялись в расчетный период);
6. Иные денежные поощрения, предусмотренные локальными актами (например, выплаты за рационализаторские предложения).

Как учитывать премии и надбавки

Премии и надбавки делятся на две группы:

• Регулярные (системные) – выплачиваются ежемесячно или с определенной периодичностью независимо от результатов работы (например, надбавка за вредность, за стаж). Их сумма полностью включается в средний заработок за каждый месяц расчетного периода.
• Несистемные (разовые) – выплачиваются за достижение определенных показателей (квартальная премия за выполнение плана, годовая премия). Для их учета необходимо:
• Определить, относится ли премия к расчетному периоду (если она начислена за период, полностью попадающий в 12 месяцев перед отпуском – включается полностью);
• Если премия начислена за период, частично пересекающийся с расчетным периодом, включается пропорциональная часть, относящаяся к расчетным месяцам;
• Премии, начисленные за период, не попадающий в расчетный период (например, премия за прошлый год, выплаченная текущим месяцем, но относящаяся к уже прошедшему периоду) – не включаются.

Исключения из среднего заработка

Некоторые выплаты, несмотря на то, что они являются денежными, не учитываются при расчете среднего заработка:

• Материальная помощь, не связанная с трудовой деятельностью (например, пособие на ребенка, компенсация за лечение);
• Выплаты по больничным листам (согласно ст. 139 ТК РФ, больничные исключаются из среднего заработка);
• Компенсации за простой, если они не связаны с выполнением трудовой функции;
• Выплаты за отпускные сами по себе (они не включаются в расчет собственного отпуска);
• Суммы, полученные за работу по гражданско-правовым договорам, если они не отражены в трудовой книжке как часть трудовой деятельности.

Пример расчета отпускных с учетом премий

Исходные данные:

• Оклад – 40 000 руб. в месяц;
• Надбавка за вредность – 5 000 руб. ежемесячно;
• Квартальная премия за выполнение плана – 30 000 руб. (выплачивается за каждый квартал);
• Годовая премия – 60 000 руб. (выплачивается за календарный год);
• Больничный лист – 10 дней в марте 2026 г. (среднедневной заработок не учитываеться).

Рассчитываем средний заработок за 12 месяцев (апрель 2025 – март 2026):

1. Оклад: 40 000 × 12 = 480 000 руб.;
2. Надбавка за вредность: 5 000 × 12 = 60 000 руб.;
3. Квартальная премия: 30 000 × 4 квартала = 120 000 руб.;
4. Годовая премия: 60 000 руб. (она относится к календарному году 2025, полностью попадает в расчетный период);
5. Среднемесячный заработок: 720 000 ÷ 12 = 60 000 руб.;
6. Среднедневной заработок (при 29,3 дня в месяце): 60 000 ÷ 29,3 ≈ 2 048,12 руб.;
7. Отпускные за 28 календарных дней: 2 048,12 × 28 ≈ 57 347,36 руб.

Обратите внимание, что выплаты по больничному листу не уменьшали сумму, использованную для расчета среднего заработка.

Частые ошибки при учете выплат

• Включение больничных выплат – приводит к завышению среднего заработка;
• Исключение системных надбавок (например, за вредность) – занижает отпускные;
• Неправильное распределение разовых премий – либо полное включение премии, относящейся к другому периоду, либо полное исключение премии, которая должна быть учтена пропорционально;
• Неучет выплат за совмещение должностей – если сотрудник выполнял функции другой позиции и получал доплату, она должна входить в средний заработок;
• Ошибка в определении расчетного периода – иногда берут не 12 календарных месяцев, а 12 рабочих месяцев, что искажает результат.

Рекомендации для бухгалтерии и кадровой службы

1. Вести реестр всех видов выплат с указанием их характера (системные/несистемные, связанные с трудом/не связанные);
2. Ежеквартально сверять начисленные премии с локальными нормативными актами, чтобы точно определять период их начисления;
3. Автоматизировать расчет среднего заработка в 1С или другом учетном программном обеспечении, задав правила включения/исключения выплат;
4. Проводить внутренний аудит расчетов отпускных перед выплатой, особенно после изменений в системе премирования;
5. Обучать сотрудников кадрового отдела основам ст. 139 ТК РФ и порядку расчета среднего заработка;
6. Хранить документы, подтверждающие начисление выплат (приказы о премиях, ведомости, справки) не менее пяти лет для возможной проверки.

Правильный учет всех видов выплат при расчете среднего заработка – залог корректного начисления отпускных и соблюдения трудовых прав сотрудников. Следует четко разделять системные и несистемные выплаты, учитывать только те, которые связаны с трудовой деятельностью и попадают в расчетный период, а также избегать типичных ошибок, связанных с больничными и неправильным распределением премий. Применяя предложенные рекомендации и регулярно проверяя внутренние процедуры, организация минимизирует риски споров с сотрудниками и штрафов со стороны контролирующих органов.